Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Büroablauf und ein positives Arbeitsumfeld.
- Unternehmen: Allwyn Group, ein führender internationaler Lotteriebetreiber.
- Vorteile: Stabiles Gehalt, jährliche Leistungsprämie, 25 Urlaubstage und moderne Arbeitsmittel.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten und Events.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines revolutionären Projekts in der globalen Lotteriebranche.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und 5+ Jahre Erfahrung im Büromanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
Allwyn Group ist ein multinationaler Lotteriebetreiber mit einer marktführenden Präsenz in Österreich, der Tschechischen Republik, dem Vereinigten Königreich, Griechenland, Zypern, Italien und den USA. Allwyn wurde im Februar 2024 Betreiber der UK National Lottery. In den nächsten zwei Jahren begeben wir uns auf eine ehrgeizige Reise, um die globale Lotteriekategorie zu revolutionieren. Dies ist eine einmalige Gelegenheit für Menschen aus der Lotterie- und Unterhaltungsbranche, sich uns anzuschließen und Teil des Wachstums von Allwyn zu werden.
Der Office Manager ist verantwortlich für den reibungslosen und effizienten Betrieb des Büros und die Aufrechterhaltung eines produktiven und positiven Arbeitsumfelds. Diese Rolle umfasst die Überwachung der täglichen Büroabläufe, das Management von Büromaterialien, die Koordination von Wartung und Reparaturen sowie die Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
Was werden Sie tun:
- Bürooperationen: Überwachung der täglichen Abläufe im Büro, Sicherstellung der Effizienz und reibungslosen Empfangsoperationen. Verwaltung von Büromaterialien und -beständen, Sicherstellung der Verfügbarkeit und Auffüllung. Koordination von Wartung und Reparaturen für Bürogeräte und -einrichtungen. Überwachung des Managements von Besprechungsräumen und Zugangsausweisen für Mitarbeiter und externe Besucher. Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Gebäudeverordnungen.
- Lieferanten-, Miet- und Vertragsmanagement: Als Geschäftsinhaber für Miet- und Untermietverträge fungieren. Verwaltung von bürobezogenen Anbietern, Dienstleistern und Verträgen. Koordination von Nachbelastungen und Rechnungsstellung mit der Finanzabteilung und externen Partnern. Pflege der Miet- und Untermietdokumentation sowie eines Trackers für Vertragsbedingungen, Ablaufdaten und Kostenaufteilungen.
- Teammanagement und -überwachung: Führen und Unterstützen eines kleinen Teams, Sicherstellung klarer Anweisungen, Koordination und effektiver täglicher Abläufe. Sicherstellung hochwertiger administrativer und exekutiver Unterstützung im gesamten Unternehmen. Koordination von Arbeitslasten, Bereitstellung von Feedback und Durchführung von Leistungsbeurteilungen.
- Einarbeitung und Gesundheit & Sicherheit: Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich Sitzplatzanordnung, Büroeinführung und Vertrautmachen mit Büro- und Gebäuderichtlinien. Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Notfallstandards. Verwaltung des bürobezogenen Budgets und Unterstützung bei der Budgetierung und finanziellen Planung für Bürooperationen. Organisation und Koordination interner Veranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten. Überwachung der logistischen Aspekte der Veranstaltungsplanung, einschließlich Catering, Raumarrangements und Ausrüstungsanforderungen. Enge Zusammenarbeit mit dem People & Culture- und IT-Team, um einen reibungslosen Ablauf am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
Was benötigen Sie, um erfolgreich zu sein?
- Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich.
- 5+ Jahre relevante praktische Erfahrung als Office Manager, Administrative Manager oder in einer ähnlichen Rolle in einem komplexen Geschäftsumfeld.
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit einer praktischen Denkweise.
- Erfahrung mit Anbietern, Verträgen, Einrichtungen und Bürobudgets.
- Gutes Verständnis der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und bewährten Praktiken.
- Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Anpassungsfähig und proaktiv im Umgang mit neuen Herausforderungen.
- Hohe Integrität und Vertraulichkeit.
- Positive Einstellung und teamorientierte Denkweise.
- Fließend in Deutsch und Englisch ist erforderlich.
Was bieten wir:
- Stabile Anstellung in einer kollaborativen, modernen und internationalen Teamkultur.
- Wettbewerbsfähiges Gehalt, leistungsabhängiger Jahresbonus.
- 25 Tage Urlaub.
- Unternehmensveranstaltungen (Gesundheitstage, Anzahl der von Allwyn gesponserten Sportveranstaltungen).
- Arbeitsausstattung: Unternehmenslaptop, Firmenhandy + SIM-Karte & Paket mit mobilen Daten auch zur privaten Nutzung.
- Das Büro in Luzern befindet sich im Zentrum am Mühlenplatz.
Wenn diese Gelegenheit spannend für Sie klingt, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören!
Office Manager Arbeitgeber: Allwyn
Allwyn Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine stabile Anstellung in einem modernen und internationalen Team bietet. Mit einem wettbewerbsfähigen Gehalt, einer leistungsabhängigen Jahresprämie und 25 Urlaubstagen fördert das Unternehmen eine positive Arbeitskultur und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Der Standort in Luzern, im Herzen der Stadt, ermöglicht es den Mitarbeitern, in einer dynamischen Umgebung zu arbeiten und an spannenden Unternehmensveranstaltungen teilzunehmen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen – das hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Branche arbeiten oder bei Allwyn sind. Empfehlungen können dir helfen, die Aufmerksamkeit der Personalabteilung zu gewinnen und deine Chancen auf ein Vorstellungsgespräch zu erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Unternehmenswerte und die spezifischen Anforderungen der Office Manager-Position. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die geforderten Fähigkeiten und Qualifikationen erfüllst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und es erleichtert uns, deine Bewerbung zu finden. Vergiss nicht, deine Unterlagen aktuell zu halten und sie an die spezifischen Anforderungen der Stelle anzupassen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen haben, sondern auch gut ins Team passen.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Office Manager oder in ähnlichen Rollen. Zeig uns, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast – das macht einen großen Unterschied!
Achte auf Details:Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein gut strukturiertes Anschreiben und ein übersichtlicher Lebenslauf zeigen uns, dass du organisiert bist und Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und du alle Informationen auf einen Blick hast.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Allwyn vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Office Managers vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine organisatorischen Fähigkeiten, Teamführung und dein Verständnis für Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zeigen. Diese Geschichten helfen dir, deine Kompetenzen lebendig und nachvollziehbar zu präsentieren.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Rolle und am Unternehmen. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Zielen, die Allwyn in den nächsten Jahren verfolgt.
✨Sei du selbst
Versuche, während des Interviews authentisch zu bleiben. Zeige deine positive Einstellung und Teamorientierung, die in der Stellenbeschreibung betont werden. Ein freundliches Auftreten und eine offene Kommunikation können einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
