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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Join our team to support university committees and manage essential administrative tasks.
- Arbeitgeber: Be part of the University of Freiburg, a hub for academic excellence and innovation.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and great perks like a job ticket and staff meals.
- Warum dieser Job: Contribute to meaningful projects while growing in a supportive and dynamic environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Bring your administrative skills and a friendly attitude; we welcome career changers too!
- Andere Informationen: This is a permanent position with opportunities for professional development.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)
Die Stabsstelle Gremien und Berufungen der Zentralen Verwaltung der Universität Freiburg sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d).
Die Stabsstelle Gremien und Berufungen ist die Service-Schnittstelle für die zentralen Organe der Universität Freiburg, in denen alle wesentlichen Belange der Universität gesteuert werden. Das Team der Stabsstelle betreut auch die Berufungsverfahren für Professuren und organisiert die Universitätswahlen.
Als Stelleninhaber*in
- arbeiten Sie im Team der Stabsstelle inhaltlich und organisatorisch an der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen der zentralen Gremien der Universität mit.
- sind Sie in den Geschäftsstellen des Senats und des Universitätsrats erste Ansprechperson für alle die Gremien betreffenden Angelegenheiten.
- bereiten Sie eingehende Unterlagen auf und stellen diese digital an die von Ihnen zu pflegenden Verteiler bereit.
- sind Sie im kontinuierlichen telefonischen und schriftlichen Austausch mit allen Fakultäten und der Zentralen Universitätsverwaltung der Universität Freiburg.
- leisten Sie einen wesentlichen Beitrag bei der Digitalisierung der Gremienverwaltung.
- unterstützen Sie das Stabsstellenteam administrativ.
Sie bringen mit:
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation, Quereinsteiger*innen sind willkommen.
- ein freundliches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung und Flexibilität.
- eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
- ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität für die Arbeit im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung und des Universitätsrats.
- sehr gute Deutsch Kenntnisse (Niveau C1) und kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift.
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen und Datenbank-Anwendungen sowie mit IT basierter Informations- und Kommunikationstechnik.
- eine ausgeprägte Teamfähigkeit und Offenheit für neue Aufgaben.
- Kenntnisse der universitären Strukturen und der Hochschulverwaltung sowie Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sind von Vorteil.
Wir bieten:
- ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeiten in der Stabsstelle der Rektorin.
- ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem engagierten und serviceorientierten Team, das sich auf Sie freut.
- eine umfassende Einarbeitung.
- gute interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice.
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit Vergütung je nach Aufgabenzuschnitt bis Entgeltgruppe E9a TV-L.
- Jobticket, JobBike BW und Betriebliche Altersvorsorge (VBL).
- Essen in der Mensa des Studierendenwerkes Freiburg zum Mitarbeitendentarif.
- einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel.
Sie finden die Stellenbeschreibung spannend, Ihnen fehlen aber manche der aufgeführten Qualifikationen? Wir sind davon überzeugt, dass lernbereite und engagierte Menschen bei uns in viele Aufgaben hineinwachsen können. Bewerben Sie sich und überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit!
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung über unsere Online-Stellenbörse!
Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach Aufgabenzuschnitt bis Entgeltgruppe E9a TV-L.
Für die hier ausgeschriebene Position freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Frauen.
Application
Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004138 bis spätestens 10. February 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:
Universität Freiburg
Stabsstelle Gremien und Berufungen – Ulrike Stawarz
Postfach 79085 Freiburg
Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Ulrike Stawarz unter Tel. +49 761 203-4220 oder E-Mail zur Verfügung.
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d) Arbeitgeber: Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Kontaktperson:
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Gremien und deren Aufgaben an der Universität Freiburg. Ein gutes Verständnis der Strukturen und Abläufe wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu glänzen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Universität, um Einblicke in die Arbeitsweise und die Kultur der Stabsstelle Gremien und Berufungen zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Serviceorientierung! Bereite dich darauf vor, im Gespräch zu erläutern, wie du in der Vergangenheit auf die Bedürfnisse von Kollegen oder Vorgesetzten eingegangen bist und welche Maßnahmen du ergriffen hast, um diese zu unterstützen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Serviceorientierung, da diese für die Position wichtig sind.
Qualifikationen hervorheben: Gehe in deiner Bewerbung besonders auf die geforderten Qualifikationen ein, wie z.B. deine Erfahrung im Verwaltungsbereich oder deine Kenntnisse der Hochschulverwaltung. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und erfüllst.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über die Online-Stellenbörse der Universität Freiburg ein. Achte darauf, dass du die Kennziffer 00004138 angibst und alle Dokumente in der geforderten Form (schriftlich oder elektronisch) einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Albert-Ludwigs-Universität Freiburg vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die Aufgaben des Gremiensekretariats und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit im Team erfordert, solltest du während des Interviews betonen, wie wichtig dir Teamarbeit ist. Teile Beispiele, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Position erfordert eine sehr strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren, indem du von Projekten erzählst, die du geplant und koordiniert hast.
✨Bereite Fragen zur Digitalisierung vor
Da ein wesentlicher Beitrag zur Digitalisierung der Gremienverwaltung erwartet wird, informiere dich über aktuelle Trends in der Digitalisierung im Verwaltungsbereich. Stelle Fragen, die dein Interesse und dein Wissen zu diesem Thema zeigen.
