Head of Operations

Alohi ist ein AI-first SaaS-Scale-up mit der Mission, die Arbeitsweise von Unternehmen zu vereinfachen. Unsere Produkte (Sign.Plus, Dial.Plus, Fax.Plus und Scan.Plus) bedienen über 4 Millionen Kunden weltweit, von kleinen Unternehmen bis hin zu globalen Konzernen. Wir entwickeln kategoriedefinierende Werkzeuge, die die Menschen tatsächlich gerne nutzen.

Wir haben mit Seed-Unterstützung von FONGIT (Fondation Genevoise pour l’Innovation Technologique) begonnen, unterstützt vom Staat Genf. Seitdem haben wir uns entschieden, unser Wachstum selbst zu finanzieren. Dies hält uns finanziell unabhängig, kundenorientiert und ermöglicht es uns, schnell ohne externe Einschränkungen zu agieren.

Wir sind ein schlankes, schnell wachsendes Team mit Sitz in Genf und haben starke Fortschritte auf globalen Märkten erzielt. Dies ist ein unternehmerisches Umfeld, in dem Sie hohe Verantwortung, breite Aufgabenbereiche und direkten Einfluss von Anfang an haben werden. Sie arbeiten eng mit der Führung zusammen und helfen, Entscheidungen zu gestalten, anstatt sie nur auszuführen. Wenn Sie etwas Bedeutungsvolles in einem schnelllebigen, innovationsgetriebenen Unternehmen aufbauen möchten, ohne das Chaos der Unsicherheit in der Frühphase oder die Bürokratie eines großen Unternehmens, dann sind Sie hier richtig.

Wir suchen einen Head of Operations, der direkt mit dem CEO und dem Führungsteam zusammenarbeitet, um die Abläufe von Alohi über unser Multi-Produkt-Portfolio zu skalieren. Diese Rolle dreht sich vor allem um die Durchführung strategischer, funktionsübergreifender Projekte: Hochwirksame Projekte leiten, Struktur in unklare Prioritäten bringen und die Ausführungsgeschwindigkeit des Unternehmens erhöhen.

Gleichzeitig werden Sie wichtige operative Funktionen leiten und skalieren – einschließlich Compliance, rechtliche Anforderungen, HR, Talentakquise und Bürooperationen – indem Sie das Team managen und entwickeln und sicherstellen, dass diese Bereiche reibungslos laufen und mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickelt werden.

Diese Position ist vollständig vor Ort in unserem Büro in Genf.

Verantwortlichkeiten

Wir suchen einen praktischen, umsetzungsorientierten Head of Operations, der die Ausführungsgeschwindigkeit erhöhen, die Entscheidungsfindung verbessern und die Ausrichtung innerhalb der Organisation sicherstellen kann.

Unterstützung des CEO und strategische Partnerschaften

• Als Hauptansprechpartner des CEO für hochpriorisierte, funktionsübergreifende Initiativen fungieren, insbesondere wenn die Verantwortung unklar ist oder der Schwung gefährdet ist.
• Ad-hoc-Strategieprojekte von Anfang bis Ende leiten, von der Planung bis zur Abstimmung der Stakeholder und der Lieferung.
• Unklare Probleme in strukturierte Pläne umwandeln, indem Umfang, Erfolgsmessgrößen, Zeitpläne, Ressourcen, Risiken und Entscheidungspunkte definiert werden.
• Die Umsetzung über Teams hinweg vorantreiben, indem die Ausführung freigegeben, Kompromisse klargestellt und sichergestellt wird, dass Entscheidungen in Aktionen umgesetzt werden.
• Leichte Systeme (Dashboards, Vorlagen, Berichterstattung, Betriebsabläufe) erstellen, die der Führung helfen, schneller mit besseren Informationen zu arbeiten.
• Den CEO bei Partnerschaften unterstützen, die sich direkt auf Vertrieb, Produktakzeptanz oder Markteinführungsstrategien auswirken (Telekommunikation, Integration, Kanal- und Wiederverkäuferpartnerschaften).
• Bei der Bewertung von Möglichkeiten helfen, interne Stakeholder koordinieren, Verhandlungen unterstützen und eine reibungslose Umsetzung sicherstellen.

Compliance und Rechtliches

• Compliance-Initiativen bei Alohi leiten und sicherstellen, dass wir den Anforderungen beim Wachstum voraus sind.
• Rechtliche und regulatorische Anforderungen über Produkte hinweg verwalten, einschließlich der Einhaltung von Telefondiensten und Datenschutz.
• Lieferantenmanagement überwachen, einschließlich Verträge, Rechtsberatung und rechtliche Aufnahmeprozesse.

HR und Talentakquise

• HR und Talentakquise überwachen, um Einstellungen, Personalmanagement und organisatorisches Wachstum zu unterstützen.
• Verbesserungen der HR-Prozesse, Entwicklung von Richtlinien und Initiativen zur Mitarbeitererfahrung vorantreiben.
• Sichere starke Ausführung in den Kern-HR-Operationen, einschließlich Onboarding, Gehaltsabrechnung, HR-Systeme und compliancebezogene Personalprozesse.

Bürooperationen

• Bürooperationen überwachen, um ein produktives, leistungsstarkes Arbeitsumfeld sicherzustellen.
• Büroverwaltung in Zusammenarbeit mit Drittanbietern managen.
• Einrichtungen, Lieferantenbeziehungen und Bürologistik verantworten.

Anforderungen

• Nachweisliche Erfahrung in einer technologiegetriebenen Organisation (SaaS-Erfahrung von Vorteil), mit praktischer Beteiligung an der Skalierung von Abläufen während Wachstumsphasen.
• Erfahrung als Head of Operations, Chief of Staff oder leitender Operator, der funktionsübergreifende Programme in strategischen und operativen Bereichen vorantreibt.
• Starke Führungsfähigkeiten mit Erfahrung in der Leitung und Entwicklung kleiner operativer Teams.
• Hochgradig organisiert mit hervorragenden Priorisierungsfähigkeiten, in der Lage, mehrere Arbeitsströme effektiv zu verwalten.
• Starke praktische Umsetzungsfähigkeiten, komfortabel beim Verfassen von Berichten, Erstellen von Dashboards, Schreiben von SOPs und Implementieren von Tools und Workflows.
• Praktisches Verständnis operativer Bereiche wie Compliance, Recht, Gehaltsabrechnung und HR-Systeme.
• Technikaffin und vertraut mit modernen Tools (z.B. Notion, HubSpot, Slack-Automatisierungen, Zapier), mit starkem Interesse an KI und Automatisierung.
• Komfortabel im Experimentieren mit KI-gestützten Workflows zur Verbesserung der Produktivität und Entscheidungsfindung.
• Analytisch und datengetrieben, in der Lage, Metriken und Dashboards zu erstellen und zu kommunizieren, um Entscheidungen der Führung zu unterstützen.
• Ausgezeichneter Kommunikator und Mitarbeiter, in der Lage, über Teams hinweg Einfluss zu nehmen und Klarheit in schnelllebigen Umgebungen zu schaffen.
• Erfahrung in Scale-ups und Gründer-geführten Unternehmen bevorzugt.
• Fließend in Englisch, mit Arbeitskenntnissen in Französisch.

Was wir bieten

• Büro zuerst: Wir glauben, dass die beste Zusammenarbeit persönlich geschieht. Sie werden in unserem Büro in Genf arbeiten, Seite an Seite mit einem schlanken, hochqualifizierten Team, in dem Ideen frei fließen und Entscheidungen schnell getroffen werden.
• AI-First-Technologie: Wir stellen Ihnen alle Geräte und Software zur Verfügung, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein, einschließlich Zugang zu modernsten KI-Tools und einem modernen Tech-Stack. Sie haben die besten Ressourcen zur Verfügung, um schnell zu handeln und Großartiges zu schaffen.
• Persönliche Entwicklung: Wir investieren in Ihr Wachstum mit einem speziellen Lernbudget für Schulungsprogramme, Konferenzen, Kurse und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Großzügiger Urlaub: Wir bieten wettbewerbsfähige Urlaubsrichtlinien, da wir wissen, dass großartige Arbeit angemessene Ruhe und Zeit zum Auftanken erfordert.
• Vierteljährliche Veranstaltungen und jährliche Rückzüge: Regelmäßige Teamevents und unternehmensweite Rückzüge, um sich zu vernetzen, Erfolge zu feiern und gemeinsam Spaß zu haben.
• Ausgezeichnete Unternehmenskultur: Wir sind stolz darauf, als Great Place to Work und Best Workplace anerkannt zu werden, was unser Engagement widerspiegelt, ein Umfeld zu schaffen, in dem talentierte Menschen gedeihen.
• Vorteile und Wohlbefinden: Wöchentliche Yoga-Sitzungen sowie Rabatte auf Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Restaurants und Apple-Produkte zur Unterstützung Ihres Lebensstils sowohl innerhalb als auch außerhalb der Arbeit.