Executive Search Recruiting Coordinator

Corporate Services - People - Experienced Professional Executive Search Coordinator (m/w/d) Partnership Matters Office | Munich oder Düsseldorf | 2025

Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen, indem wir schnell von der Analyse zur Aktion übergehen, wenn es wirklich darauf ankommt; wir schaffen Werte, die einen nachhaltigen Einfluss auf Unternehmen, deren Mitarbeiter und die Gemeinschaften haben, denen sie dienen. Wir schätzen Vielfalt und Inklusion, intellektuelle Neugier, Erfindungsreichtum und zukunftsorientiertes Denken. Wir laden Sie ein, die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu beeinflussen und zu definieren, wie wir morgen umgehen.

AlixPartners hat ein hybrides Arbeitsmodell angenommen, um Flexibilität zu bieten und die Work-Life-Integration unserer Mitarbeiter zu unterstützen. Unser hybrides Modell kombiniert eine Mischung aus persönlicher und remote Arbeit. Reisen ist ein kleiner Teil dieser Position, aber die Häufigkeit variiert je nach Kunde, Team und individuellen Umständen.

Was Sie tun werden: AlixPartners – und das Executive Recruiting Team – sind von Innovation, Zusammenarbeit und einem Engagement für Exzellenz getrieben. Wir suchen ein leidenschaftliches Teammitglied, das einen Einfluss ausüben und mit uns wachsen möchte. Als Executive Search Coordinator im Global Partner & Managing Director (Executive) Recruitment Team arbeiten Sie eng mit Teammitgliedern, Führungskräften, internen Kollegen und Unternehmensleitern in all unseren Büros weltweit zusammen. Diese Rolle sorgt für konsistente, zeitgerechte, effiziente und qualitativ hochwertige Erfahrungen für alle Beteiligten. Der erfolgreiche Kandidat wird sich wohl fühlen, sowohl unabhängig als auch als Teil eines engen Teams zu arbeiten. Ein flexibler Ansatz ist unerlässlich, um die Bedürfnisse der Kunden vorherzusehen und eine Vielzahl konkurrierender Prioritäten innerhalb strenger Fristen zu managen. Sie werden Energie darin finden, täglich mehrere „dringende“ Aufgaben zu priorisieren und nahtlos von der Terminplanung über die Berichtserstellung bis hin zum Projektmanagement zu wechseln.

Diese Rolle wird auch regelmäßig an Kundengesprächen teilnehmen, Recruiter auf die Anrufe vorbereiten und Notizen machen, um To-Do-Elemente festzuhalten und sicherzustellen, dass diese rechtzeitig erledigt werden.

Im Einzelnen werden Sie:

• Hohe Standards der administrativen Unterstützung für das globale AlixPartners PMD-Recruiting-Team mit proaktiver Ausrichtung bieten.
• Tägliche Terminverwaltung durchführen, einschließlich der Organisation interner und externer Meetings in EMEA, Amerika und Asien.
• Vertrauensvolle Beziehungen zu wichtigen Kontakten innerhalb des Unternehmens aufbauen.
• Sicherstellen, dass Rekrutierungsdaten zeitgerecht, vertraulich und gesetzeskonform erfasst, aufgezeichnet und dokumentiert werden.
• Den Workflow von Executive Searches über unser CRM und ATS (Greenhouse) überwachen und organisieren.
• Interne Anrufe mit Kunden/Einstellungsmanagern, Debriefs, Vorstellungsgespräche mit Kandidaten und andere relevante Stakeholder-Meetings planen und aufrechterhalten.
• Vorbereitungsmails für Interviews an Kandidaten entwerfen, einschließlich Interview-Bios, Zeitplänen und Logistikinformationen.
• Requests für die Terminplanung erfassen und umsetzen, Probleme bei Konflikten lösen und offene Kommunikationskanäle sicherstellen.
• Rechnungen bearbeiten und sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß verfolgt und bezahlt werden.
• Korrespondenz erstellen und professionell sowie effizient mit internen Kunden und Kandidaten kommunizieren.
• Gelegentlich Reise- und Unterbringungsarrangements für Kandidaten verwalten.
• Urlaubs-/Krankheitsvertretung leisten und anderen Koordinatoren in EMEA und den USA helfen, wo nötig.

Diese Beschreibung ist nicht dazu gedacht, eine umfassende Auflistung der erforderlichen Aktivitäten, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu umfassen.

Was Sie benötigen:

• Vorerfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene und Teams in einer ähnlichen professionellen Umgebung und/oder einem Executive Recruiting Team.
• Starke Microsoft-Kenntnisse mit gutem Wissen in Word, PowerPoint und Excel.
• Erfahrung mit einem Candidate Relationship Management (CRM) oder Applicant Tracking System (ATS) wie Greenhouse oder Oracle.
• Hohe Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Zeit zu managen, widersprüchliche Anforderungen zu priorisieren und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Hervorragende Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Lokale Sprachkenntnisse erforderlich, wenn Sie in Deutschland ansässig sind.
• Hohe Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Bereitschaft, außerhalb der normalen Arbeitszeiten zu arbeiten, wenn nötig.
• Fähigkeit, Vollzeit zu arbeiten, mit mindestens 3 Tagen im Büro und bis zu 2 Tagen remote.

Unser Angebot: Durch unseren One-Firm Firm-Ansatz bieten wir größere Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung und Zusammenarbeit. Dazu gehören:

• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
• Profitieren Sie vom Deutschlandticket und genießen Sie zahlreiche Rabatte über unser Mitarbeiterbenefitportal.
• Ein hochwertiges Arbeitsumfeld im Herzen von München & Düsseldorf mit kostenlosem Kaffee, frischem Obst, Snacks und vielem mehr.
• Egal, ob Sie in Yogastudios, Kletter- und Boulderhallen, klassischen Fitnesszentren, Saunen oder Pilates aktiv sind – unser Firmenfitnessprogramm über „EGYM Wellpass“ bietet genau die richtige Option für Sie.
• Eine äußerst attraktive betriebliche Altersvorsorge zur Unterstützung Ihrer Zukunft.
• 30 Tage Jahresurlaub sowie die Möglichkeit für zusätzlichen Sonderurlaub.
• Und last but not least: Erfolg verdient es, gefeiert zu werden! Genießen Sie Teamevents sowie großangelegte Unternehmensveranstaltungen.

Arbeit, die wirklich zählt. Wenn es wirklich darauf ankommt. Treten Sie unserem Team bei und bewerben Sie sich jetzt!

Zusätzlich zu einem positiven Arbeitsplatz bietet das Unternehmen ein umfassendes Vergütungspaket, einschließlich eines hervorragenden Leistungsprogramms. AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber erhalten ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als geschützter Veteran oder Behinderung Berücksichtigung für eine Anstellung.