Sr. Associate, Conferences, Congresses, & Events (m/w/d) - DACH

Bei Alcon werden wir von der sinnvollen Arbeit angetrieben, die wir leisten, um Menschen zu helfen, brillant zu sehen. Als weltweit führendes Unternehmen in der Augenheilkunde setzen wir uns für Innovation und Fortschritt ein und handeln schnell. Bei uns werden Sie für Ihr Engagement und Ihre Leistungen belohnt und können Ihre Karriere wie nie zuvor vorantreiben. Gemeinsam gehen wir über uns hinaus, um das Leben unserer Patienten und Kunden zu verbessern. Wir fördern eine Unternehmenskultur, die alle einbezieht und suchen nach vielfältigen, talentierten Menschen, die sich Alcon anschließen möchten.

Als Sr. Associate Conferences, Congresses & Events (m/w/d) - DACH unterstützen Sie die operative Planung und Umsetzung von Meetings, Events und Kongressen – unter Berücksichtigung aller internen Richtlinien, Compliance-Vorgaben sowie regulatorischer Standards. Sie arbeiten eng mit Senior Event Plannern und internen Partnern zusammen und stellen sicher, dass alle Veranstaltungsformate professionell, effizient und compliant umgesetzt werden. Der Dienstsitz befindet sich in Aschaffenburg.

Ein typischer Arbeitstag in dieser Funktion umfasst:

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Inlandsveranstaltungen, Kongressen und Business Meetings.
• Koordination aller organisatorischen und logistischen Aspekte (z. B. Teilnehmermanagement, Registrierung, Versand von Materialien, AV-Bedarfe, Meeting-Kits, Travel Logistics).
• Zusammenarbeit mit Senior Plannern bei größeren oder komplexen Programmen.
• Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Richtlinien, einschließlich AdvaMed/Pharma-Kodizes im Umgang mit Healthcare Professionals (HCPs).
• Teilnahme an und Moderation von Planungsgesprächen mit Stakeholdern, internen Kunden und Dienstleistern.
• Erstellung von Purchase Requisitions, Rechnungsbearbeitung sowie Verwaltung von Verträgen im internen Contract Management System.
• Pflege und Aktualisierung von Meeting-Daten in Alcons Meeting Management System.
• Versand von Eventkommunikation (z. B. E-Mails), Erstellung von Teilnehmerlisten und Reportings.
• Koordination von Event-Feedback, Durchführung von Teilnehmerumfragen und Erstellung von Post-Event Reports für Management und Stakeholder.
• Unterstützung bei der Qualitätsprüfung, dem Lektorat und der Freigabe von Kommunikationsmaterialien für interne und externe Events.
• Eigenständige Planung, Steuerung und Überwachung der Budgets für alle zugewiesenen Kongresse und Veranstaltungen in DACH.
• Sicherstellung, dass alle Ausgaben (Werbung, Promotion, Reisen, Bewirtung) innerhalb der genehmigten Budgetgrenzen bleiben.
• Erstellung und Aufbereitung von Berichten für das Management.

WAS SIE ZU ALCON MITBRINGEN:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Eventmanagement, Marketing, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder vergleichbar.
• Erste bis mehrjährige Erfahrung im Event- oder Kongressmanagement, idealerweise im Healthcare- oder Pharmaumfeld.
• Grundkenntnisse regulatorischer Anforderungen im Umgang mit HCPs (z. B. AdvaMed, Pharma-Kodex) sind wünschenswert.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit.
• Starke Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten sowie sicheres Stakeholder-Management.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Event Management Tools von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
• Lösungsorientierung und Freude an kooperativer Zusammenarbeit.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen im Rahmen von Meetings und Kongressen.
• Hohe Professionalität beim Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.

WIE SIE BEI ALCON ERFOLGREICH SEIN KÖNNEN:

• Erleben Sie ein exzellentes Onboarding ab dem ersten Arbeitstag bei einem der Top-Arbeitgeber 2026(*) und entdecken Sie die vielfältigen Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb nationaler und internationaler Abteilungen.
• Arbeiten Sie eigenverantwortlich, umsatzorientiert und entdecken Sie das abwechslungsreiche Aufgabenfeld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten und Raum für eigene Ideen.
• Arbeiten Sie mit einem hervorragenden, kollegialen Team zusammen, das Sie dabei unterstützt, Ihre Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein.
• Neben einer attraktiven Vergütung profitieren Mitarbeitende bei Alcon von einem umfassenden Leistungspaket – darunter eine betriebliche Altersvorsorge, JobRad® Fahrradleasing sowie weitere Benefits, die Gesundheit, Wohlbefinden und die persönliche Entwicklung fördern.

(*) ausgezeichnet vom Top Employer Institute®, der weltweiten Institution für die Zertifizierung von herausragenden Mitarbeiterbedingungen.