A/P Coordinator

Hauptverantwortung für das Kreditorenbuchhaltungssystem, einschließlich der Einrichtung und Pflege neuer Lieferanten, dem Abgleichen von Bestellungen mit Versandbelegen und dem Eingeben von Rechnungen, um sicherzustellen, dass Alphia korrekte Zahlungen für alle Produkte und Lieferungen leistet. Dazu gehört das Schreiben von Schecks und die Pflege genauer Verkaufs- und Verbrauchssteuerunterlagen zur Einhaltung aller staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften.

WESENTLICHE AUFGABEN

• Pflege der Lieferantenakten auf Computer und Papier.
• Überprüfung aller eingehenden Rechnungen auf Genauigkeit.
• Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Empfangsbestätigungen.
• Fehlende Informationen bei Bedarf suchen.
• Überprüfung der Bestellanforderungen gegen Budgetcodes, um die genaue Kostenrechnung aller Bestellungen sicherzustellen.
• Verifizierung der Genehmigung des Managers vor der Zahlung der Rechnung.
• Erhalt von Bestellungen und Eingabe von Abrechnungen in das Buchhaltungssystem.
• Berechnung und Zahlung der entsprechenden staatlichen Verkaufssteuer.
• Verfolgung der staatlichen Verbrauchssteuer auf allen relevanten Rechnungen.
• Durchführung der wöchentlichen Kreditorenbuchhaltungs-Scheckauszahlung.
• Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung, um von Rabattbedingungen zu profitieren, wenn verfügbar.
• Pünktliche Zahlung von Rechnungen, um Finanzgebühren zu vermeiden.
• Ablage bezahlter Rechnungen und Dokumentationen nach Bedarf.
• Pflege und Abstimmung des Bargeldbestands jeden Monat.
• Drucken von Monatsberichten zur Kreditorenbuchhaltung und Abstimmung der Kreditorenbuchhaltung mit dem Hauptbuch.
• Erstellung einer Tabelle für den monatlichen Energieverbrauch.
• Pflege von Akten über den Kauf neuer/gebrauchter Ausrüstung.
• Vertretung der Position am Empfang und im Telefonsystem während Pausen und Abwesenheiten, wie vom Buchhaltungsleiter angewiesen.
• Cross-Training in den Verfahren der Debitorenbuchhaltung.
• Alle anderen zugewiesenen Aufgaben.

QUALIFIKATIONEN

• Bildung: Abitur erforderlich. Zwei Jahre Hochschulabschluss in einem verwandten Bereich bevorzugt. Erfahrung in der Buchhaltung kann auf Jahr-für-Jahr-Basis für die Ausbildung angerechnet werden.
• Erfahrung: Zwei bis fünf Jahre vorherige Buchhaltungserfahrung wünschenswert. Bevorzugt werden Bewerber mit entsprechender Erfahrung.
• Grundlegende Kenntnisse in Microsoft Excel erforderlich.
• Bereitschaft, in einem Teamumfeld zu arbeiten und zu Gruppen Zielen beizutragen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Anweisungen positiv zu empfangen und zu geben.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

KÖRPERLICHE ANFORDERUNGEN

Der Mitarbeiter muss sprechen und hören können. Der Mitarbeiter muss häufig sitzen und seine Hände und Finger benutzen, um zu handhaben oder zu fühlen, Tasten auf einer Tastatur zu bedienen und Daten auf einem Computerbildschirm anzuzeigen. Der Mitarbeiter muss gelegentlich stehen, Treppen steigen, gehen und mit Armen und Händen erreichen können. Die für diesen Job erforderlichen Sehfähigkeiten umfassen Nahsicht.

ARBEITSUMGEBUNG

Eine normale Menge an Überstunden oder verlängerten Arbeitszeiten kann erforderlich sein. Mäßiger Lärm (Beispiele: Büro mit Computern und Druckern, leichter Verkehr, Hintergrundgeräusche aus der Produktion). Der Job wird in einer allgemein gefahrlosen Umgebung ausgeführt. Die obigen Aussagen spiegeln die allgemeinen Details wider, die notwendig sind, um die Hauptfunktionen des beschriebenen Berufs zu beschreiben, und dürfen nicht als detaillierte Beschreibung aller Arbeitsanforderungen angesehen werden, die möglicherweise im Beruf enthalten sind.

EEO-AUSSAGE

Alphia ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen.