1050 Wien, 20 Stunden oder 38,5 bei zusätzlicher Qualifikation
Die Amadeus Acoustics GmbH bietet Akustische Intelligenz für die Herausforderungen in modernen Veranstaltungsstätten. Amadeus Active Acoustics – das Hauptprodukt - ist eine akustische Lösung für Konzertsäle, Konferenzsäle, Theater oder Opern. Es geht darum die Akustik eines Raums mit elektroakustischen Mitteln (Lautsprecher und Mikrofone) optimal anzupassen. Dadurch schaffen wir eine höhere Qualität und Flexibilität für unsere Kunden oder Projekte.
Amadeus wurde bereits in einigen Konzert- und Konferenzsälen in Österreich, Deutschland, Frankreich und der Schweiz installiert. Der Markt bewegt sich sehr stark in diese Richtung und wir wollen ein globaler Player in diesem Bereich werden.
Wir bieten einer engagierten Persönlichkeit die Chance zur Mitarbeit und dem Aufbau in einem vielseitigen Aufgabengebiet im Bereich Office Management, online wie offline. In dieser Position bist du Mitglied eines kleinen Teams und arbeitest direkt mit den Gründern zusammen. Essenziell ist die selbstständige und eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben und Projekten.
Abteilung: Geschäftsführung
Direkter Vorgesetzter: Fabio Kaiser
Zweck der Position: Die Position Team-Assistenz & Office Management ist eine zentrale organisatorische Rolle im Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass der Arbeitsalltag strukturiert, effizient und reibungslos abläuft – sowohl für das Team als auch für Führungskräfte. Der Hauptzweck ist die Entlastung des Teams und Managements von organisatorischen Aufgaben, damit sich alle auf ihre eigentlichen Fachaufgaben konzentrieren können.
Ziele:
Struktur schaffen und Chaos vermeiden
Informationsfluss sicherstellen
Administrative Abläufe effizient halten
Führungskräfte entlasten und unterstützen
Optimale Arbeitsbedingungen schaffen
Verantwortungen:
Buchhaltungsvorbereitung
Belege prüfen, hochladen und ablegen
Zahlungsabgleich vorbereiten
Ausgangsrechnungen erstellen und hochladen
Unterstützung bei Organisation und Abhaltung von Events
Reibungslose Abläufe
Sicherstellen, dass der Büroalltag funktioniert
Termine, Meetings und Deadlines koordinieren
Engpässe und Konflikte früh erkennen und lösen
Zeit- und Terminmanagement
Kalenderpflege
Organisation von Meetings und Geschäftsreisen
Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
Weitergabe wichtiger Informationen im Team
Administration und Dokumentation
Pflege und Ablage von Dokumenten
Vorbereitung von Agenden und Protokollen für Meetings
Unterstützung bei Rechnungen, Bestellungen und Verträgen
Organisation des Büros (Material, Ausstattung, Ordnung)
Koordination externer Dienstleister (IT, Reinigung, etc.)
Unterstützung Team und Management
Entlastung bei organisatorischen Aufgaben
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Unterstützung bei Projekten
Größte Herausforderungen:
Die größten Herausforderungen entstehen vor allem durch die Kombination aus Organisation, Kommunikation und ständig wechselnde Prioritäten.
Überblick behalten und richtig priorisieren
Flexibel bleiben und schnell reagieren
Fehler vermeiden trotz Zeitdruck
Immer ein paar Schritte voraus denken
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokauffrau/-mann, HAK, HBLA, o.ä.)
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Kalender- und Planungstools, Slack, Google, usw.
Sehr gutes Deutsch und Englisch
Spielen eines Musikinstruments (aktiv oder in der Vergangenheit)
Erfahrung mit Social Media und/oder Event Management von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig
Verständnis für Büroabläufe und Organisation
Organisatorisches Talent
Sorgfalt und Detailgenauigkeit
Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit und Serviceorientierung
Stressresistenz und Flexibilität
Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Eigeninitiative
Vergütung: Wir unterliegen dem IT KV (Einstufung mindestens AT, bei höherer Qualifizierung ST1 möglich)
Arbeitsplan:
20 Stunden pro Woche (5x 4 Stunden) mit Kernarbeitszeiten, teilweise flexibel gestaltbar, teilweise remote möglich
je nach zusätzlicher Qualifikation (z.B. Marketing) ist eine Vollanstellung möglich.
Bei Veranstaltungen auch abends und am Wochenende möglich
Abhängig von der Arbeitsbelastung
Es ist jedoch eine herausfordernde und anspruchsvolle Position und ist entscheidend für unseren Erfolg. Wir erwarten, dass die Person in dieser Position so viel Zeit wie notwendig investiert, um den eigenen Erfolg und den des Unternehmens zu gewährleisten.
Wenn Sie sich für diese herausfordernde Tätigkeit begeistern können, freuen wir uns auf Ihre E-Mail-Bewerbung unter Angabe Ihrer Verfügbarkeit an Herrn Fabio Kaiser: office@amadeus-acoustics.com
#J-18808-Ljbffr
Die Amadeus Acoustics GmbH bietet Akustische Intelligenz für die Herausforderungen in modernen Veranstaltungsstätten. Amadeus Active Acoustics – das Hauptprodukt - ist eine akustische Lösung für Konzertsäle, Konferenzsäle, Theater oder Opern. Es geht darum die Akustik eines Raums mit elektroakustischen Mitteln (Lautsprecher und Mikrofone) optimal anzupassen. Dadurch schaffen wir eine höhere Qualität und Flexibilität für unsere Kunden oder Projekte.
Amadeus wurde bereits in einigen Konzert- und Konferenzsälen in Österreich, Deutschland, Frankreich und der Schweiz installiert. Der Markt bewegt sich sehr stark in diese Richtung und wir wollen ein globaler Player in diesem Bereich werden.
Wir bieten einer engagierten Persönlichkeit die Chance zur Mitarbeit und dem Aufbau in einem vielseitigen Aufgabengebiet im Bereich Office Management, online wie offline. In dieser Position bist du Mitglied eines kleinen Teams und arbeitest direkt mit den Gründern zusammen. Essenziell ist die selbstständige und eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben und Projekten.
Abteilung: Geschäftsführung
Direkter Vorgesetzter: Fabio Kaiser
Zweck der Position: Die Position Team-Assistenz & Office Management ist eine zentrale organisatorische Rolle im Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass der Arbeitsalltag strukturiert, effizient und reibungslos abläuft – sowohl für das Team als auch für Führungskräfte. Der Hauptzweck ist die Entlastung des Teams und Managements von organisatorischen Aufgaben, damit sich alle auf ihre eigentlichen Fachaufgaben konzentrieren können.
Ziele:
Struktur schaffen und Chaos vermeiden
Informationsfluss sicherstellen
Administrative Abläufe effizient halten
Führungskräfte entlasten und unterstützen
Optimale Arbeitsbedingungen schaffen
Verantwortungen:
Buchhaltungsvorbereitung
Belege prüfen, hochladen und ablegen
Zahlungsabgleich vorbereiten
Ausgangsrechnungen erstellen und hochladen
Unterstützung bei Organisation und Abhaltung von Events
Reibungslose Abläufe
Sicherstellen, dass der Büroalltag funktioniert
Termine, Meetings und Deadlines koordinieren
Engpässe und Konflikte früh erkennen und lösen
Zeit- und Terminmanagement
Kalenderpflege
Organisation von Meetings und Geschäftsreisen
Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
Weitergabe wichtiger Informationen im Team
Administration und Dokumentation
Pflege und Ablage von Dokumenten
Vorbereitung von Agenden und Protokollen für Meetings
Unterstützung bei Rechnungen, Bestellungen und Verträgen
Organisation des Büros (Material, Ausstattung, Ordnung)
Koordination externer Dienstleister (IT, Reinigung, etc.)
Unterstützung Team und Management
Entlastung bei organisatorischen Aufgaben
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Unterstützung bei Projekten
Größte Herausforderungen:
Die größten Herausforderungen entstehen vor allem durch die Kombination aus Organisation, Kommunikation und ständig wechselnde Prioritäten.
Überblick behalten und richtig priorisieren
Flexibel bleiben und schnell reagieren
Fehler vermeiden trotz Zeitdruck
Immer ein paar Schritte voraus denken
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokauffrau/-mann, HAK, HBLA, o.ä.)
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Kalender- und Planungstools, Slack, Google, usw.
Sehr gutes Deutsch und Englisch
Spielen eines Musikinstruments (aktiv oder in der Vergangenheit)
Erfahrung mit Social Media und/oder Event Management von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig
Verständnis für Büroabläufe und Organisation
Organisatorisches Talent
Sorgfalt und Detailgenauigkeit
Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit und Serviceorientierung
Stressresistenz und Flexibilität
Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Eigeninitiative
Vergütung: Wir unterliegen dem IT KV (Einstufung mindestens AT, bei höherer Qualifizierung ST1 möglich)
Arbeitsplan:
20 Stunden pro Woche (5x 4 Stunden) mit Kernarbeitszeiten, teilweise flexibel gestaltbar, teilweise remote möglich
je nach zusätzlicher Qualifikation (z.B. Marketing) ist eine Vollanstellung möglich.
Bei Veranstaltungen auch abends und am Wochenende möglich
Abhängig von der Arbeitsbelastung
Es ist jedoch eine herausfordernde und anspruchsvolle Position und ist entscheidend für unseren Erfolg. Wir erwarten, dass die Person in dieser Position so viel Zeit wie notwendig investiert, um den eigenen Erfolg und den des Unternehmens zu gewährleisten.
Wenn Sie sich für diese herausfordernde Tätigkeit begeistern können, freuen wir uns auf Ihre E-Mail-Bewerbung unter Angabe Ihrer Verfügbarkeit an Herrn Fabio Kaiser: office@amadeus-acoustics.com
#J-18808-Ljbffr
