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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite unser Büro und unterstütze ein Team von 55 Mitarbeitern in allen organisatorischen Belangen.
- Arbeitgeber: Wir sind ein dynamisches Unternehmen, das innovative Lösungen für unsere Kunden bietet.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, kostenlose Beratung und Unterstützung bei Bewerbungsgesprächen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten im Office Management.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management, gute MS Office-Kenntnisse und starke Kommunikationsfähigkeiten erforderlich.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, an spannenden Projekten zu arbeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation und Leitung des Büros mit 55 Mitarbeitern
- Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, national wie international
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz
- Bedienung der Telefonzentrale
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
- Termin- und Reiseplanung
- Übernahme von kleineren Projekten
- Empfang und Betreuung der Gäste sowie Überblick über die Konferenzräume
- Koordination des Facility-Management und internen Umzüge
Profil
- Erfahrung im Bereich Office Management oder Assistenz
- Routine im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) sowie sehr gute Englischkenntnisse
- Erfahrung im Management von teilweise komplexen administrativen Prozessen sowie großes Organisationsgeschick
- Kommunikationsfähigkeit
- Priorisierungsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Hilfsbereitschaft und Belastbarkeit
- Teamarbeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität und selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise
- Starke kommunikative Fähigkeiten und das Verständnis, sich als Dienstleister und erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter zu sehen
Benefits
- Kostenfreie Beratung und Vermittlung
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Gleiche Chancen für Berufs-, Quer- und Wiedereinsteiger
- Einarbeitung und Weiterbildungen
- Kontakt und Vernetzung mit interessanten Unternehmen
- Unterstützung bei der Vorbereitung Ihres Bewerbungsgespräches und Vertragsverhandlungen
- Begleitung zu Gesprächen auf Wunsch
- Auswahl passgenauer Kundenvakanzen und gemeinsame Entscheidung über die Vorstellung bei Unternehmen
- Persönlicher Berater an Ihrer Seite
- Unterstützung zur Direkteinstellung beim Kunden
Office Manager Arbeitgeber: Alignerr
Kontaktperson:
Alignerr HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die bereits im Office Management tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Kontakte zu offenen Stellen herstellen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Flexibilität und Belastbarkeit zu demonstrieren. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu schildern, in denen du erfolgreich mit Stress umgegangen bist oder mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Erfahrungen heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen im Office Management oder in der Assistenz. Zeige auf, wie du organisatorische und administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Kenntnisse in MS Office betonen: Da die Stelle Routine im Umgang mit MS Office-Anwendungen erfordert, solltest du deine Kenntnisse in Excel, Word, PowerPoint und Outlook klar hervorheben. Erwähne spezifische Projekte oder Aufgaben, bei denen du diese Programme effektiv genutzt hast.
Kommunikative Fähigkeiten darstellen: Hebe deine starken kommunikativen Fähigkeiten hervor. Beschreibe Situationen, in denen du erfolgreich mit Kollegen oder externen Partnern kommuniziert hast, um deine Eignung für die Rolle als erste Anlaufstelle zu unterstreichen.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position des Office Managers interessierst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Unternehmenskultur passen und wie du zum Erfolg des Teams beitragen kannst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Alignerr vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Office Management und zu deinen organisatorischen Fähigkeiten zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Kompetenzen unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, wie du Informationen effektiv übermittelst und auf Fragen reagierst.
✨Demonstriere dein Organisationstalent
Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe administrative Prozesse gemanagt hast. Zeige, dass du in der Lage bist, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Zeige Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Erwartungen an die Rolle stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
