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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte die Büroorganisation und sei der erste Ansprechpartner für Kollegen und Dienstleister.
- Arbeitgeber: Wir sind ein professionelles Team, das Qualität und Zuverlässigkeit schätzt.
- Mitarbeitervorteile: 30 Urlaubstage, überdurchschnittliches Gehalt, Fitnessstudio-Mitgliedschaft und viele weitere Vorteile.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams mit tollen Events und einem modernen Büro in bester Lage.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management und gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Kein Homeoffice möglich, aber zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und Mitarbeiterrabatte.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
So passen Sie zu uns: Als Office Manager (m/w/d) sichern Sie die operativen Abläufe in unserem Büro. Sie sind erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen, sowie externe Dienstleister. Mit Ihrer Erfahrung sind sie allen gängigen Situationen im Büro gewachsen und meistern diese problemlos.
Diese Aufgaben warten auf Sie:
- Office Management: Verantwortung für die einwandfreie Funktion der Büroflächen. Dies umfasst:
- Gebäudemanagement - Ansprechpartner für alle Vermieter-Angelegenheiten, die Alarmanlagenfirma und das Reinigungsteam
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Beauftragung/Koordination von Kurierdiensten sowie Verantwortung für die Frankiermaschine
- Verwalten von Vorräten inklusive Bestellung und Bestückung der Büroflächen (Büromaterial, Getränke etc.)
- Allgemeine administrative Büroorganisation und Sekretariatsarbeiten
Gästebetreuung:
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Verantwortung für Besprechungsräume inkl. Bewirtung
- Entgegennahme und Weiterleitung der eingehenden Telefonate
Ihr Profil:
- Berufsausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management
- Idealerweise bringen Sie Erfahrung im Hotelfach oder Sekretariat mit Kundenkontakt mit
- Sie verfügen über exzellente Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild verbunden mit einer positiven und freundlichen Ausstrahlung
- Bereits in der Vergangenheit konnten Sie hohe Belastbarkeit und Resilienz beweisen
- Sie arbeiten organisiert, strukturiert, sind ein Teamplayer und übernehmen Verantwortung für Ihre Tätigkeiten
- Unsere Bürosprachen sind Deutsch und Englisch. Sie können sich in beiden Sprachen sicher bewegen.
- Versierter Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten
Das erwartet Sie:
- In dieser Position ist kein Homeoffice möglich
- 30 Urlaubstage sowie Sonderurlaube zu Karneval, Weihnachten und Silvester
- Überdurchschnittliches Gehaltspaket inkl. erfolgsbasiertem Bonus
- Betriebliche Altersvorsorge mit 2/3 Arbeitgeberfinanzierung
- Gesponsorte Fitnessstudiomitgliedschaft und Wellnessangebote über EGYM
- Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
- Mindestens 2 große Events (Offsite und Weihnachtsfeier), sowie regelmäßige Business Lunches und Cake Days
- Büro in Top Lage mit sehr guter Anbindung und Parkplätzen für Autos und (E-)Bikes sowie üblicher Verpflegung mit einer Auswahl an Getränken, Obstkorb, Süßigkeitenschale etc.
- Umfangreiches arbeitgeberfinanziertes Versicherungspaket
- Bezuschusstes Bike-Leasing
- Mitarbeiterrabatte durch Corporate Benefits
- Individuelle, umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
Wir arbeiten in einem sehr professionellen Team mit konstanter Erwartung an Qualität und Zuverlässigkeit. Im Gegenzug bieten wir eine überdurchschnittliche Bezahlung und Benefits, sowie einen langfristig sicheren Arbeitsplatz.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter
Kontaktperson:
Alpha Trains Europa GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Front Office Manager (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von StudySmarter zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und vielleicht sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir typische Fragen für die Position des Office Managers ansiehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und deine Belastbarkeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten Trends im Büro-Management und Health & Safety. Zeige im Gespräch, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch proaktiv Ideen zur Verbesserung der Büroorganisation einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Da du als erste Ansprechperson fungierst, ist es wichtig, dass du klar und freundlich kommunizieren kannst. Übe, wie du dich in verschiedenen Szenarien verhalten würdest, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Front Office Manager (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Office Manager relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Berufsausbildung und die mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Hotelfach oder Sekretariat mit Kundenkontakt ein und betone deine exzellenten Umgangsformen.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut strukturiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Alpha Trains Europa GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Office Management und wie du mit stressigen Situationen umgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Belastbarkeit und Resilienz zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als erste Ansprechperson fungierst, ist es wichtig, dass du deine exzellenten Umgangsformen und deine Fähigkeit zur Kommunikation unter Beweis stellst. Übe, wie du dich freundlich und professionell ausdrückst.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Stelle sicher, dass du deine Fähigkeiten im Umgang mit MS Office-Produkten hervorhebst. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme zu nennen, die du häufig verwendest, und wie sie dir in deiner bisherigen Arbeit geholfen haben.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
