Paralegal // Legal Operations Specialist (m/w/d)

Jobbeschreibung Zusammenfassung

DEUTSCH

• Rechtliche Koordination und Fallmanagement: Unterstützung des Legal Teams bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen; Pflege rechtlicher Unterlagen, Koordination von Unternehmensdokumentationen sowie Mitwirkung bei kommerziellen und compliancebezogenen Themen.
• Dokumentation, Governance und Business Support: Sicherstellung der Genauigkeit rechtlicher Dokumente und Einreichungen, Überwachung von Compliance-Anforderungen, Koordination mit internen Stakeholdern und externen Partnern sowie Beitrag zu einer effizienten Erbringung rechtlicher Dienstleistungen innerhalb der Organisation.

Aufgaben

• Vorbereitung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Vertragsänderungen sowie weiteren juristischen Dokumenten unter Verwendung freigegebener Vorlagen und Prozesse.
• Pflege von Vertragsdatenbanken, Rechtsakten und Dokumentenmanagementsystemen unter Sicherstellung von Genauigkeit, Vollständigkeit und Versionskontrolle.
• Koordination von Vertragsabschlussprozessen, einschließlich Genehmigungen, Unterschriften, Verlängerungen sowie Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung.
• Unterstützung des Legal-Teams bei Rechtsrecherchen, der Erstellung von Dokumenten sowie der Beschaffung von Informationen für rechtliche Angelegenheiten und Projekte.
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und Corporate-Governance-Aktivitäten, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen für Gremien, Unternehmensmeldungen und der Pflege gesellschaftsrechtlicher Dokumentationen.
• Überwachung vertraglicher Verpflichtungen, wichtiger Fristen und Compliance-Anforderungen sowie proaktive Nachverfolgung mit relevanten Stakeholdern.
• Koordination der Kommunikation mit externen Rechtsanwaltskanzleien, Notaren, Behörden und weiteren externen Partnern.
• Unterstützung von Compliance-Aktivitäten durch die Pflege von Richtlinien, Dokumentationen, Schulungsunterlagen und prüfungsrelevanten Informationen.
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Ansprüchen, Streitigkeiten und Rechtsverfahren durch die Organisation von Unterlagen und die Nachverfolgung erforderlicher Maßnahmen.
• Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Legal, Vertrieb, Einkauf, Finanzen und HR, um effiziente administrative und operative Unterstützung für rechtliche Prozesse sicherzustellen.

Erforderliche Fähigkeiten und Ausbildung

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium im Wirtschaftsrecht (LL.B.), eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare juristische Qualifikation.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Anwaltskanzlei, einer Unternehmensrechtsabteilung oder im Compliance-Umfeld.
• Praktische Erfahrung in der Verwaltung von Verträgen, Rechtsakten, Gesellschaftsunterlagen und Genehmigungsprozessen.
• Fundierte Kenntnisse in der juristischen Administration, im Dokumentenmanagement sowie im Umgang mit Vertraulichkeitsanforderungen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie geschäftsrelevanten KI-Anwendungen.
• Erfahrung mit Contract Lifecycle Management (CLM)- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie nachweisliche Erfahrung im Management mehrerer Fristen und hoher Dokumentenvolumina mit großer Sorgfalt und Genauigkeit.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, externen Rechtsberatern, Notaren und Behörden.
• Proaktive, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise bei gleichzeitig hohem Qualitäts- und Genauigkeitsanspruch.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Business Level).