ein/eine Fremdsprachensekretär/in (m/w/d)

ein/eine Fremdsprachensekretär/in (m/w/d)

Die Abteilung für Neurobiologie und Neurotechnologie an der Fakultät für Biologie der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht ein/eine Fremdsprachensekretär/in (m/w/d)

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie u.a. administrative und organisatorische Unterstützung der Abteilung; Bearbeitung von Personalangelegenheiten; Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen; Verwaltung von Forschungsprojekten; Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Formularen und Druckvorlagen; Terminplanung; Publikumsverkehr inkl. Betreuung von nationalen und internationalen Gästen; Pflege des Internetauftritts der Abteilung; Kommunikation mit Dekanat, Instituten und Universitätsverwaltung; Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und ggf. einer weiteren Fremdsprache
• Finanzverwaltung, wie u.a. Verwaltung der Personal- und Sachmittel der Abteilung inkl. Buchhaltung und Budgetierung
• Beschaffung und Bestellung von Büromaterialien und anderen Sachmitteln für die Abteilung
• Administrative Unterstützung in der Lehre, durch u.a. Organisation und Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen; Klausur- und Notenmanagement
• Veranstaltungsorganisation, bspw. organisatorische Unterstützung bei der Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen, Workshops und Vorträgen möglichst auch in englischer und einer weiteren Fremdsprache

Rahmenbedingungen

• Internationales Arbeitsumfeld
• Interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenfeld
• Freundliches und teamorientiertes Arbeitsklima
• Flexible Gestaltung von Arbeitszeiten
• Vergütung nach TV-L bis E9a bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen

Ihr Profil

• Qualifizierende Berufsausbildung, wie bspw. abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; ggbf. Kenntnisse in einer weiteren Fremdsprache (Französisch oder Spanisch).
• Erfahrung mit einschlägigen Systemen zur digitalen Verwaltung und Buchhaltung (z.B. SAP, SRM, SAP-Fiori, Super X)
• Fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere MS Office)
• Organisatorisches Geschick und gute kommunikative Fähigkeiten
• Engagement, Teamfähigkeit und Eigenständigkeit sowie hohe Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit
• Sicheres und freundliches Auftreten
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung oder berufliche Erfahrung im Hochschulbereich wären von Vorteil

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E9a, je nach Vorliegen der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Application

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00003935 bis spätestens 31. Januar 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Prof. Dr. Carsten Mehring
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Institut für Biologie 3
Neurobiologie und Neurotechnologie
Hansastr. 9a
79104 Freiburg

Für nähere Informationen steht Ihnen Prof. Dr. Carsten Mehring unter Tel. +49 761 203-9570 oder E-Mail zur Verfügung.

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