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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sich um den reibungslosen Ablauf des Büros kümmern und Veranstaltungen planen.
- Arbeitgeber: Innovatives Unternehmen, das die Zukunft der KI mit europäischen Werten gestaltet.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, Fitnessangebote, mentale Gesundheitsunterstützung und flexible Arbeitszeiten.
- Andere Informationen: Dynamisches Umfeld mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer KI-Revolution und gestalte eine positive Büroatmosphäre.
- Gewünschte Qualifikationen: Starke organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung im Büromanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Bei Aleph Alpha gestalten wir die Zukunft der KI mit europäischen Werten im Kern. Das Herzstück unseres Produkts ist die Entwicklung von innovativen generativen KI-Lösungen mit einem starken Fokus auf Souveränität, ethische Entwicklung und gesellschaftlichen Nutzen. Unser Angebot an generativer KI befähigt Unternehmen, Regierungen und Einzelpersonen, ihr volles Potenzial zu erreichen. Wir sind an zwei Hauptstandorten tätig, Heidelberg und Berlin, und suchen einen neuen Office Manager für unser Büro in Berlin-Mitte.
Ihre Aufgaben:
- Bürobetrieb: Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Büro, einschließlich Postbearbeitung, Lieferungen, Bestellungen von Geräten und Vorbereitung der Einarbeitung.
- Empfang & Erfahrung: Erster Ansprechpartner für Besucher und Mitarbeiter sein und eine einladende und professionelle Büroumgebung schaffen.
- Veranstaltungen & Kultur: Planung und Durchführung von Teamevents, After-Works und Unternehmensbesprechungen in Zusammenarbeit mit dem People Team.
- Büroumzug (Schlüsselprojekt): Verantwortung für die Koordination der Büroerweiterung und Gewährleistung eines nahtlosen Übergangs.
- Administrative Unterstützung: Verwaltung von Rechnungen, Sammlung von Belegen und Unterstützung der Buchhaltungsprozesse.
- Feel-Good & Kultur: Initiativen vorantreiben, die ein positives, engagiertes und unterstützendes Arbeitsumfeld fördern.
Ihr Profil:
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich).
- Deutschkenntnisse mindestens auf B2-Niveau erforderlich.
- Proaktive und lösungsorientierte Denkweise.
- Praktische und selbstmotivierte Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein.
- Solide technische Kenntnisse gängiger Bürotools und -systeme.
- Erfahrung im Büromanagement oder einer ähnlichen Rolle.
- Erste Erfahrungen in der Projektkoordination (z.B. Büroumzüge, Veranstaltungen).
- Leidenschaft für die Schaffung einer großartigen Mitarbeitererfahrung und Büro-Kultur.
Geplanter Starttermin: 1. Juli
Was Sie von uns erwarten können:
- Teil der KI-Revolution werden!
- 30 Tage bezahlter Urlaub.
- Zugang zu einer Vielzahl von Fitness- und Wellnessangeboten über Wellhub.
- Unterstützung der psychischen Gesundheit durch nilo.health.
- JobRad® Fahrrad-Leasing.
- Substantielle Förderung der betrieblichen Altersvorsorge für Ihre zukünftige Sicherheit.
- Subventioniertes deutschlandweites Verkehrsticket.
- Budget für zusätzliches technisches Equipment.
- Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance und hybrides Arbeitsmodell.
- Virtuelles Aktienoptionsprogramm.
Office Manager (f/m/d) Arbeitgeber: Aleph Alpha
Kontaktperson:
Aleph Alpha HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (f/m/d)
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten in der Branche. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über Aleph Alpha und deren Werte. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten mit den Anforderungen der Stelle verknüpfen kannst. Zeige, dass du die richtige Person für die Kultur des Unternehmens bist!
✨Zeige deine Persönlichkeit!
Im Gespräch geht es nicht nur um Qualifikationen. Sei authentisch und lass deine Leidenschaft für die Rolle und das Unternehmen durchscheinen. Das macht einen bleibenden Eindruck!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung gesehen wird. Außerdem kannst du so gleich einen Eindruck von unserer Unternehmenskultur bekommen. Lass uns gemeinsam die Zukunft gestalten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (f/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserer Kultur passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Sprache aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserem Unternehmen identifizieren kannst. Zeig uns, dass du ein Teil von Aleph Alpha werden möchtest!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Aleph Alpha vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Kultur von Aleph Alpha. Da sie großen Wert auf ethische Entwicklung und gesellschaftlichen Nutzen legen, solltest du in der Lage sein, zu zeigen, wie deine eigenen Werte mit diesen übereinstimmen.
✨Bereite dich auf praktische Fragen vor
Da die Rolle des Office Managers viele organisatorische Aufgaben umfasst, sei bereit, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen in der Büroorganisation und im Projektmanagement zu teilen. Überlege dir, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Lösungen du gefunden hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du der erste Ansprechpartner für Besucher und Mitarbeiter bist, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und professionell zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten testen.
✨Sei proaktiv und lösungsorientiert
Die Rolle erfordert einen proaktiven Ansatz. Bereite Beispiele vor, in denen du Initiative ergriffen hast, um Probleme zu lösen oder das Büroerlebnis zu verbessern. Zeige, dass du nicht nur reagierst, sondern auch aktiv zur Verbesserung der Arbeitsumgebung beiträgst.