Notarfachangestellte:r in München

Executive & Legal Assistant (m/w/d) | Immobilien- und Kulturbereich | München

Sie verfügen über relevante Assistenzerfahrung im juristischen Umfeld und möchten Ihre organisatorische Stärke in einer vielseitigen Vertrauensposition mit engem Bezug zur Geschäftsführung einbringen?

Für unseren Kunden, eine renommierte Organisation mit Sitz in zentraler Münchner Innenstadtlage, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und verantwortungsbewusste Executive & Legal Assistant (m/w/d).

In dieser abwechslungsreichen Schlüsselposition unterstützen Sie Ihre Vorgesetze sowie das Legal Team und übernehmen eigenständig Aufgaben und Projekte an der Schnittstelle zwischen Recht, Geschäftsführung, Immobilien und Verwaltung.

Ihre Aufgaben

• Enge und vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung
• Eigenständige Organisation des anspruchsvollen Tagesgeschäfts sowie Koordination unterschiedlicher Themen und Projekte
• Professionelles Terminmanagement einschließlich Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Priorisierung vertraulicher Anliegen
• Planung und Abrechnung nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und weiteren Unterlagen
• Unterstützung des Legal Teams bei der strukturierten Bearbeitung und Nachverfolgung juristischer und administrativer Vorgänge
• Verantwortung für Fristen, Wiedervorlagen, Aktenführung und eine sorgfältige Dokumentation
• Vorbereitung von Korrespondenzen sowie Zusammenstellung relevanter Informationen und Sachverhalte
• Kommunikation und Koordination mit Kanzleien, Notariaten, Behörden und weiteren externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei immobilienbezogenen Themen wie Vermietungen, Instandhaltungsmaßnahmen sowie Vertrags- und Objektverwaltung
• Abstimmung mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben und Dienstleistern sowie Überwachung vereinbarter Termine und Maßnahmen
• Übernahme eigener Projekte sowie Unterstützung bei Sonderthemen der Geschäftsführung
• Allgemeine Büroorganisation, Korrespondenz sowie Protokollführung und Aufgabenverfolgung
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische, rechtliche oder verwaltungsbezogene Ausbildung – beispielsweise als Rechtsanwalts-, Notar- oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte (m/w/d)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzposition, idealerweise mit Bezug zu Legal, Geschäftsführung, Immobilien oder Verwaltung
• Erfahrung im juristischen Umfeld ist wünschenswert; eine klassische ReNo-Ausbildung wäre ein "nice to have"
• Sicherer Umgang mit Fristen, Dokumenten, vertraulichen Unterlagen und strukturierten Abläufen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie eine selbstständige, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion, Integrität und Loyalität
• Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten sowie ein gutes Gespür für unterschiedliche Ansprechpartner und Situationen
• Freude an einer vielseitigen Rolle, in der rechtliche, immobilienbezogene, wirtschaftliche und kulturelle Themen zusammenkommen

Das erwartet Sie

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Vertrauensposition mit engem Bezug zur Geschäftsführung
• Viel Raum für selbstständiges Arbeiten, eigene Projekte und die aktive Mitgestaltung von Abläufen
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Legal, Immobilien, Verwaltung und Organisation
• Ein wertschätzendes Miteinander, kurze Abstimmungswege und eine Kultur der offenen Türen
• Ein engagiertes Umfeld, in dem Zusammenarbeit, Verlässlichkeit und gegenseitige Unterstützung gelebt werden
• Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Münchner Innenstadtlage mit sehr guter Verkehrsanbindung
• 30 Tage Urlaub sowie weitere attraktive Benefits

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Gerne begleiten wir Sie persönlich und vertraulich durch den gesamten Bewerbungsprozess.

Sollten Sie noch unsicher sein, ob diese Position die richtige für Sie ist, sprechen Sie uns gerne an. Wir betreuen regelmäßig weitere spannende Vakanzen im Bereich Assistenz, Office Management und Business Support und beraten Sie gerne zu passenden Möglichkeiten.