Executive Assistant (f/m/d) to the CEO

Bei Aleph Alpha gestalten wir die Zukunft der KI mit europäischen Werten im Kern. Das Herzstück unseres Produkts ist die Entwicklung von hochmodernen generativen KI-Lösungen mit einem starken Fokus auf Souveränität, ethische Entwicklung und gesellschaftlichen Nutzen. Unser Angebot an generativer KI befähigt Unternehmen, Regierungen und Einzelpersonen, ihr volles Potenzial zu erreichen.

Wir suchen einen motivierten, hochorganisierten und detailorientierten Executive Assistant zur Unterstützung eines unserer Co-CEOs. Die Rolle kann in Voll- oder Teilzeit in unserem Hauptsitz in Heidelberg ausgeübt werden und ist perfekt für eine hochqualifizierte Person, die am Anfang ihrer Karriere steht, für eine erfahrene EA, die eine Veränderung sucht, oder für jemanden, der in die Arbeitswelt zurückkehren möchte.

Sie werden Teil eines kollaborativen Unterstützungsteams sein, das sicherstellt, dass die täglichen Abläufe des Co-CEOs reibungslos verlaufen. Während Sie Anleitung vom breiteren Team erhalten, schätzen wir jemanden, der bereit ist, Verantwortung für seine Aufgaben zu übernehmen und mit einer „Can-Do“-Einstellung jede Herausforderung anzugehen.

Ihre Aufgaben:

• Kalenderkoordination: Verwaltung eines vollen Kalenders, Planung von Meetings und Sicherstellung, dass der Co-CEO gut auf seine täglichen Termine vorbereitet ist.
• Reiseorganisation: Organisation von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Buchung von Flügen, Hotels und lokalen Transportmitteln sowie Vorbereitung klarer Reisepläne.
• Meeting-Unterstützung: Hilfe bei der Sammlung und Vorbereitung von Meetingmaterialien und Präsentationen. Verfolgen von Aktionspunkten und Erinnern des Teams an bevorstehende Fristen.
• Kommunikationsfluss: Unterstützung bei der Verwaltung eingehender E-Mails und Anfragen sowie Kennzeichnung dringender Angelegenheiten.
• Spesenverwaltung: Organisation und fristgerechte Einreichung monatlicher Spesenberichte.
• Teamunterstützung: Enge Zusammenarbeit mit dem bestehenden Unterstützungsteam, um Informationen auszutauschen und eine nahtlose Abdeckung während der Bürozeiten sicherzustellen.
• Posteingangsmanagement: Unterstützung bei der Organisation und Priorisierung eingehender E-Mails.

Ihr Profil:

• Sprachkenntnisse: Professionelle Arbeitskenntnisse in Deutsch und Englisch (C1-Niveau bevorzugt).
• Erste Erfahrungen: Einige Vorerfahrungen in der Bürokoordination, Projektmanagement oder als Assistenz (Praktika oder 1–2 Jahre Erfahrung sind ideal).
• Zuverlässigkeit & Detailgenauigkeit: Sie sind jemand, der die „kleinen Dinge“ bemerkt und stolz darauf ist, qualitativ hochwertige, genaue Arbeit zu leisten.
• Proaktive Denkweise: Sie warten nicht darauf, gesagt zu bekommen, was zu tun ist; Sie suchen nach Möglichkeiten, hilfreich zu sein, und genießen es, Probleme eigenständig zu lösen.
• Diskretion: Sie verstehen die Bedeutung von Vertraulichkeit und gehen mit sensiblen Informationen mit höchster Integrität um.
• Technikaffinität: Sicher im Umgang mit der Google Suite und schnell im Erlernen neuer digitaler Werkzeuge.
• Anpassungsfähigkeit: Sie bleiben ruhig, wenn sich Pläne ändern, und wechseln problemlos zwischen verschiedenen Aufgaben.

Was Sie von uns erwarten können:

• Werden Sie Teil einer KI-Revolution!
• 30 Tage bezahlter Urlaub
• Zugang zu einer Vielzahl von Fitness- und Wellnessangeboten über Wellhub
• Psychische Gesundheitsunterstützung durch nilo.health
• JobRad® Fahrrad-Leasing
• Substantielle Förderung der betrieblichen Altersvorsorge für Ihre zukünftige Sicherheit
• Subventioniertes deutschlandweites Verkehrsticket
• Budget für zusätzliche technische Ausstattung
• Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance und hybrides Arbeitsmodell
• Virtuelles Aktienoptionsprogramm