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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage and archive regulations and construction documents, ensuring completeness and condition.
- Arbeitgeber: Join a forward-thinking company focused on technical excellence and customer service.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy 30 days of vacation, a secure contract, and travel cost subsidies.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team with a focus on innovation and professional growth.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial or technical training with extensive experience in customer service or technical support.
- Andere Informationen: Fluent German and proficient English required; knowledge of IT tools and databases is a plus.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 28800 - 48000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Vereinnahmen/Registrieren/Archivieren angelieferter Vorschriften/Bauunterlagen (einschl. Änderungen): Vollständigkeit und Zustand prüfen. Schlüsseldaten in der Eingangsliste erfassen
- Archivexemplare kennzeichnen und ablegen
- Verteiler gemäß den betrieblichen Vorgaben, Anforderungen und Arbeitsabläufen festlegen und aktuell halten
- Fachabteilungen über Neueingänge bzw. Änderungen informieren
- Ungültige Exemplare einziehen und vernichten
- Änderungen in den Archivbestand einarbeiten bzw. Änderungen für ausgegebene Exemplare sicherstellen
- VS-Vorschriften gemäß Geheimschutzvorschriften behandeln
- Ausgabe/Verteilung von Vorschriften/Bauunterlagen an Nutzer Rücknahme von Vorschriften/Bauunterlagen: Vollständigkeit, Zustand, Änderungsstand usw.prüfen
- Vorbereiten von/Mitwirken an Inventuren und Auditierungen
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung
- Mehrjährige Erfahrung in den Bereichen Kundenservice/Customer Service oder als Technischer Sachbearbeiter
- Praktische Erfahrung im Bereich Prozesse und Verfahren Vorschriftenstelle / Archiv und deren Umsetzung basierend auf gutem technischen Verständnis ist ein Muss
- Detaillierte Kenntnisse in MS-Office
- Kenntnisse im Umgang und in der Bedienung, Verwaltung und Nutzung von IT Tools, speziell Datenbanken für Dokumentations- und Archivsysteme und Adobe Standard
- Kenntnisse in der Abwicklung von Kundenaufträgen und Bestellung sind wünschenswert
- Verhandlungssicheres Deutsch, Englisch mind. versiert
Was wir bieten
- Zielgehalt: 48.000€
- sichere Perspektive: unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Erholung: 30 Tage Urlaub
- Mobilität: Fahrtkostenzuschuss für den täglichen Arbeitsweg
- Zukunftsorientiert: betriebliche Altersvorsorge
Kontakt
Bei Fragen zu unseren Ausschreibungen oder weitergehenden Informationen wenden Sie sich gerne an Ramona Gebhart unter 089 208039117.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
#J-18808-Ljbffr
Sachbearbeiter Vorschriftenstelle (m/w/d) Arbeitgeber: AlphaKraft Technische Dienstleistung Dr. Waibel GmbH
Kontaktperson:
AlphaKraft Technische Dienstleistung Dr. Waibel GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter Vorschriftenstelle (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Vorschriften und Abläufe in der Branche. Zeige in Gesprächen, dass du ein gutes Verständnis für die Anforderungen und Herausforderungen in der Vorschriftenstelle hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Erfahrung im Kundenservice und technischen Sachbearbeitung vor. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge in diesen Bereichen verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kenntnisse in MS-Office und Datenbankmanagement. Wenn du praktische Erfahrungen mit bestimmten IT-Tools hast, erwähne diese aktiv, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter Vorschriftenstelle (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir die Webseite an, um mehr über deren Werte, Kultur und spezifische Anforderungen für die Stelle zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen im Kundenservice oder als technischer Sachbearbeiter und hebe deine Kenntnisse in MS-Office und IT-Tools hervor.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Umgang mit Vorschriften und Archivsystemen ein und zeige dein technisches Verständnis.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Deutsch und Englisch klar und fehlerfrei sind, da dies für die Kommunikation wichtig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei AlphaKraft Technische Dienstleistung Dr. Waibel GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben vertraut, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Technisches Verständnis demonstrieren
Da ein gutes technisches Verständnis für die Rolle wichtig ist, sei bereit, über deine Erfahrungen mit IT-Tools und Datenbanken zu sprechen. Zeige, dass du die nötigen Fähigkeiten hast, um die Archivierungsprozesse effizient zu gestalten.
✨Sprich über deine Kundenservice-Erfahrungen
Da mehrjährige Erfahrung im Kundenservice gefordert ist, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeiten im Umgang mit Kunden und deine Problemlösungsfähigkeiten verdeutlichen.
✨Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch
Da die Kommunikation in beiden Sprachen wichtig ist, übe, deine Sprachkenntnisse während des Interviews zu zeigen. Sei bereit, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten und eventuell auch Fachbegriffe zu verwenden.