Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Abläufe in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: Renommierte transatlantische Institution am Berliner Wannsee.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Homeoffice, Zuschüsse und gesundes Essen.
- Weitere Informationen: Chancengleichheit und einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden.
- Warum dieser Job: Erlebe eine internationale Umgebung und arbeite mit hochkarätigen Persönlichkeiten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im administrativen Bereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im operativen Tagesgeschäft für die Position als Administrative Specialist (m/w/d). Sie organisieren gerne, behalten auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und sorgen dafür, dass Prozesse reibungslos laufen? Dann könnte das genau die richtige Position für Sie sein.
Das sind wir: Die American Academy in Berlin gehört zu den renommiertesten transatlantischen Institutionen, in der führende Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Kunst, Medien, Wirtschaft und Politik aufeinandertreffen. Sie ist eine privat finanzierte, unabhängige, unparteiische Forschungs- und Kulturinstitution, die sich der Aufrechterhaltung und Verbesserung langfristiger intellektueller, kultureller und politischer Beziehungen zwischen den USA und Deutschland widmet. Der Dreh- und Angelpunkt ist unsere denkmalgeschützte Villa am Wannsee, wo unsere Gäste leben und forschen und unser Team arbeitet. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen.
Ihr Rolle: Sie denken in Strukturen, verstehen prozessuale Zusammenhänge und bewegen sich sicher auf Management-Ebene? In dieser Rolle arbeiten Sie eng an der Seite der Führung in den Abteilungen Infrastructure & Administration sowie COO-Office. Sie schaffen Übersicht in Themenfeldern wie Vertragsverwaltung, Liegenschaftserhalt, Instandhaltung, Energie und sorgen gleichzeitig für professionelle Management-Unterstützung im Büro des kaufmännischen Geschäftsführers.
Ihre Aufgaben:
- Vorausschauende Organisation und Koordination administrativer Abläufe
- Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und internen Anfragen
- Terminplanung und Verwaltung von Kalendern
- Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern
- Erstellung von Präsentationen, Briefings, Management Reports und Protokollen
- Pflege von Datenbanken, Dokumenten und internen Systemen
- Weiterentwicklung effizienter Dokumentations- und Ablagesysteme
- Mitwirkung an internen Projekten und Prozessoptimierungen
- Administrative Mitarbeit von Bau-, Modernisierungs- und Infrastrukturprojekten
Ihr Profil:
- Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildung wie Büromanagement, Verwaltungsfachkraft, Steuerfachkraft oder vergleichbar
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich
- Erfahrung im Bereich Immobilien und Facility Management von Vorteil
- Sehr sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Digitale Kompetenz und Routine im Umgang mit modernen Arbeits-, Kollaborations- und Office Tools (M365)
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
- Klare, professionelle Kommunikation
- Teamfähigkeit sowie souveränes Auftreten gegenüber externen und internen Stakeholdern
- Diskretion, Verlässlichkeit und Umsetzungsstärke
Warum wir? Vielseitige Tätigkeit in einer außergewöhnlichen internationalen Umgebung: Arbeiten Sie in einer hoch angesehenen Institution mit transatlantischer Ausrichtung und hochkarätigen Persönlichkeiten. Flexibilität & Work-Life-Balance: Homeoffice, Gleitzeit (10–16 Uhr Kernarbeitszeit) und eine strukturierte Einarbeitung für einen reibungslosen Start. Attraktive Benefits: Zuschuss zum Jobticket oder Urban Sports Club, gesundes Essen im Restaurant der Villa und kostenfreie Parkplätze. Beste Erreichbarkeit: Arbeitsort in einzigartiger Lage am Berliner Wannsee, zentral gelegen mit optimaler Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind stets an einem unbefristeten Folgevertrag interessiert. Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen über unser Bewerbungsportal.
Ihr Ansprechpartner bei der American Academy in Berlin GmbH zu allen Fragen rund um Ihre Bewerbung: Nadine Köchling, Senior Coordinator, Personnel & Legal.
Administrative Specialist (m/w/d) Arbeitgeber: American Academy Berlin
Die American Academy in Berlin ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einer renommierten transatlantischen Institution zu arbeiten, die hochkarätige Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Kunst und Politik zusammenbringt. Mit flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und einem attraktiven Benefits-Paket, einschließlich Zuschüssen für das Jobticket und gesundem Essen in unserer historischen Villa am Wannsee, fördern wir eine ausgewogene Work-Life-Balance und bieten zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten in einem inspirierenden internationalen Umfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative Specialist (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrative Specialist interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Frag nach einem informellen Gespräch oder einem kurzen Austausch, um mehr über die Position und unser Team zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits bei der American Academy arbeitet oder dort war. Lass dir Insider-Tipps geben, um einen besseren Eindruck von unserer Kultur und den Erwartungen an die Rolle zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Institution und über aktuelle Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur Weiterentwicklung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Bewerbungsportal! So stellst du sicher, dass deine Unterlagen schnell und unkompliziert bei uns landen. Und vergiss nicht, deine Gehaltsvorstellung und deinen möglichen Eintrittstermin anzugeben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Specialist (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Authentizität kommt immer gut an!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Unterlagen klar und übersichtlich sind. Eine gute Struktur hilft uns, deine Qualifikationen schnell zu erfassen und macht einen professionellen Eindruck.
Sprich unsere Sprache!:Verwende in deinem Anschreiben die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenbeschreibung. So zeigst du, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit uns identifizieren kannst.
Bewerbung über unser Portal!:Vergiss nicht, deine Unterlagen über unser Bewerbungsportal einzureichen. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei American Academy Berlin vorbereitet
✨Verstehe die Institution
Informiere dich über die American Academy in Berlin und ihre Mission. Zeige im Interview, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
✨Strukturierte Vorbereitung
Bereite dich auf typische Fragen vor, die sich auf deine organisatorischen Fähigkeiten beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeit zur Prozessoptimierung und effizienten Kommunikation belegen.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Da die Rolle viel mit Dokumentation und Präsentationen zu tun hat, bringe einige deiner besten Arbeiten oder Präsentationen mit. Das zeigt nicht nur deine Fähigkeiten, sondern gibt auch einen praktischen Einblick in deine Arbeitsweise.
✨Fragen stellen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Institution. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell bewältigt, oder nach Möglichkeiten zur Weiterentwicklung innerhalb der Academy.
