Assistent:in

Assistenz & Office Management mit Aufgaben in der Immobilienverwaltung (m/w/d) | Family Office | Fürth

Organisationstalent mit Überblick und Freude am Mitgestalten gesucht

Für ein Family Office in Fürth suche ich aktuell eine zuverlässige, mitdenkende Persönlichkeit, die Freude daran hat, den Büroalltag zu organisieren, verschiedene Gesellschaften zu unterstützen und Themen eigenständig voranzubringen.

Du arbeitest eng mit der Familie und einem kleinen Team zusammen. Hier laufen die Fäden verschiedener Gesellschaften, Beteiligungen und des eigenen Immobilienportfolios zusammen – entsprechend vielseitig ist dein Aufgabenbereich.

Deine Aufgaben

Dein Schwerpunkt liegt in der gesellschaftsübergreifenden Assistenz und Administration. Ergänzend unterstützt du bei der Organisation und Verwaltung des eigenen Immobilienbestands.

Assistenz & Office Management

• Du organisierst den Büroalltag, kümmerst dich um den Postein- und -ausgang und sorgst für übersichtliche Ablage- und Dokumentenstrukturen.
• Du behältst Termine, Fristen und offene Themen im Blick und unterstützt die verschiedenen Gesellschaften bei administrativen Aufgaben.
• Auch bei parallel laufenden Projekten hältst du die Fäden zusammen, bereitest Unterlagen vor und stellst Informationen zuverlässig bereit.
• Du stehst im Austausch mit Steuerberatern, Banken, Dienstleistern und weiteren externen Partnern.
• Du entlastest die Familie und das Team im Tagesgeschäft und hast die Möglichkeit, deinen Aufgabenbereich je nach Interessen, Stärken und Eigeninitiative aktiv mitzugestalten.

Unterstützung in der Immobilienverwaltung

• Du bist Ansprechperson für Mieter, Handwerker und Dienstleister und koordinierst Anliegen rund um die Objekte.
• Du pflegst Mietverträge, Stammdaten und Objektunterlagen.
• Du prüfst Handwerker- und Lieferantenrechnungen, behältst Zahlungseingänge im Blick und unterstützt bei der Vorbereitung von Betriebskostenabrechnungen.
• Du organisierst Reparatur- und Instandhaltungstermine und wirkst bei der Vorbereitung von Mieterwechseln mit.

Das bringst du mit

• Du bringst einen Hintergrund im juristischen Bereich oder in der Immobilienwirtschaft mit – beispielsweise als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r oder Immobilienkauffrau/-mann. Ebenso willkommen ist relevante Assistenz- oder Administrationserfahrung aus einem vergleichbaren Umfeld, etwa einem Family Office. Eine Kombination aus juristischer Erfahrung und Immobilienkenntnissen wäre ideal.
• Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, denkst mit, setzt Prioritäten und verfolgst offene Aufgaben zuverlässig.
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.
• Du nutzt gängige Büroanwendungen, insbesondere Word und Excel, sicher und bist offen für Google-Anwendungen wie Gmail, Drive und Docs.
• Du interessierst dich für digitale Arbeitsweisen und hast Freude daran, moderne Anwendungen und KI-Tools sinnvoll im Büroalltag einzusetzen. Dabei zählt deine Offenheit, dich mit neuen Möglichkeiten vertraut zu machen.
• Du bist eine positive, zugewandte Persönlichkeit, arbeitest gerne in einem kleinen Team auf Augenhöhe und packst unkompliziert mit an.

Raum für Eigeninitiative und Entwicklung

Dich erwartet ein familiäres, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, eingespielten Team, das Hand in Hand arbeitet. Du kannst deine Stärken und Ideen einbringen und hast die Möglichkeit, die Position durch eigene Initiative inhaltlich weiterzuentwickeln.

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