Mitarbeiter Kundenservice (m/w/d)

Du hast Freude daran, Kund*innen wirklich weiterzuhelfen – am Telefon genauso wie im Ticketsystem? Du bleibst auch in hektischen Momenten freundlich, strukturiert und lösungsorientiert? Dann suchen wir genau Dich als Mitarbeiter Kundenservice (m/w/d) bei der Altruan GmbH! Mit über 100 Mitarbeitenden gehören wir zu den modernen Akteuren im Gesundheitssektor. In dieser Rolle bist Du erste Ansprechperson für unsere Kund*innen und sorgst dafür, dass Anfragen schnell, freundlich und professionell bearbeitet werden. Der Fokus liegt klar auf Service & Qualität.

Aufgaben:

• Kundenbetreuung am Telefon & im Ticketsystem: Du bist zentrale Anlaufstelle für unsere Kund*innen (B2B und B2C) am Telefon und im Ticketsystem (E-Mail/Online-Anfragen). Du bearbeitest Anfragen zu Bestellungen, Lieferungen, Reklamationen, Rücksendungen und Produkten. Du erkennst, was Kund*innen wirklich brauchen, fragst gezielt nach und findest schnell eine passende Lösung.
• Fallbearbeitung & Dokumentation: Du legst Tickets strukturiert an, priorisierst sie und dokumentierst alle Schritte transparent im System. Du sorgst dafür, dass keine Anfrage "liegenbleibt" und Kund*innen rechtzeitig Rückmeldung erhalten. Du arbeitest mit klaren Service-Standards (SLAs, Antwortzeiten, Qualität).
• Schnittstelle zu anderen Abteilungen: Du arbeitest eng mit Logistik, Vertrieb, Buchhaltung und Produktmanagement zusammen. Du holst dir aktiv Informationen ein, stimmst Dich ab und sorgst dafür, dass Kund*innen konsistente Antworten bekommen. Du gibst Feedback aus dem Kundenkontakt intern weiter (z. B. wiederkehrende Probleme, Verbesserungspotenziale).
• Qualität, Prozesse & Wissen: Du arbeitest nach definierten Prozessen – und hilfst mit, diese kontinuierlich zu verbessern. Du unterstützt beim Aufbau und der Pflege von FAQ, Vorlagen, Wissensdatenbank & Makros. Du achtest auf eine saubere Datenerfassung und trägst dazu bei, dass unsere Systeme aktuell und verlässlich bleiben.

Wichtig: Dein Fokus liegt auf Kundenservice & Problemlösung – Du hast keine Verantwortung für Outbound-Sales oder aktive Vertriebsakquise.

Qualifikation:

• Muss: Erfahrung im Kundenservice, Callcenter, Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren Tätigkeit mit direktem Kundenkontakt. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sichere und freundliche Telefonkommunikation. Sicherer Umgang mit PC, E-Mail und Ticket-/CRM-Systemen. Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise und Freude daran, Themen wirklich "zu Ende zu bringen". Hohe Serviceorientierung: Du möchtest Kund*innen nicht nur "abarbeiten", sondern wirklich weiterhelfen.
• Nice to have (kein Muss): Erfahrung im Gesundheitswesen, Handel oder E-Commerce. Erfahrung mit Ticketsystemen oder CRM (z. B. Zendesk, Freshdesk, HubSpot o. Ä.). Grundverständnis für Prozesse rund um Bestellungen, Logistik und Rechnungsstellung.

Mindset: Du bleibst ruhig, auch wenn es mal dynamisch oder emotional wird. Du arbeitest gern im Team, teilst Wissen und unterstützt Kolleg*innen. Du hast Freude daran, mit klaren Strukturen zu arbeiten – und diese gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.

Benefits:

• Eine verantwortungsvolle Rolle im Kundenservice in einem stark wachsenden, modernen Unternehmen.
• Weiterbildung & Entwicklungsmöglichkeiten – abgestimmt auf Deine Stärken (z. B. Kommunikation, Systemsicherheit, Prozessverständnis).
• Attraktives Gehaltspaket, betriebliche Altersvorsorge, Jobrad, Tankgutschein u. v. m.
• Wertschätzende Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen, echter Teamarbeit und regelmäßigem Austausch.
• Modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, offener Feedbackkultur und Fokus auf Qualität und Menschlichkeit.

Noch ein paar Worte zum Schluss: Wir besetzen die Position aktuell aktiv. Wir schneiden keine Mitarbeiter auf eine Stelle zu, sondern wollen auf jeden Mitarbeiter eine Stelle zuschneiden. Wenn Sie sich bei uns bewerben, führen wir Sie in der entsprechenden Abteilung als Interessent und würden Sie kontaktieren, wenn wir für Ihre Persona einen für Sie angepassten Verantwortungsbereich sehen. Deshalb bitte nicht enttäuscht sein, wenn Sie nichts von uns hören. Unser Marktumfeld und unsere Unternehmenssituation ändert sich ständig. Deshalb erhalten Sie von uns keine pauschale Absage oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch, sondern Sie hören von uns, wenn wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt eine für Sie passende Stelle anbieten können. Wir freuen uns auf Bewerber jeden Geschlechts und Alters, jeder ethnischen Herkunft, jeder Religion und Weltanschauung, jeder sexuellen Orientierung und egal ob mit oder ohne Behinderung.