Office Manager (w/m/d) auf geringfügiger Basis bzw. in Teilzeit

Wir kümmern uns. Durch pharmazeutische Innovation und ein starkes Engagement für globale Partnerschaften im Gesundheitswesen setzen wir uns für die Bereitstellung von Hilfsmitteln, Wissen und Wissenschaft ein, um die Gesundheit von Patient:innen weltweit zu verbessern. Wir erforschen, entwickeln, produzieren und vermarkten unsere eigenen Medikamente sowie ein Portfolio von lizenzierten Produkten, die auf die Bedürfnisse verschiedener Therapiebereiche zugeschnitten sind. Heute zählen wir knapp 2000 Mitarbeitende und haben ein Portfolio von über 100 Produkten in mehr als 90 Ländern. In Deutschland haben wir ein klares Mandat daraus abgeleitet, medizinisches Fachpersonal noch besser in die Lage zu versetzen, Patient:innen bestmöglich zu versorgen und uns als „One-Stop-Shop“ in der Dermatologie zu positionieren.

## Aufgaben und Zuständigkeiten

• Besetzung des Empfangs an Freitagen (in der Regel 8.00 Uhr bis 16.00 Uhr) sowie bei Urlaub / Krankheit
• Erledigung allgemeiner Empfangsaufgaben wie Begrüßung von Gästen, Verwaltung des allgemeinen Posteingangs, allgemeine Verwaltungsaufgaben sowie Pflege der internen Adress- und Verteilerlisten
• Organisation der Mailkorrespondenz für den medizinischen Bereich
• Bearbeitung eingehender Kund:innenanfragen (bezüglich Produktverfügbarkeit), Schnittstelle zum Kundenservice und weiteren Abteilungen
• Tägliche organisatorische und administrative Unterstützung der lokalen Teams, Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen, einschließlich Catering und IT-Einrichtung
• Verwaltung des Büromaterialbestands durch Überprüfung der Lagerbestände zur Ermittlung des Lagerbestands; Vorausplanung des Bedarfs; Bewertung neuer Büroprodukte; Bestellung und Beschleunigung von Lieferungen; Überprüfung des Wareneingangs
• Unterstützung von P&C bei lokalen Engagement-Aktivitäten sowie bei internen Kommunikationselementen

## Ausbildung

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung

## Erfahrung

• Mehr als fünf Jahre Erfahrung im Büromanagement und in kundenorientierten Funktionen
• Erfahrung in multinationalen Umgebungen

## Spezielle Kenntnisse

• Proaktive Fähigkeit zum Multitasking und zu selbstständigem Arbeiten, Bearbeitung von Aufgaben aus verschiedenen Bereichen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Prioritätensetzung und Zeitmanagement
• Angemessener und diskreter Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Effektive Kommunikation in Wort und Schrift in Deutscher und Englischer Sprache
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Word, Excel, Outlook, MS Teams und anderen Unternehmensanwendungen

## Werte und Kompetenzen

• Dynamisch, flexibel und pragmatisch
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Fürsorglichkeit, Engagement und Dynamik

## Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen und zukunftsorientierten Unternehmen.
• Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
• Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das durch starke cross-funktionale Zusammenarbeit und Innovation die Zukunft der Dermatologie gestaltet!