Head of Operations

Alohi ist ein AI-first SaaS-Scale-up mit der Mission, die Arbeitsweise von Unternehmen zu vereinfachen. Unsere Produkte (Sign.Plus, Dial.Plus, Fax.Plus und Scan.Plus) bedienen über 4 Millionen Kunden weltweit, von kleinen Unternehmen bis hin zu globalen Konzernen. Wir bauen kategoriedefinierende Werkzeuge, die die Menschen tatsächlich lieben. Wir haben mit Seed-Unterstützung von FONGIT (Fondation Genevoise pour l’Innovation Technologique) begonnen, unterstützt vom Staat Genf. Seitdem haben wir uns entschieden, unser Wachstum selbst zu finanzieren. Dies hält uns finanziell unabhängig, kundenorientiert und ermöglicht es uns, schnell ohne externe Einschränkungen zu agieren. Wir sind ein schlankes, schnell wachsendes Team mit Sitz in Genf und haben starke Fortschritte auf globalen Märkten erzielt. Dies ist ein unternehmerisches Umfeld, in dem Sie hohe Verantwortung, breite Aufgabenbereiche und direkten Einfluss von Anfang an haben werden. Sie arbeiten eng mit der Führung zusammen und helfen, Entscheidungen zu gestalten, anstatt sie nur auszuführen. Wenn Sie etwas Bedeutungsvolles in einem schnelllebigen, innovationsgetriebenen Unternehmen aufbauen möchten, ohne das Chaos der Unsicherheit in der Frühphase oder die Bürokratie eines großen Unternehmens, dann sind Sie hier richtig.

Wir suchen einen Head of Operations, der direkt mit dem CEO und dem Führungsteam zusammenarbeitet, um Alohis Betrieb über unser Multi-Produkt-Portfolio zu skalieren. Diese Rolle dreht sich in erster Linie um die Durchführung strategischer, funktionsübergreifender Projekte: Hochwirksame Projekte zu leiten, Struktur in unklare Prioritäten zu bringen und die Ausführungsgeschwindigkeit des Unternehmens zu erhöhen. Parallel dazu werden Sie wichtige operative Funktionen leiten und skalieren – einschließlich Compliance, Recht & Regulierung, HR & Talentakquise sowie Bürooperationen – indem Sie das Team verwalten und entwickeln und sicherstellen, dass diese Bereiche reibungslos laufen und mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickelt werden.

Verantwortlichkeiten

• Wir suchen einen praxisorientierten, umsetzungsstarken Head of Operations, der die Ausführungsgeschwindigkeit erhöhen, die Entscheidungsfindung verbessern und die Ausrichtung innerhalb der Organisation sicherstellen kann.
• CEO-Ausführungsunterstützung und strategische Partnerschaften: Dienen Sie als Hauptansprechpartner des CEO für hochpriorisierte, funktionsübergreifende Initiativen, insbesondere wenn die Verantwortung unklar ist oder der Schwung gefährdet ist.
• Eigenverantwortliche Durchführung strategischer Projekte von Anfang bis Ende, von der Planung bis zur Abstimmung der Stakeholder und der Lieferung.
• Unklare Probleme in strukturierte Pläne umwandeln, indem Sie Umfang, Erfolgsmessungen, Zeitpläne, Ressourcen, Risiken und Entscheidungspunkte definieren.
• Die Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern, indem Sie die Ausführung freigeben, Kompromisse klären und sicherstellen, dass Entscheidungen in Aktionen umgesetzt werden.
• Leichte Systeme (Dashboards, Vorlagen, Berichterstattung, Betriebsabläufe) aufbauen, die der Führung helfen, schneller mit besseren Informationen zu arbeiten.
• Den CEO bei Partnerschaften unterstützen, die sich direkt auf die Verteilung, Produktakzeptanz oder Markteinführungsstrategien auswirken.
• Gelegenheiten bewerten, interne Stakeholder koordinieren, Verhandlungen unterstützen und eine reibungslose Ausführung sicherstellen.

Compliance und Recht:

• Leiten Sie Compliance-Initiativen, um sicherzustellen, dass wir den Anforderungen beim Wachstum voraus sind.
• Verwalten Sie rechtliche und regulatorische Anforderungen über Produkte hinweg, einschließlich Telefondienstleistungen und Datenschutz.
• Überwachen Sie das Lieferantenmanagement, einschließlich Verträge, Rechtsberatung und rechtliche Aufnahmeprozesse.

HR und Talentakquise:

• Überwachen Sie HR und Talentakquise zur Unterstützung von Einstellungen, Personalmanagement und organisatorischem Wachstum.
• Verbessern Sie HR-Prozesse, entwickeln Sie Richtlinien und initiieren Sie Maßnahmen zur Mitarbeitererfahrung.
• Sicherstellen einer starken Ausführung in den Kern-HR-Operationen, einschließlich Onboarding, Gehaltsabrechnung, HR-Systemen und compliancebezogenen Personalprozessen.

Bürooperationen:

• Überwachen Sie die Bürooperationen, um ein produktives, leistungsstarkes Arbeitsumfeld sicherzustellen.
• Verwalten Sie die Büroverwaltung in Abstimmung mit Drittanbietern.
• Verantworten Sie Einrichtungen, Lieferantenbeziehungen und Bürologistik.

Anforderungen

• Nachgewiesene Erfahrung in einer technologiegetriebenen Organisation (SaaS-Erfahrung von Vorteil), mit praktischer Beteiligung an der Skalierung von Operationen während Wachstumsphasen.
• Erfahrung als Head of Operations, Chief of Staff oder leitender Operator, der funktionsübergreifende Programme in strategischen und operativen Bereichen vorantreibt.
• Starke Führungsfähigkeiten mit Erfahrung in der Leitung und Entwicklung kleiner operativer Teams.
• Hochgradig organisiert mit hervorragenden Priorisierungsfähigkeiten, in der Lage, mehrere Arbeitsströme effektiv zu verwalten.
• Starke praktische Umsetzungskompetenz, komfortabel beim Verfassen von Berichten, Erstellen von Dashboards, Schreiben von SOPs und Implementieren von Tools und Workflows.
• Praktisches Verständnis operativer Bereiche wie Compliance, Recht, Gehaltsabrechnung und HR-Systeme.
• Technikaffin und vertraut mit modernen Tools (z.B. Notion, HubSpot, Slack-Automatisierungen, Zapier), mit starkem Interesse an KI und Automatisierung.
• Komfortabel im Experimentieren mit KI-gestützten Workflows zur Verbesserung der Produktivität und Entscheidungsfindung.
• Analytisch und datengetrieben, in der Lage, Metriken und Dashboards zu erstellen und zu kommunizieren, um Entscheidungen der Führung zu unterstützen.
• Ausgezeichneter Kommunikator und Mitarbeiter, in der Lage, über Teams hinweg Einfluss zu nehmen und Klarheit in schnelllebigen Umgebungen zu schaffen.
• Erfahrung in Scale-ups und als Gründer bevorzugt.
• Fließend in Englisch, mit praktischen Kenntnissen in Französisch.

Was wir bieten

• Büro zuerst: Wir glauben, dass die beste Zusammenarbeit persönlich geschieht. Sie werden in unserem Büro in Genf arbeiten, neben einem schlanken, hochqualifizierten Team, in dem Ideen frei fließen und Entscheidungen schnell getroffen werden.
• AI-First-Technologie: Wir stellen Ihnen alle Geräte und Software zur Verfügung, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein, einschließlich Zugang zu modernsten KI-Tools und einem modernen Tech-Stack.
• Persönliche Entwicklung: Wir investieren in Ihr Wachstum mit einem speziellen Lernbudget für Schulungsprogramme, Konferenzen, Kurse und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Großzügiger Urlaub: Wir bieten wettbewerbsfähige Urlaubsrichtlinien, da wir wissen, dass großartige Arbeit angemessene Ruhe und Zeit zum Auftanken erfordert.
• Vierteljährliche Veranstaltungen & jährliche Rückzüge: Regelmäßige Teamevents und unternehmensweite Rückzüge, um sich zu verbinden, Erfolge zu feiern und gemeinsam Spaß zu haben.
• Ausgezeichnete Unternehmenskultur: Wir sind stolz darauf, als Great Place to Work und Best Workplace anerkannt zu werden, was unser Engagement widerspiegelt, ein Umfeld zu schaffen, in dem talentierte Menschen gedeihen.
• Vorteile & Wohlbefinden: Wöchentliche Yoga-Sitzungen sowie Rabatte auf Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Restaurants und Apple-Produkte zur Unterstützung Ihres Lebensstils innerhalb und außerhalb der Arbeit.