Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Abläufe in einer renommierten Institution.
- Unternehmen: Die American Academy in Berlin - ein Ort für Wissenschaft, Kunst und Kultur.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Zuschüsse für Jobticket und gesundes Essen in der Villa.
- Weitere Informationen: Befristete Stelle mit der Möglichkeit auf unbefristeten Vertrag.
- Warum dieser Job: Erlebe eine internationale Umgebung und arbeite mit hochkarätigen Persönlichkeiten.
- Qualifikationen: Erfahrung im administrativen Bereich und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im operativen Tagesgeschäft. Sie organisieren gerne, behalten auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und sorgen dafür, dass Prozesse reibungslos laufen? Dann könnte das genau die richtige Position für Sie sein.
Das sind wir: Die American Academy in Berlin gehört zu den renommiertesten transatlantischen Institutionen, in der führende Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Kunst, Medien, Wirtschaft und Politik aufeinandertreffen. Sie ist eine privat finanzierte, unabhängige, unparteiische Forschungs- und Kulturinstitution, die sich der Aufrechterhaltung und Verbesserung langfristiger intellektueller, kultureller und politischer Beziehungen zwischen den USA und Deutschland widmet. Der Dreh- und Angelpunkt ist unsere denkmalgeschützte Villa am Wannsee, wo unsere Gäste leben & forschen und unser Team arbeitet. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen.
In dieser Rolle arbeiten Sie eng an der Seite der Führung in den Abteilungen Infrastructure & Administration sowie COO-Office. Sie schaffen Übersicht in Themenfeldern wie Vertragsverwaltung, Liegenschaftserhalt, Instandhaltung, Energie und sorgen gleichzeitig für professionelle Management-Unterstützung im Büro des kaufmännischen Geschäftsführers.
Ihre Aufgaben:
- Vorausschauende Organisation und Koordination administrativer Abläufe
- Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und internen Anfragen
- Terminplanung und Verwaltung von Kalendern
- Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern
- Erstellung von Präsentationen, Briefings, Management Reports und Protokollen
- Pflege von Datenbanken, Dokumenten und internen Systemen
- Weiterentwicklung effizienter Dokumentations- und Ablagesysteme
- Mitwirkung an internen Projekten und Prozessoptimierungen
- Administrative Mitarbeit von Bau-, Modernisierungs- und Infrastrukturprojekten
Ihr Profil:
- Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildung wie Büromanagement, Verwaltungsfachkraft, Steuerfachkraft oder vergleichbar
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich
- Erfahrung im Bereich Immobilien und Facility Management von Vorteil
- Sehr sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Digitale Kompetenz und Routine im Umgang mit modernen Arbeits-, Kollaborations- und Office Tools (M365)
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit sowie souveränes Auftreten gegenüber externen und internen Stakeholdern
- Diskretion, Verlässlichkeit und Umsetzungsstärke
Warum wir?
- Vielseitige Tätigkeit in einer außergewöhnlichen internationalen Umgebung: Arbeiten Sie in einer hoch angesehenen Institution mit transatlantischer Ausrichtung und hochkarätigen Persönlichkeiten.
- Flexibilität & Work-Life-Balance: Homeoffice, Gleitzeit (10–16 Uhr Kernarbeitszeit) und eine strukturierte Einarbeitung für einen reibungslosen Start.
- Attraktive Benefits: Zuschuss zum Jobticket oder Urban Sports Club, gesundes Essen im Restaurant der Villa und kostenfreie Parkplätze.
- Beste Erreichbarkeit: Arbeitsort in einzigartiger Lage am Berliner Wannsee, zentral gelegen mit optimaler Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind stets an einem unbefristeten Folgevertrag interessiert. Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen über unser Bewerbungsportal.
Ihr Ansprechpartner bei der American Academy in Berlin GmbH zu allen Fragen rund um Ihre Bewerbung: Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Nadine Köchling
Administrative Specialist Arbeitgeber: American Academy in Berlin
Die American Academy in Berlin ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einer renommierten transatlantischen Institution zu arbeiten, die hochkarätige Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Kunst und Politik zusammenbringt. Mit flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und einem attraktiven Benefits-Paket, einschließlich Zuschüssen für das Jobticket und gesundem Essen in unserer historischen Villa am Wannsee, fördern wir eine ausgewogene Work-Life-Balance und bieten zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten in einem inspirierenden Umfeld.
Kontaktdaten:
American Academy in Berlin Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative Specialist erhalten könnten
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von American Academy in Berlin und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei American Academy in Berlin Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Specialist mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei American Academy in Berlin von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei American Academy in Berlin solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei American Academy in Berlin ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei American Academy in Berlin gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei American Academy in Berlin vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei American Academy in Berlin sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei American Academy in Berlin verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
