Facility Officer

Als Facility/Office Management Officer sind Sie verantwortlich für den reibungslosen, effizienten und sicheren Betrieb der Büroeinrichtungen und administrativen Funktionen. Diese Rolle überwacht die täglichen Abläufe, koordiniert Wartungsaktivitäten und schafft ein produktives Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter. Sie berichten direkt an den Facility Senior Manager.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Facility Management: Überwachung der Wartung und Reparatur von Bürogebäuden, -ausstattungen und -systemen (HVAC, Elektro, Sanitär usw.). Durchführung regelmäßiger Inspektionen der Einrichtungen zur Identifizierung und Behebung von Wartungsbedarfen. Verwaltung der Beziehungen zu Auftragnehmern, Anbietern und Dienstleistern unter der Aufsicht des Facility Senior Managers. Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Bauvorschriften. Koordination der Raumplanung und Optimierung des Bürolayouts. Verwaltung von budgetbezogenen Maßnahmen und Kostenkontrolle.
• Bürooperationen: Überwachung der täglichen Büroabläufe und des administrativen Personals. Verwaltung des Bestands an Büromaterialien und Beschaffungsprozessen. Koordination von Empfang, Post- und Kurierdiensten. Überwachung von Sicherheitssystemen, Zugangskontrollen und Notfallverfahren. Implementierung und Aufrechterhaltung von Arbeitsplatzrichtlinien und -verfahren. Bearbeitung von Büro-Renovierungen und -Umgestaltungen.
• Gesundheit, Sicherheit & Compliance: Sicherstellung der Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz und der Einhaltung von Vorschriften. Pflege von Aufzeichnungen für Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen.
• Administrative Unterstützung: Verwaltung von Parkplätzen, Zugangsausweisen und Gebäudepässen. Koordination von Bürobewegungen und Arbeitsplatzzuweisungen. Unterstützung bei der Logistik für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Physische Anforderungen: Fähigkeit, Rundgänge und Inspektionen der Einrichtungen durchzuführen. Gelegentliches Heben von Büromaterialien (bis zu 25 lbs). Verfügbarkeit für gelegentliche Anrufe außerhalb der regulären Arbeitszeiten oder im Notfall.

Ihr Profil

• Bildung: Bachelor-Abschluss in Facility Management oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung: 3-5 Jahre Erfahrung im Facility- oder Büromanagement.
• Fähigkeiten & Kompetenzen: Starke organisatorische und multitaskingfähigkeiten. Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten. Kenntnisse der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. Beherrschung von Facility-Management-Software und MS Office Suite. Projektmanagementfähigkeiten. Detailgenauigkeit und qualitätsorientierte Denkweise. Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten.
• Gewünschte Eigenschaften: Proaktive und einfallsreiche Herangehensweise. Kundenorientierung. Fähigkeit, in Stresssituationen ruhig zu bleiben. Starke Verhandlungsfähigkeiten. Flexibilität, um Notfälle außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu bewältigen.

Was wir bieten

Wir setzen uns dafür ein, Ihre Entwicklung zu unterstützen, Ihre Karriere voranzutreiben und Ihnen Vorteile zu bieten, die für Sie wichtig sind. Unsere branchenführende Alter Domus Academy bietet sechs Lernzonen für jede Phase Ihrer Karriere, mit Ressourcen, die auf Ihre Ambitionen zugeschnitten sind, sowie Ressourcen von LinkedIn Learning. Unsere globalen Vorteile umfassen auch: Unterstützung für berufliche Akkreditierungen wie ACCA und Studienurlaub. Flexible Regelungen, großzügige Urlaubszeiten und einen zusätzlichen freien Tag an Ihrem Geburtstag! Kontinuierliches Mentoring während Ihrer Karriereentwicklung. Aktive Sport-, Veranstaltungs- und Sozialkomitees in unseren Büros. 24/7 Unterstützung über unser Mitarbeiterhilfeprogramm. Die Möglichkeit, in unser Wachstum und unseren Erfolg durch unseren Mitarbeiteraktienplan zu investieren. Plus zusätzliche lokale Vorteile, abhängig von Ihrem Standort.

Gleichheit in jeder Hinsicht: Wir sind im Geschäft mit Gleichheit, in jeder Hinsicht. Für uns bedeutet dies, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass jeder Kollege die gleichen Chancen hat, jede Stimme und Erfahrung in unserer Organisation zu schätzen, eine inklusive Kultur aufrechtzuerhalten, in der Sie Ihr ganzes Ich zur Arbeit bringen können, und Alter Domus zu einem Arbeitsplatz zu machen, an dem sich jeder zugehörig fühlt. Wir feiern unsere Unterschiede und verstehen, dass unser Erfolg auf vielfältigen Perspektiven und Erfahrungen beruht, die auf gemeinsame Ziele und einen gemeinsamen Zweck hinarbeiten. Wir sind stolz darauf, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle unsere Mitarbeiter befähigt sind, sich wirklich in das Alternative zu investieren und ihr ganzes Ich zur Arbeit zu bringen.

Wir setzen uns dafür ein, einen einladenden Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozess für alle zu gewährleisten. Bitte kontaktieren Sie unser Einstellungsteam, wenn Sie Anpassungen benötigen, um unseren Rekrutierungsprozess für Sie zugänglicher zu gestalten.