Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere den reibungslosen Büroalltag und organisiere Veranstaltungen für unsere Mitglieder.
- Unternehmen: Aluminium Deutschland, die Stimme der deutschen Aluminiumindustrie.
- Vorteile: Vielseitige Aufgaben, hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
- Weitere Informationen: Spannende Schnittstellenfunktion in einem sich ständig verändernden Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Aluminiumindustrie mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Aluminium Deutschland ist die Stimme der deutschen Aluminiumindustrie und spricht für ca. 135 Unternehmen.
Unser Verband vertritt die politischen, wirtschaftlichen und technischen Interessen unserer Mitglieder entlang der gesamten Aluminiumwertschöpfungskette.
Wir machen sichtbar, welchen Beitrag Aluminium für eine innovative und nachhaltige Zukunft leistet.
Für unser neue Büro in Berlin suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die den reibungslosen Büroalltag sicherstellt und als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Mitglieder, Gäste sowie externe Dienstleister fungiert.
- Ihre Aufgaben
- Betreuung des Empfangs sowie freundliche und professionelle Bewirtung unserer Gäste bei Veranstaltungen
- Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung der Email-Postfächer sowie Organisation des Postein- und -ausgangs
- Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
- Organisation und Steuerung der Materialwirtschaft
- Betreuung der angemieteten Büroetage in allen laufenden Facility-Angelegenheiten
- Termin- und Verbandsadministration
- Bearbeitung administrativer Aufgaben aus der laufenden Verbandsarbeit wie die Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Seminaren und Tagungen
- Selbstständige Erledigung der anfallenden nationalen und internationalen Korrespondenz
- Organisatorische Mitwirkung bei Messen und Veranstaltungen
- Begleitung und Koordination von Änderungen im Vereinsregister
- Organisatorische Vorbereitung und Unterstützung bei Wahlen
- Überwachung verbandsrelevanter Termine, Fristen und Wiedervorlagen
- Koordination von Terminen und Unterstützung der Hauptgeschäftsführung
- Rechnungswesen und IT/digitale Prozesse
- Erstellung von Rechnungen für Beiträge und Seminare sowie Bearbeitung der zugehörigen Seminarabrechnungen
- Mitwirkung an der digitalen Rechnungsprüfung
- Pflege des CRM-Systems
- Kontinuierliche Aktualisierung und Qualitätssicherung der Kontaktdaten
- Koordination von IT-Beschaffung mit dem externen IT-Dienstleister
- Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, in einer Geschäftsstelle oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
- Idealerweise Erfahrung in einem Verband, einer politischen Institution, einer Interessenvertretung oder einem vergleichbaren Umfeld
- Gute Kenntnisse in protokollarischen Fragen sowie Vertrautheit mit den Gepflogenheiten, Abläufen und Umgangsformen im politischen Berlin
- Erfahrung in der Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminen mit hochrangigen Gästen und politischen Ansprechpartnern
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten und Prioritäten sicher zu setzen
- Selbstständige, strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
- Professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse für die internationale Korrespondenz
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Erfahrung mit CRM-Systemen und digitalen Rechnungsprüfungsprozessen
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion
- Die Position
Als Office Manager (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale und verantwortungsvolle Rolle in unserem neuen Berliner Büro.
Sie sind die organisatorische Anlaufstelle für Mitarbeitende, Mitglieder, Gäste und externe Ansprechpartner und tragen maßgeblich dazu bei, dass der Büroalltag, unsere Verbandsarbeit sowie Veranstaltungen und Projekte professionell und reibungslos ablaufen.
In einem anspruchsvollen und sich stetig verändernden Arbeitsumfeld unterstützen Sie uns dabei, den Überblick zu behalten, Prioritäten richtig zu setzen und auch kurzfristige Anforderungen zuverlässig zu koordinieren.
Mit Ihrer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise sorgen Sie dafür, dass Termine, Fristen, Unterlagen und organisatorische Abläufe jederzeit im Blick bleiben.
Die Position bietet Ihnen ein vielseitiges Aufgabengebiet mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
Sie wirken aktiv am Aufbau und an der Weiterentwicklung unseres Berliner Büros mit und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen der Geschäftsstelle, unseren Mitgliedern, der Buchhaltung, externen Dienstleistern sowie Ansprechpartnern aus Politik und Verbandsumfeld.
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Office Manager Berlin (w/m/d) Arbeitgeber: Aluminium Deutschland e. V. (AD)
Aluminium Deutschland bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das die Interessen der deutschen Aluminiumindustrie vertritt. Unser neues Büro in Berlin fördert eine offene und kollegiale Arbeitskultur, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer abwechslungsreichen Tätigkeit und der Chance, aktiv an der Gestaltung unserer Verbandsarbeit mitzuwirken.
Kontaktdaten:
Aluminium Deutschland e. V. (AD) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager Berlin (w/m/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Aluminium Deutschland e. V. (AD), die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Aluminium Deutschland e. V. (AD) im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Aluminium Deutschland e. V. (AD) echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Aluminium Deutschland e. V. (AD) zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager Berlin (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Aluminium Deutschland e. V. (AD) reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Aluminium Deutschland e. V. (AD) vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Aluminium Deutschland e. V. (AD) tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
