Facility Officer

Als führender Anbieter integrierter Lösungen für die alternative Investmentbranche ist Alter Domus stolz darauf, 90 % der 30 größten Vermögensverwalter im Privatmarkt und mehr als 6.000 Fachleute in 24 Jurisdiktionen zu beschäftigen.

Die Rolle des Facility/Office Management Officers umfasst die Gewährleistung eines reibungslosen, effizienten und sicheren Betriebs der Büroeinrichtungen und administrativen Funktionen. Diese Position überwacht die täglichen Abläufe, koordiniert Wartungsaktivitäten und schafft ein produktives Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter. Sie berichten direkt an den Facility Senior Manager.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Facility Management: Überwachung der Wartung und Reparatur von Bürogebäuden, -ausstattungen und -systemen (HVAC, Elektro, Sanitär usw.). Regelmäßige Inspektionen der Einrichtungen zur Identifizierung und Behebung von Wartungsbedarfen. Verwaltung der Beziehungen zu Auftragnehmern, Anbietern und Dienstleistern unter der Aufsicht des Facility Senior Managers. Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Bauvorschriften. Koordination der Raumplanung und Optimierung der Bürolayouts. Verwaltung von budgetbezogenen Maßnahmen und Kostenkontrolle.
• Bürooperationen: Überwachung der täglichen Büroabläufe und des administrativen Personals. Verwaltung des Bestands an Büromaterialien und Beschaffungsprozessen. Koordination von Empfang, Post- und Kurierdiensten. Überwachung von Sicherheitssystemen, Zugangskontrollen und Notfallverfahren. Implementierung und Pflege von Arbeitsplatzrichtlinien und -verfahren. Durchführung von Bürorenovierungen und -umbauten.
• Gesundheit, Sicherheit & Compliance: Sicherstellung der Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz und der Einhaltung von Vorschriften. Pflege von Aufzeichnungen für Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen.
• Administrative Unterstützung: Verwaltung von Parkplätzen, Zugangsausweisen und Gebäudepässen. Koordination von Bürobewegungen und Arbeitsplatzzuweisungen. Unterstützung bei der Logistik für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Körperliche Anforderungen: Fähigkeit zur Durchführung von Rundgängen und Inspektionen der Einrichtungen. Gelegentliches Heben von Büromaterialien (bis zu 25 lbs). Verfügbarkeit für gelegentliche Anrufe außerhalb der regulären Arbeitszeiten oder im Notfall.

Ihr Profil

• Bildung: Bachelor-Abschluss im Facility Management oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung: 3-5 Jahre Erfahrung im Facility- oder Büromanagement.
• Fähigkeiten & Kompetenzen: Starke organisatorische und multitaskingfähigkeiten. Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten. Kenntnisse der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. Beherrschung von Facility-Management-Software und MS Office Suite. Projektmanagementfähigkeiten. Detailgenauigkeit und qualitätsorientierte Denkweise. Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten.
• Gewünschte Eigenschaften: Proaktive und einfallsreiche Herangehensweise. Kundenorientierung. Fähigkeit, in Stresssituationen ruhig zu bleiben. Starke Verhandlungsfähigkeiten. Flexibilität, um Notfälle außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu bewältigen.

Was wir bieten

Wir setzen uns dafür ein, Ihre Entwicklung zu unterstützen, Ihre Karriere voranzutreiben und Ihnen Vorteile zu bieten, die für Sie wichtig sind. Unsere branchenführende Alter Domus Academy bietet sechs Lernzonen für jede Phase Ihrer Karriere, mit Ressourcen, die auf Ihre Ambitionen zugeschnitten sind, sowie Ressourcen von LinkedIn Learning.

Unsere globalen Vorteile umfassen auch: Unterstützung für berufliche Akkreditierungen wie ACCA und Studienurlaub, flexible Regelungen, großzügige Urlaubszeiten sowie einen zusätzlichen freien Tag an Ihrem Geburtstag! Kontinuierliches Mentoring während Ihrer Karriereentwicklung, aktive Sport-, Veranstaltungs- und Sozialkomitees in unseren Büros, 24/7 Unterstützung durch unser Mitarbeiterhilfeprogramm und die Möglichkeit, in unser Wachstum und unseren Erfolg durch unseren Mitarbeiteraktienplan zu investieren.

Wir feiern unsere Unterschiede und verstehen, dass unser Erfolg auf vielfältigen Perspektiven und Erfahrungen beruht, die auf gemeinsame Ziele und einen gemeinsamen Zweck hinarbeiten. Wir sind bestrebt, einen einladenden Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozess für alle sicherzustellen.