Team Assistant (F/M/*)

Einleitung Stell dir vor, du hättest eine systemübergreifende KI-Plattform, mit der all dein Wissen zugänglich wird ... Damit du dir dies nicht vorstellen musst, haben wir amberSearch entwickelt. amberSearch ist eine KI-basierte, unternehmensinterne Suchmaschine, um Mitarbeitern den Zugang zu Wissen zu erleichtern. Du liebst es, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass alles rund läuft? Dann bist du bei uns genau richtig! Als Founder’s Right Hand hältst Du unserem Gründerteam den Rücken frei, jonglierst Projekte, koordinierst Meetings und bringst neue Strukturen in den Alltag unseres gesamten Teams. Du bist die gute Seele, an die sich jeder wendet, wenn wir mal nicht weiter wissen. Ob strategische Aufgaben, Office-Management oder spontane Herausforderungen – du bist der Dreh- und Angelpunkt unseres Unternehmens. Hast Du Lust auf eine Rolle, die verbindet? Dann lass uns sprechen!

Aufgaben

• Du unterstützt bei der strategischen und operativen Weiterentwicklung des Unternehmens, bist an vorderster Front bei Forschungsanträgen und hast immer das große Ganze im Blick.
• Du wirkst mit bei Budgetierung und Controlling und hilfst dabei die Daten anschaulich aufzubereiten - zB. für unsere Board Meetings.
• Du arbeitest Verträge mit diversen Parteien professionell aus – von der Vorbereitung bis zur finalen Unterschrift behältst Du den Überblick und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Du erkennst Optimierungspotenziale bei amberSearch, automatisierst Prozesse durch Einführung neuer Tools und sorgst dafür, dass alles noch reibungsloser läuft.
• Du übernimmst auch unregelmäßig wiederkehrende Aufgaben wie Eventplanung, Reisekostenabrechnungen oder Hardware- und Bürobestellungen.
• Du übernimmst die Verantwortung für unsere Büros und die Gestaltung von vor-Ort-Formaten, um unsere Office Culture zu stärken.

Qualifikation

• Du bist ein Teamplayer und ein Kommunikationstalent mit einem guten Gefühl für zwischenmenschliche Beziehungen.
• Du hast eine hohe Selbstmotivation und besitzt gute Projektmanagementfähigkeiten, bei denen Du sinnvoll Prioritäten setzen kannst.
• Du hast Erfahrung in der Organisation und Durchführung von internen Events.
• Du kennst Dich aus im Controlling und behältst den Überblick über Zahlen, Budgets sowie Finanzprozesse und denkst dabei sowohl analytisch als auch strategisch.
• Du hast Lust dich proaktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen.
• Du kommunizierst sicher und verbindlich - auf Deutsch und auf Englisch - mit verschiedenen Stakeholdern.

Wir sind remote-first, bauen aber grade unsere Office Culture in Aachen und Köln aus. Falls du in der Nähe wohnst, optimal – falls nicht, finden wir eine Lösung!

Benefits

• Workations - Da du in einem internationalen Team arbeiten wirst, sind unsere Workations bisher immer international gewesen.
• Attraktive Vergütung (siehe Angaben unten).
• Wir fördern Deine persönliche Entwicklung durch Weiterbildung und Raum für Eigenverantwortung.
• Remote-First, aber mittendrin – Für diese Rolle bist Du regelmäßig vor Ort in einem der coolsten Co-Working-Spaces in Aachen - der Digital Church oder in unserem Kölner Office, um das Team zu unterstützen und den Alltag reibungslos zu gestalten.
• Damit Du auch flexibel anreisen kannst geht Dein Deutschland-Jobticket auf uns.
• Ein Team von motivierten Leuten, die Bock haben, KI-Lösungen auch für mittelständische Unternehmen zugänglich zu machen.
• Arbeite mit den neusten Technologien & Tools.

Noch ein paar Worte zum Schluss: Hier bekommst du die Chance, direkt an der Seite des Gründerteams zu arbeiten, Prozesse zu optimieren und mit deinem Organisationstalent echten Impact zu schaffen. Klingt spannend? Dann hilf uns jetzt und schick uns einfach kurz deinen CV oder dein LinkedIn-Profil – unkompliziert über JOIN. Wir freuen uns auf dich! Let’s go big together.