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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere die Kalender der Vorstandsmitglieder und unterstütze das Büro-Management.
- Arbeitgeber: Allianz Investment Management ist ein führendes Unternehmen im Bereich Asset Management.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Teamkultur und spannende Projekte warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung mit Microsoft 365 und Projektmanagement ist erforderlich; fließend in Deutsch und Englisch.
- Andere Informationen: Vollzeitstelle mit unbefristetem Vertrag in einem innovativen Unternehmen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen einen erfahrenen Personal Assistant, der bereit ist, in einem internationalen und agilen Umfeld zu arbeiten. Als Teil des AIM Office Management Teams werden Sie organisatorische Unterstützung für unsere Vorstandsmitglieder bieten und mit unseren AIM-Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Darüber hinaus werden Sie eng mit Ihren Teamkollegen zusammenarbeiten, um ein organisiertes Büromanagement und eine organisatorische Koordination zu gewährleisten. Sie berichten an den Leiter des AIM Office Management.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Organisieren und Optimieren der Kalender der Vorstandsmitglieder
- Organisieren und Strukturieren des täglichen Geschäfts des Büros
- Vorbereitung und Nachverfolgung sowie Moderation von Meetings und zunehmend Teilnahme an den relevanten Lenkungsausschüssen
- Unterstützung und Vertretung unserer anderen Assistenten bei täglichen operativen und administrativen Aufgaben
- Übernahme besonderer Aufgaben, Ad-hoc-Funktionen und verwandter Verantwortlichkeiten, z.B. Koordination von Veranstaltungen
- Übernahme und Organisation operativer Aktivitäten, z.B. Berichtswesen, Prozessüberwachung
- Unterstützung unseres Recruiting-Managements
Wesentliche Anforderungen/Fähigkeiten/Erfahrungen:
- Sie können mit Microsoft 365 (Office) arbeiten und haben Erfahrung mit MS 365/MS-Teams
- Sie haben bereits Erfahrung im Projektmanagement im Bereich Asset Management/Investment Management, Datenlagerung/Business Intelligence oder bei einem IT-Dienstleister (oder ähnlichem) gesammelt
- Sie zeigen einen unabhängigen und präzisen Arbeitsstil
- Sie sind ein Organisationstalent und Planungsexperte
- Sie arbeiten gerne mit Menschen aus verschiedenen Hintergründen mit unterschiedlichen Bedürfnissen
- Sie sind ein starker Kommunikator und können kreativ denken
- Sie arbeiten mit vollem Engagement und Enthusiasmus
- Sie sind ein herausragender Teamplayer mit „Hands-on“-Mentalität
- Sie können angemessen mit vertraulichen Angelegenheiten umgehen
- Sie beherrschen Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Assistant (m/f/d) AIM Office Management Arbeitgeber: Allianz
Kontaktperson:
Allianz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistant (m/f/d) AIM Office Management
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von Allianz Investment Management zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Assistenzpersonals gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du dir typische Fragen über Office Management und Teamarbeit überlegst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends im Bereich Asset Management und IT-Services. Zeige in Gesprächen, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige dein Interesse an der Position, indem du Fragen stellst, die über die üblichen Informationen hinausgehen. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell bewältigt, und wie du dabei helfen kannst, diese zu meistern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistant (m/f/d) AIM Office Management
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des Unternehmens passen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen im Bereich Office Management und Projektmanagement hervorhebt. Betone deine Fähigkeiten in Microsoft 365 und deine Kommunikationsstärke.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Teamarbeit ein und zeige deine Begeisterung für die Arbeit in einem internationalen Umfeld.
Korrekturlesen: Überprüfe alle Dokumente auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Achte darauf, dass dein Schreiben klar und präzise ist, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Allianz vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Fragen
Bereite dich auf typische Interviewfragen vor, die sich auf deine Erfahrungen im Office Management und Projektmanagement beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge verdeutlichen.
✨Kenntnisse über Microsoft 365
Stelle sicher, dass du mit Microsoft 365 und MS Teams vertraut bist. Du könntest nach deinen Erfahrungen mit diesen Tools gefragt werden, also sei bereit, spezifische Funktionen oder Projekte zu nennen, bei denen du sie genutzt hast.
✨Teamarbeit betonen
Hebe deine Teamfähigkeit hervor, da die Rolle viel Zusammenarbeit erfordert. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Abteilungen oder Kollegen zusammengearbeitet hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten zeigen
Da die Position starke Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und aktiv zuzuhören.
