Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement
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Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement

Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement

Freiburg im Breisgau Teilzeit 36000 - 60000 € / Jahr (geschätzt) Kein Home Office möglich
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Auf einen Blick

  • Aufgaben: Unterstütze das Fakultätsmanagement und organisiere Termine, Veranstaltungen und Korrespondenz.
  • Arbeitgeber: Werde Teil der Universität Freiburg, einer der besten Universitäten Deutschlands.
  • Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, ein angenehmes Arbeitsumfeld und Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team mit sozialer Verantwortung.
  • Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung haben und gut mit MS Office umgehen können.
  • Andere Informationen: Die Stelle ist unbefristet und bietet ein vergünstigtes ÖPNV-Ticket.

Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.

Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement

Teilzeit

Sekretariat / Verwaltung

Das Dekanat der Theologischen Fakultät sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement

  • Bewerbungsfrist: 15. August 2025
  • Veröffentlichungsdatum: 31. Juli 2025
  • Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
  • Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (50 %)

Beschreibung

Wir suchen Sie!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und organisierte Persönlichkeit zur Verstärkung unseres Teams. Als Verwaltungsmitarbeiter/in im Dekanatssekretariat übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Unterstützung der Fakultät sowie des Fakultätsmanagements und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer täglichen Geschäftsprozesse in der Fakultätsverwaltung bei.

Ihre Hauptaufgaben sind:

Eigenverantwortlichen Leitung des Dekanatssekretariats als Schnittstelle für alle Anfragen von intern und extern:

  • Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz.
  • Terminmanagement: Organisation und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen.
  • Finanzverwaltung: Verwaltung und Monitoring von das Dekanat betreffenden Haushalts- und Drittmitteln, Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen.
  • Datenpflege und Aktenablage.
  • Aktendigitalisierung.
  • Schrittweise Überprüfung und Neustrukturierung von Verwaltungsabläufen zwischen Dekanatssekretariat und anderen Verwaltungseinheiten innerhalb der Fakultät.
  • Gebäude- und Zugangsverwaltung.

Unterstützung des Fakultätsmanagements:

  • Mitarbeit bei Berufungs-, Stellenbesetzungs- und Einstellungsverfahren an der Theologischen Fakultät.
  • Koordination der die Theologische Fakultät betreffenden Stiftungen und Preise.
  • Eigenverantwortliche Organisation von Fakultätsveranstaltungen (Graduierungsfeiern, Ehrenpromotionen).
  • Eigenständige Verwaltung aller Gastvorträge, Lehraufträge und Titellehre an der Theologischen Fakultät.
  • Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen.
  • Vertretung des Fakultätsmanagements bei Abwesenheit.

Dies erwarten wir von Ihnen:

Sie haben eine betriebswirtschaftliche/ kaufmännische Berufsausbildung und ausgezeichnete Fachkenntnisse, gerne auch im universitären Umfeld. Sie arbeiten sehr professionell mit MS Office Anwendungen und haben bestenfalls Vorkenntnisse von universitätsspezifischen Programmen (SuperX, HISinOne und SAP/SRM). Wenn zudem sorgfältiges, strukturiertes und selbständiges Arbeiten für Sie selbstverständlich ist, Sie begeisterungsfähig und engagiert sind und Freude an der Zusammenarbeit im Team haben, möchten wir Sie sehr gerne kennenlernen.

Sie uns auch? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bieten Ihnen:

  • eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem spannenden Umfeld
  • eine eigenverantwortliche und sehr abwechslungsreiche Tätigkeit
  • einen mit ÖPNV gut erreichbaren Arbeitsplatz im Zentrum von Freiburg
  • eine vergünstigste ÖPNV-Fahrkarte (JobTicketBW)
  • eine betriebliche Altersvorsorge
  • sehr gute interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Familienfreundlichkeit hat für uns einen hohen Stellenwert.

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004421 bis spätestens 15. August 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Albert-Ludwigs-Universität FreiburgTheologische FakultätDekanat/ FakultätsmanagementLouise GanzGartenstr. 3079098 Freiburg

Werden Sie Teil der Universität Freiburg, einer der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands – mit einer einzigartigen Vielfalt und Verschränkung von Fächern und Perspektiven in einer der beliebtesten Städte im Herzen Europas.

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Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement Arbeitgeber: Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Die Albert-Ludwigs-Universität Freiburg bietet als Arbeitgeber eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem dynamischen Umfeld, das von Teamarbeit und Engagement geprägt ist. Mit einem gut erreichbaren Arbeitsplatz im Zentrum von Freiburg, attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten und einer hohen Familienfreundlichkeit ist die Universität ein hervorragender Ort für persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem profitieren Mitarbeiter von einer vergünstigten ÖPNV-Fahrkarte und einer betrieblichen Altersvorsorge, was die Anstellung besonders attraktiv macht.
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Kontaktperson:

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg HR Team

StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement

Tip Nummer 1

Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Theologischen Fakultät, um mehr über die Arbeitskultur und spezifische Anforderungen zu erfahren. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.

Tip Nummer 2

Informiere dich über die spezifischen Programme, die in der Verwaltung verwendet werden, wie SuperX oder HISinOne. Wenn du bereits Kenntnisse in diesen Programmen hast, hebe sie in deinem Gespräch hervor, um deine Eignung zu unterstreichen.

Tip Nummer 3

Bereite dich auf Fragen zur Organisation von Veranstaltungen vor. Überlege dir Beispiele aus deiner Vergangenheit, wo du erfolgreich Veranstaltungen geplant oder koordiniert hast, um deine Fähigkeiten in diesem Bereich zu demonstrieren.

Tip Nummer 4

Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im Team und deine Fähigkeit zur Selbstorganisation. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Teamarbeit und dein strukturiertes Arbeiten belegen, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement

Organisationstalent
Kommunikationsfähigkeit
Zeitmanagement
Finanzverwaltung
MS Office Kenntnisse
Kenntnisse in universitätsspezifischen Programmen (SuperX, HISinOne, SAP/SRM)
Selbstständigkeit
Teamfähigkeit
Strukturierte Arbeitsweise
Engagement
Vertrautheit mit Verwaltungsabläufen
Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation
Fähigkeit zur Datenpflege und Aktenablage
Erstellung von Berichten und Protokollen

Tipps für deine Bewerbung 🫡

Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.

Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in MS Office und eventuell auch in den genannten Programmen wie SuperX oder HISinOne.

Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und was dich an der Arbeit im Fakultätsmanagement reizt. Gehe auf deine Teamfähigkeit und dein Engagement ein.

Fristen beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis spätestens 15. August 2025 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen rechtzeitig vorzubereiten und einzureichen.

Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Albert-Ludwigs-Universität Freiburg vorbereitest

Vorbereitung auf die Aufgaben

Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben des Verwaltungsmitarbeiters im Fakultätsmanagement. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.

Kenntnisse über Software

Da Kenntnisse in MS Office und idealerweise auch in universitätsspezifischen Programmen wie SuperX, HISinOne oder SAP/SRM gefordert sind, solltest du dich mit diesen Anwendungen vertraut machen. Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit diesen Tools im Interview zu erläutern.

Teamarbeit betonen

Die Stelle erfordert Freude an der Zusammenarbeit im Team. Sei bereit, Beispiele aus deiner Vergangenheit zu teilen, die zeigen, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.

Fragen vorbereiten

Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und der Fakultät. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen fragen, die das Fakultätsmanagement aktuell bewältigen muss.

Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Mitarbeit im Fakultätsmanagement
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

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