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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Co-CRO bei der Organisation und Koordination seiner täglichen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Innovatives Unternehmen im Bereich KI mit einem unterstützenden Team.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, Fitnessangebote, mentale Gesundheitsunterstützung und flexible Arbeitszeiten.
- Andere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer KI-Revolution und gestalte die Zukunft aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant in dynamischen Umgebungen und gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen einen motivierten, hochorganisierten und detailorientierten (Senior) Executive Assistant zur Unterstützung eines unserer beiden Co-CROs. Die Rolle kann in Voll- oder Teilzeit in unserem Hauptsitz in Heidelberg ausgeübt werden und ist perfekt für einen erfahrenen EA, der eine Veränderung sucht oder in die Arbeitswelt zurückkehren möchte.
Sie werden als Teil des CRO-Büros innerhalb eines kollaborativen Unterstützungsteams arbeiten und sicherstellen, dass die täglichen Abläufe des Co-CRO reibungslos verlaufen. Während Sie Anleitung vom breiteren Team erhalten, schätzen wir jemanden, der bereit ist, Verantwortung für seine Aufgaben zu übernehmen und der eine proaktive und flexible "Can-Do"-Einstellung zu jeder Herausforderung mitbringt.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Kalenderkoordination: Verwaltung eines vollen Kalenders, Planung von Meetings und Sicherstellung, dass der Co-CRO gut auf seine täglichen Termine vorbereitet ist.
- Posteingangsmanagement: Unterstützung bei der Organisation und Priorisierung eingehender E-Mails.
- Reiseorganisation: Organisation von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Buchung von Flügen, Hotels und lokalen Transportmitteln sowie Vorbereitung klarer Reisepläne.
- Spesenabrechnung: Organisation und fristgerechte Einreichung monatlicher Spesenberichte.
- Meeting-Unterstützung: Hilfe bei der Sammlung und Vorbereitung von Meetingmaterialien und Präsentationen. Verfolgung von Aktionspunkten und Erinnerung an das Team bezüglich bevorstehender Fristen.
- Projektmanagement: Vertretung des CRO und Durchführung interner Projekte in verschiedenen Themenbereichen wie P&C, mit dem Ziel, nachhaltige Prozesse zu definieren, wo immer dies möglich ist.
- Teamunterstützung: Bereitstellung organisatorischer Expertise für die breitere Forschungsorganisation bei Teammeetings, besonderen Veranstaltungen, Offsites usw.
Ihr Profil:
- Signifikante Erfahrung als Executive Assistant in 1-2 schnelllebigen Umgebungen, einschließlich Projektmanagement oder ähnlichen Aufgaben.
- Sprachkenntnisse: Professionelle Arbeitskenntnisse in Deutsch und Englisch.
- Zuverlässigkeit & Detailgenauigkeit: Sie sind jemand, der die "kleinen Dinge" bemerkt und stolz darauf ist, qualitativ hochwertige und genaue Arbeit zu leisten.
- Proaktive Denkweise: Sie warten nicht darauf, gesagt zu bekommen, was zu tun ist; Sie suchen nach Möglichkeiten, hilfreich zu sein, und genießen es, Probleme unabhängig zu lösen.
- Diskretion: Sie verstehen die Bedeutung von Vertraulichkeit und gehen mit sensiblen Informationen mit größter Integrität um.
- Technikaffinität: Sicher im Umgang mit Google Suite, Slack und Jira und schnell im Erlernen neuer digitaler Werkzeuge.
- Schnelles Denken & Anpassungsfähigkeit: Sie bleiben ruhig, wenn sich Pläne ändern, und wechseln schnell und einfach zwischen verschiedenen Aufgaben.
Was Sie von uns erwarten können:
- Teil einer KI-Revolution werden!
- 30 Tage bezahlter Urlaub
- Zugang zu einer Vielzahl von Fitness- und Wellnessangeboten über Wellhub
- Unterstützung der psychischen Gesundheit durch nilo.health
- JobRad Fahrrad-Leasing
- Substantielle Förderung der betrieblichen Altersvorsorge für Ihre zukünftige Sicherheit
- Subventioniertes deutschlandweites Verkehrsticket
- Budget für zusätzliche technische Ausstattung
- Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance und hybrides Arbeitsmodell
- Virtuelles Aktienoptionsprogramm
Senior Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO Arbeitgeber: Aleph Alpha
Kontaktperson:
Aleph Alpha HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Senior Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass dir Aufgaben zugewiesen werden. Schau dir die Anforderungen der Rolle an und überlege, wie du dem Co-CRO helfen kannst, bevor er dich darum bittet. Zeige Initiative und bringe deine Ideen ein!
✨Netzwerken ist alles!
Nutze LinkedIn oder andere Plattformen, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder kann Empfehlungen bekommen, die dir den Einstieg erleichtern.
✨Bereite dich auf das Interview vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Herausforderungen, die der Co-CRO möglicherweise hat. Überlege dir, wie du mit deinen Fähigkeiten zur Lösung dieser Probleme beitragen kannst. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir freuen uns immer über Bewerbungen, die direkt über unsere Seite eingehen. So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden und zeigst gleichzeitig dein Interesse an der Position und am Unternehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Senior Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So können wir schnell erkennen, warum du die perfekte Wahl für die Position bist.
Pass auf die Details auf!: Wir lieben es, wenn Bewerbungen fehlerfrei sind. Nimm dir die Zeit, um Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und wir suchen nach jemandem, der auf die kleinen Dinge achtet!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job bei StudySmarter!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Aleph Alpha vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über das Unternehmen und die Rolle des Co-CROs zu erfahren. Schau dir die Website an, lies aktuelle Nachrichten und versuche, die Unternehmenskultur zu verstehen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung als Executive Assistant, die deine Fähigkeiten in der Kalenderkoordination, Inbox-Management oder Projektmanagement demonstrieren. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position klar zu kommunizieren.
✨Zeige deine proaktive Einstellung
Während des Interviews ist es wichtig, deine proaktive Denkweise zu betonen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Probleme selbstständig gelöst hast und wie du in der neuen Rolle dazu beitragen kannst, die Abläufe im CRO-Büro zu optimieren.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.