Office Manager:in & Operations Support (w/m/d)

Die Allogenetics GmbH ist ein schnell wachsendes Biotech-Startup aus Hannover und Spin-off der Medizinischen Hochschule Hannover. Wir gestalten die Zukunft der Transplantationsmedizin durch die Entwicklung neuartiger Therapien zur Verhinderung von Abstoßungsreaktionen nach einer Organtransplantation und leisten damit einen wichtigen Beitrag in der Transplantationsforschung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Office Manager:in & Operations Support (w/m/d) in Teilzeit. Die Stelle umfasst ca. 15 – 20 Stunden pro Woche. Zwei Präsenztage in unserem Büro in Hannover sind vorgesehen, die übrige Arbeitszeit kann flexibel und remote gestaltet werden.

Aufgaben

• Du übernimmst die Verantwortung für unser Office Management und sorgst dafür, dass im Alltag alles reibungslos läuft.
• Du unterstützt strukturiert und verlässlich in administrativen Themen rund um Finance und HR.

Office & Administration (Schwerpunkt)

• Du koordinierst Bestellungen, Dienstleister und externe Partner.
• Du planst und buchst Dienstreisen.
• Du behältst den Überblick und bist erste Ansprechperson für unser 12‑köpfiges Team bei organisatorischen Fragen.

Finance Support

• Du bereitest Unterlagen für die Buchhaltung strukturiert vor.
• Du unterstützt bei Rechnungsstellung und Belegmanagement.
• Du arbeitest eng mit unserem Steuerberater zusammen.
• Du hilfst, finanzielle Abläufe effizient und transparent zu halten.

HR Support

• Du unterstützt im Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Du koordinierst Termine und Unterlagen im Recruiting-Prozess.
• Du bist eine verlässliche Ansprechperson für organisatorische Fragen im Team.

Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder in einer vergleichbaren operativen Rolle.
• Idealerweise kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zur/zum Steuerfachangestellten – alternativ vergleichbare praktische Erfahrung.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und/oder in administrativen HR-Prozessen von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools sowie strukturierte Arbeitsweise im Umgang mit Dokumenten und Prozessen.
• Hohe Eigenverantwortung und ausgeprägte Hands‑on‑Mentalität.
• Sehr strukturierte, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise.
• Freundliches, verbindliches Auftreten und Freude daran, Dinge für andere zu organisieren.
• Grundlegende Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Partnern und in der Dokumentation.

Benefits

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit unmittelbarem Beitrag zur Weiterentwicklung der Transplantationsmedizin.
• Ein engagiertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation.
• Ein Arbeitsumfeld, in dem du Verantwortung übernehmen und Strukturen aktiv mitgestalten kannst.
• Flexible Teilzeitgestaltung (ca. 15 – 20h/ Woche) mit hoher Eigenverantwortung bei der Organisation deiner Arbeitszeit.
• Eine marktgerechte Vergütung und betriebliche Altersvorsorge.

Transparenz ist uns wichtig: Als junges Biotech-Startup bauen wir unser Benefits-Angebot Schritt für Schritt weiter aus. Dabei sind uns sowohl Entwicklungsperspektiven als auch Work‑Life‑Balance besonders wichtig.

Chancengleichheit: Allogenetics setzt sich aktiv für Diversität und Chancengleichheit ein. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bringe dein Talent dort ein, wo es wirklich zählt! Bei Allogenetics arbeiten wir daran, das Leben von Transplantationspatient:innen grundlegend zu verändern – mit echter medizinischer Innovation und tiefer gesellschaftlicher Wirkung. Wenn du nicht nur mitarbeiten, sondern mitgestalten möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbungsunterlagen hier oder per E‑Mail.

Wir suchen schnellstmöglich und gestalten unseren Bewerbungsprozess bewusst zügig und unkompliziert, sodass du zeitnah Rückmeldung erhältst.