Head of Operations

Alohi ist ein AI-first SaaS Scale-up mit der Mission, die Arbeitsweise von Unternehmen zu vereinfachen. Unsere Produkte (Sign.Plus, Dial.Plus, Fax.Plus und Scan.Plus) bedienen über 4 Millionen Kunden weltweit, von kleinen Unternehmen bis hin zu globalen Konzernen. Wir bauen kategoriedefinierende Werkzeuge, die die Menschen tatsächlich lieben. Wir haben mit Seed-Unterstützung von FONGIT (Fondation Genevoise pour l'Innovation Technologique) begonnen, unterstützt vom Staat Genf. Seitdem haben wir uns entschieden, unser Wachstum selbst zu finanzieren. Dies hält uns finanziell unabhängig, kundenorientiert und ermöglicht es uns, schnell ohne externe Einschränkungen zu agieren. Wir sind ein schlankes, schnell wachsendes Team mit starker Marktpräsenz in Genf und global. Dies ist ein unternehmerisches Umfeld, in dem Sie hohe Verantwortung, breite Aufgabenbereiche und direkten Einfluss von Anfang an haben werden. Sie arbeiten eng mit der Führungsebene zusammen und helfen, Entscheidungen zu gestalten, anstatt sie nur auszuführen.

Wir suchen einen Head of Operations, der direkt mit dem CEO und dem Führungsteam zusammenarbeitet, um Alohis Betrieb über unser Multi-Produkt-Portfolio zu skalieren. Diese Rolle dreht sich in erster Linie um die strategische, funktionsübergreifende Ausführung: das Leiten von Projekten mit hoher Wirkung, das Schaffen von Struktur bei unklaren Prioritäten und das Erhöhen der Ausführungsgeschwindigkeit des Unternehmens. Parallel dazu werden Sie wichtige operative Funktionen leiten und skalieren – einschließlich Compliance, Recht & Regulierung, HR & Talentakquise sowie Bürooperationen – indem Sie das Team managen und entwickeln und sicherstellen, dass diese Bereiche reibungslos laufen und mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickelt werden.

Diese Position ist vollständig vor Ort in unserem Büro in Genf.

Verantwortlichkeiten

• Wir suchen einen praxisorientierten, umsetzungsstarken Head of Operations, der die Ausführungsgeschwindigkeit erhöhen, die Entscheidungsfindung verbessern und die Ausrichtung innerhalb der Organisation sicherstellen kann.
• CEO-Ausführungsunterstützung und strategische Partnerschaften
• Als Hauptansprechpartner des CEO für hochpriorisierte, funktionsübergreifende Initiativen fungieren, insbesondere wenn die Verantwortung unklar oder der Schwung gefährdet ist.
• Ad-hoc-Strategieprojekte von Anfang bis Ende übernehmen, von der Planung bis zur Abstimmung der Stakeholder und der Lieferung.
• Unklare Probleme in strukturierte Pläne umwandeln, indem Umfang, Erfolgskennzahlen, Zeitpläne, Ressourcen, Risiken und Entscheidungspunkte definiert werden.
• Die Umsetzung über Teams hinweg vorantreiben, indem die Ausführung freigegeben, Kompromisse klargestellt und sichergestellt wird, dass Entscheidungen in Aktionen umgesetzt werden.
• Leichte Systeme (Dashboards, Vorlagen, Berichterstattung, Betriebsabläufe) aufbauen, die der Führung helfen, schneller mit besseren Informationen zu arbeiten.
• Den CEO bei Partnerschaften unterstützen, die sich direkt auf Vertrieb, Produktakzeptanz oder Markteinführungsstrategien auswirken.
• Gelegenheiten bewerten, interne Stakeholder koordinieren, Verhandlungen unterstützen und eine reibungslose Ausführung sicherstellen.
• Compliance und Recht
• Compliance-Initiativen in Alohi leiten und sicherstellen, dass wir den Anforderungen beim Wachstum voraus sind.
• Rechtliche und regulatorische Anforderungen über Produkte hinweg verwalten, einschließlich Telefondienst-Compliance und Datenschutz.
• Lieferantenmanagement überwachen, einschließlich Verträge, Rechtsberatung und rechtliche Aufnahmeprozesse.
• HR und Talentakquise
• HR und Talentakquise überwachen, um Einstellungen, Personalmanagement und organisatorisches Wachstum zu unterstützen.
• Verbesserungen der HR-Prozesse, Entwicklung von Richtlinien und Initiativen zur Mitarbeitererfahrung vorantreiben.
• Sichere starke Ausführung über die Kern-HR-Operationen hinweg, einschließlich Onboarding, Gehaltsabrechnung, HR-Systeme und compliancebezogene Personalprozesse.
• Bürooperationen
• Bürooperationen überwachen, um ein produktives, leistungsstarkes Arbeitsumfeld sicherzustellen.
• Büroverwaltung in Zusammenarbeit mit Drittanbietern koordinieren.
• Einrichtungen, Lieferantenbeziehungen und Bürologistik verwalten.

Anforderungen

• Nachgewiesene Erfahrung in einer technologiegetriebenen Organisation (SaaS-Erfahrung von Vorteil), mit praktischer Beteiligung an der Skalierung von Operationen während Wachstumsphasen.
• Erfahrung als Head of Operations, Chief of Staff oder leitender Operator, der funktionsübergreifende Programme in strategischer Ausführung und operativen Bereichen vorantreibt.
• Starke Führungsfähigkeiten mit Erfahrung in der Leitung und Entwicklung kleiner operativer Teams.
• Hochgradig organisiert mit hervorragenden Priorisierungsfähigkeiten, in der Lage, mehrere Arbeitsströme effektiv zu verwalten.
• Starke praktische Umsetzungsfähigkeiten, komfortabel beim Verfassen von Berichten, Erstellen von Dashboards, Schreiben von SOPs und Implementieren von Tools und Workflows.
• Praktisches Verständnis operativer Bereiche wie Compliance, Recht, Gehaltsabrechnung und HR-Systeme.
• Technikaffin und vertraut mit modernen Tools (z.B. Notion, HubSpot, Slack-Automatisierungen, Zapier), mit starkem Interesse an KI und Automatisierung.
• Komfortabel im Experimentieren mit KI-gestützten Workflows zur Verbesserung der Produktivität und Entscheidungsfindung.
• Analytisch und datengestützt, in der Lage, Kennzahlen und Dashboards zu erstellen und zu kommunizieren, um Entscheidungen der Führung zu unterstützen.
• Ausgezeichneter Kommunikator und Mitarbeiter, in der Lage, über Teams hinweg Einfluss zu nehmen und Klarheit in schnelllebigen Umgebungen zu schaffen.
• Erfahrung in Scale-ups und als Gründer bevorzugt.
• Fließend in Englisch, mit beruflicher Kompetenz in Französisch.

Was wir bieten

• Büro zuerst: Wir glauben, dass die beste Zusammenarbeit persönlich geschieht. Sie werden in unserem Büro in Genf arbeiten, Seite an Seite mit einem schlanken, hochqualifizierten Team, in dem Ideen frei fließen und Entscheidungen schnell getroffen werden.
• AI-First-Technologie: Wir stellen Ihnen alle Geräte und Software zur Verfügung, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein, einschließlich Zugang zu modernsten KI-Tools und einem modernen Tech-Stack.
• Persönliche Entwicklung: Wir investieren in Ihr Wachstum mit einem speziellen Lernbudget für Schulungsprogramme, Konferenzen, Kurse und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Großzügiger Urlaub: Wir bieten wettbewerbsfähige Urlaubsrichtlinien, da wir wissen, dass großartige Arbeit angemessene Ruhe und Zeit zum Auftanken erfordert.
• Vierteljährliche Veranstaltungen & jährliche Rückzüge: Regelmäßige Teamevents und unternehmensweite Rückzüge, um sich zu verbinden, Erfolge zu feiern und gemeinsam Spaß zu haben.
• Ausgezeichnete Kultur: Wir sind stolz darauf, als Great Place to Work und Best Workplace anerkannt zu werden, was unser Engagement widerspiegelt, ein Umfeld zu schaffen, in dem talentierte Menschen gedeihen.
• Vorteile & Wohlbefinden: Wöchentliche Yoga-Sitzungen sowie Rabatte auf Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Restaurants und Apple-Produkte zur Unterstützung Ihres Lebensstils innerhalb und außerhalb der Arbeit.