Teamassistenz (m/w/d) für unsere Pferde- & Kleintierklinik

Uns vereint die Leidenschaft zum Wohl der Tiere. Gemeinsam und auf Augenhöhe schaffen wir im Team beste medizinische Standards und ein wertschätzendes Arbeitsklima. Zum 01.08.2026 suchen wir Dich als Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit, die flexibel und tatkräftig unsere Pferde- und Kleintierklinik in Wehr unterstützt. Deine Rolle ist vielseitig und erfordert sowohl Organisationstalent als auch ein hohes Maß an Serviceorientierung! Wir fiebern dem Umzug in unser neues Klinikgebäude Ende 2026 mit Begeisterung entgegen – sei von Anfang an dabei in einem hochmodernen Umfeld.

Unsere Tierklinik (Pferde- und Kleintierklinik) im wunderschönen Südschwarzwald setzt sich seit 1993 für die Gesundheit und das Wohlbefinden von Tieren ein. Gemeinsam mit unseren Niederlassungen betreuen wir einen großen internationalen Kundenstamm im Dreiländereck Deutschland/Schweiz/Frankreich. Unser rund 50-köpfiges Team wächst stetig weiter und bietet medizinische Behandlung rund um die Uhr. Werde das zentrale Bindeglied unseres Teams und sorge für reibungslose Abläufe im Klinikalltag!

Deine Aufgaben:

• Organisatorische Schnittstelle & Koordination: Du bist das zentrale Bindeglied und die Kommunikationsdrehscheibe zwischen Tierärzt*innen, TFAs und den Empfangsmitarbeiter*innen in beiden Abteilungen (Pferd & Kleintier). Sicherstellung eines reibungslosen und schnellen Informationsflusses zwischen den medizinischen und den administrativen Bereichen der Klinik. Koordination und erste Interaktion mit den Patienten- und Pferdebesitzern zur Klärung von Terminanfragen, Abläufen und allgemeinen Anfragen. Organisation und Protokollierung von internen Besprechungen, Terminabstimmungen sowie administrative Unterstützung der Klinikleitung.
• Vor- und Nachbereitung der Termine: Vorbereitung der Patientenakten für die Tierärzte sowie die Pflege und kontinuierliche Aktualisierung von Datenbanken und der Patientendokumentation, Aufbereitung von Formularen und Dokumenten für beide Fachbereiche. Unterstützung bei der Koordination von Nachsorgeterminen für unsere ambulanten und stationären Patienten.
• Empfangs- und Verwaltungsaufgaben (Vertretung): Durchführung von klassischen Empfangsarbeiten sowie die professionelle, empathische Interaktion mit Tierbesitzern am Empfang und am Telefon. Zuverlässige Annahme und Koordination von Kundentelefonaten sowie das vorausschauende Management des Terminkalenders. Herzliche Patientenannahme und -entlassung inklusive der Durchführung von Abrechnungen und dem Kassieren. Flexibler Einsatz als Urlaubs- und Krankheitsvertretung für die festen Empfangsmitarbeiterinnen.
• Allgemeine Unterstützung: Aktive Unterstützung bei der Material- und Lagerverwaltung sowie die Mitarbeit im Bestellwesen für den Praxisbedarf. Zuverlässige Mitwirkung bei täglich anfallenden allgemeinen administrativen und büroorganisatorischen Abläufen.

Unsere Anforderungen:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im medizinischen Bereich (z. B. TFA, MFA) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung aus dem Praxis- oder Klinikalltag mit, eine Affinität zum Thema Tiergesundheit ist ein großes Plus.
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein professionelles, empathisches und sicheres Auftreten im Umgang mit Tierbesitzer*innen.
• Ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Flexibilität und Teamgeist für den abteilungsübergreifenden Einsatz im Pferde- und Kleintierbereich.
• Kommunikationsstärke, Konfliktfähigkeit und ein kühler Kopf – auch wenn es einmal hektisch wird.

Wir bieten:

• Eine faire, leistungsgerechte Vergütung sowie eine unbefristete und krisensichere Anstellung von Anfang an.
• Faire Dienstplanung durch ein verlässliches Schichtmodell sowie flexible Arbeitszeitmodelle (Vollzeit- und Teilzeitoptionen).
• Betriebliche Altersvorsorge (BAV), zusätzliche Unfallversicherung sowie attraktive Mitarbeiterrabatte für Tierbehandlungen, Medikamente und über das Corporate Benefits Portal.
• Job-Rad-Leasing und weitere mögliche Mobilitätszuschüsse.
• Übernahme von Fortbildungskosten inklusive Freistellungen sowie exklusiver Zugang zur Altano Academy.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Übernahme von Fitnessangeboten über Hansefit, regelmäßige Mitarbeiterumfragen für ein starkes Miteinander sowie kostenlose Getränke und Kaffee in unserer modernen Social-Retreat‑Area.
• Individuelle Zuschüsse zur Kinderbetreuung sowie ein Arbeitsplatz in Top‑Lage im Herzen des Südschwarzwalds – ideal für alle Outdoor- und Kulturbegeisterten.
• Regelmäßige Team-Events, sowie modernste Arbeitsbedingungen in unserem Klinik-Neubau ab Ende 2026.

Wir freuen uns darauf, mit Dir in unseren neuen vier Wänden, die keine Wünsche übriglassen, durchzustarten! Werde Teil eines motivierten und netten Teams und setze Dich mit uns für das Wohl der Tiere ein!

Solltest Du Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle haben, kontaktiere gerne Jan-Lucas Schaller per E-Mail j.schaller@altano-gruppe.de oder telefonisch unter +49 15110641650. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!