Commercial Coordinator, time-limited (parental leave)

Dies sind Ihre Aufgaben: Der Commercial Coordinator ist verantwortlich für die administrative Unterstützung des Commercial Head und des Digital Marketing. Er/Sie bearbeitet Details von hochvertraulicher und kritischer Natur und muss daher effizient und effektiv in einem schnelllebigen professionellen Umfeld arbeiten. Fähigkeiten wie das eigenständige Management von Projekten und Prozessen sowie die Handhabung mehrerer Aufgaben mit konkurrierenden Prioritäten und Fristen sind für diese Position unerlässlich.

Sie sind verantwortlich für:

• Administrative Unterstützung des Head of Commercial, wie z.B. Organisation interner Commercial-Team-Meetings und Schulungen; Verwaltung des Workflows von Dokumenten, die vom Head of Commercial Deutschland unterzeichnet werden.
• Unterstützung des Digital Marketing Teams bei der Vorbereitung aller relevanten organisatorischen Aufgaben (einschließlich Inhaltserstellung, Genehmigung und Upload).
• Interne Meeting- und Veranstaltungsorganisation.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen.
• Effiziente Verwaltung externer Anbieter: Kommunikation, Veranstaltungen und Übersetzungsagenturen.
• Bearbeitung allgemeiner Anbieter-, Rechnungs- und Zahlungsprozesse für alle externen Anbieter.
• Vertragsmanagement und Dokumentation.
• Übernahme von Commercial-Projekten wie z.B. Prozessoptimierung.
• Verwaltung des CO2-Budgets des Commercial-Teams.
• Effiziente Organisation des zentralen Speichers für Werbematerialien.
• Verantwortung für die gesamte Verwaltung des Commercial-Budgets, Unterstützung des Head of Commercial und des Digital Marketing Teams bei der Verwaltung der Betriebsausgaben (monatliche Rückstellungen, Budgetverfolgung).
• Teilnahme am administrativen und finanziellen Workflow für Angebote, Bestellungen und Rechnungen im Hinblick auf Marketingaktivitäten.
• Bearbeitung von Rechnungen, Erstellung notwendiger Formulare, Sicherstellung der Einhaltung von SOP (PRF, neuer Anbieter, PO-Management).
• Allgemeine Büroverwaltung und Backup für andere Assistenten (Executive & Office Assistant, andere Marketing-Assistenten).
• Backup für das Bestellmanagement.
• Enger Austausch und proaktive Kommunikation innerhalb der Assistenzgruppe zur Verwaltung von Aufgaben und Prozessen über Abteilungen hinweg.

Sie sollten folgende Qualifikationen mitbringen:

• Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Assistent / Koordinator.
• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, kleine Projekte eigenständig zu managen.
• Grundlegendes Verständnis von digitalen Marketing-Tools und -Kanälen (z.B. E-Mail-Plattformen, soziale Medien, Content-Management-Systeme).
• Fähigkeit zur Unterstützung der Kampagnenkoordination, Inhaltsaktualisierungen und interner Kommunikationsbemühungen.
• Exzellente soziale Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office).
• Hohe Serviceorientierung, in der Lage, mehrere und sich ändernde Prioritäten zu bewältigen.
• Hohe Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details.
• Ein Sinn für Ethik und Verantwortung.
• Hohe Motivation und einen proaktiven Ansatz.

Wir würden es bevorzugen, wenn Sie Folgendes mitbringen:

• Flexibilität und die Fähigkeit, sich an veränderte Bedingungen anzupassen.
• Erfahrung in der Life-Science- / Pharmaindustrie ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams, insbesondere im Marketing oder in der Kommunikation.
• Vertrautheit mit Compliance-Anforderungen in einer regulierten Branche (z.B. Pharma, Gesundheitswesen).