Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Co-CRO bei der Organisation von Terminen, Reisen und Projekten.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen im Bereich KI mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, Fitnessangebote, mentale Gesundheitsunterstützung und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Tolles Arbeitsumfeld mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten und hybriden Arbeitsmodellen.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer KI-Revolution und gestalte die Zukunft aktiv mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant, fließend in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen einen motivierten, hochorganisierten und detailorientierten (Senior) Executive Assistant zur Unterstützung eines unserer beiden Co-CROs. Die Rolle kann in unserem Heidelberger Hauptsitz in Voll- oder Teilzeit ausgeübt werden und ist perfekt für einen erfahrenen EA, der eine Veränderung sucht oder in die Arbeitswelt zurückkehren möchte.
Sie arbeiten als Teil des CRO-Büros innerhalb eines kollaborativen Unterstützungsteams und stellen sicher, dass die täglichen Abläufe des Co-CRO reibungslos verlaufen. Während Sie Anleitung vom breiteren Team erhalten, schätzen wir jemanden, der bereit ist, Verantwortung für seine Aufgaben zu übernehmen und der eine proaktive und flexible „Can-Do“-Einstellung zu jeder Herausforderung mitbringt.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Kalenderkoordination: Verwaltung eines vollen Kalenders, Planung von Meetings und Sicherstellung, dass der Co-CRO gut auf seine täglichen Termine vorbereitet ist.
- Posteingangsmanagement: Unterstützung bei der Organisation und Priorisierung eingehender E-Mails.
- Reiseorganisation: Organisation von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Buchung von Flügen, Hotels und lokalen Transportmitteln sowie Vorbereitung klarer Reisepläne.
- Spesenabrechnung: Organisation und fristgerechte Einreichung monatlicher Spesenberichte.
- Meeting-Unterstützung: Hilfe bei der Sammlung und Vorbereitung von Meetingmaterialien und Präsentationen. Verfolgung von Aktionspunkten und Erinnerung an das Team an bevorstehende Fristen.
- Projektmanagement: Vertretung des CRO und Durchführung interner Projekte in verschiedenen Themenbereichen wie P&C, mit dem Ziel, nachhaltige Prozesse zu definieren, wo immer dies möglich ist.
- Teamunterstützung: Bereitstellung organisatorischer Expertise für die breitere Forschungsorganisation bei Teammeetings, besonderen Veranstaltungen, Offsites usw.
Ihr Profil:
- Signifikante Erfahrung als Executive Assistant in 1-2 schnelllebigen Umgebungen, einschließlich Projektmanagement oder ähnlichen Aufgaben.
- Sprachkenntnisse: Professionelle Arbeitskenntnisse in Deutsch und Englisch.
- Zuverlässigkeit & Detailgenauigkeit: Sie sind jemand, der die „kleinen Dinge“ bemerkt und stolz darauf ist, qualitativ hochwertige und genaue Arbeit zu leisten.
- Proaktive Denkweise: Sie warten nicht darauf, gesagt zu bekommen, was zu tun ist; Sie suchen nach Möglichkeiten, hilfreich zu sein, und genießen es, Probleme unabhängig zu lösen.
- Diskretion: Sie verstehen die Bedeutung von Vertraulichkeit und gehen mit sensiblen Informationen mit höchster Integrität um.
- Technikaffinität: Sicher im Umgang mit Google Suite, Slack und Jira und schnell im Erlernen neuer digitaler Werkzeuge.
- Schnelles Denken & Anpassungsfähigkeit: Sie bleiben ruhig, wenn sich Pläne ändern, und wechseln schnell und einfach zwischen verschiedenen Aufgaben.
Was Sie von uns erwarten können:
- Teil einer KI-Revolution werden!
- 30 Tage bezahlter Urlaub
- Zugang zu einer Vielzahl von Fitness- und Wellnessangeboten über Wellhub
- Unterstützung der psychischen Gesundheit durch nilo.health
- JobRad Fahrrad-Leasing
- Substantielle Förderung der betrieblichen Altersvorsorge für Ihre zukünftige Sicherheit
- Subventioniertes deutschlandweites Verkehrsticket
- Budget für zusätzliche technische Ausstattung
- Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance und hybrides Arbeitsmodell
- Virtuelles Aktienoptionsprogramm
Senior Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO Arbeitgeber: alephalpha
Unser Unternehmen in Heidelberg bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit und persönlichem Wachstum basiert. Als Senior Executive Assistant profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tagen Urlaub und einem umfassenden Wellness-Angebot, während Sie Teil einer innovativen AI-Revolution werden. Wir fördern eine proaktive Unternehmenskultur, in der Ihre Ideen geschätzt werden und Sie die Möglichkeit haben, sich in einem dynamischen Team weiterzuentwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Senior Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Unternehmen zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Branche arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben oder sogar Empfehlungen aussprechen, die dir helfen, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Co-CROs, um gezielte Fragen stellen zu können. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und deine Hausaufgaben gemacht hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen erhältst, die du brauchst, um erfolgreich zu sein.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Senior Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Qualifikationen hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So können wir schnell erkennen, warum du die perfekte Wahl für die Position bist.
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Rolle identifizieren kannst. Es hilft uns auch, dich besser einzuordnen!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei alephalpha vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur des Unternehmens. Schau dir die Website an, lies aktuelle Nachrichten und versuche, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Zusammenarbeit im Team aussieht. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, passende Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Executive Assistant unter Beweis stellen. Sei bereit, über deine Erfolge in der Kalenderkoordination, Reiseorganisation oder Projektmanagement zu sprechen. Das macht deine Antworten greifbarer und überzeugender.
✨Zeige deine proaktive Einstellung
Betone während des Interviews, wie du in der Vergangenheit Probleme selbstständig gelöst hast. Gib Beispiele, wo du Initiative ergriffen hast, um Prozesse zu verbessern oder das Team zu unterstützen. Das passt perfekt zur gesuchten proaktiven Haltung.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Zeige, dass du bereit bist, Teil des Teams zu werden!
