Office Manager & Front Desk

AMINA Bank wurde im April 2018 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Zug. Im August 2019 erhielt AMINA eine Schweizer Bank- und Wertpapierhändlerlizenz von der FINMA. Das breite, vertikal integrierte Dienstleistungsspektrum, kombiniert mit den höchsten Sicherheitsstandards, macht das Wertangebot von AMINA einzigartig. AMINA operiert global von seinen regulierten Standorten in der Schweiz, Abu Dhabi und Hongkong, um Fiat- und Krypto-Dienstleistungen für progressive Investoren, sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen oder Institutionen, anzubieten.

Wir suchen Unterstützung in unserem Office Manager & Front Desk Team, um ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten und einen reibungslosen Büroablauf sicherzustellen. Die Rolle konzentriert sich auf die Begrüßung von Gästen (persönlich oder telefonisch), die Aufrechterhaltung einer professionellen Front- und Backoffice-Umgebung sowie die Koordination von Ressourcen, die einen hochwertigen Arbeitsplatz unterstützen.

Zusätzlich umfasst die Rolle die tägliche Wartung des gesamten Büros, wie z.B. die Sicherstellung, dass Büromaterialien verfügbar sind und an die richtigen Standorte verteilt werden, die Besprechungsräume organisiert und ausgestattet sind, die Küche und die Bar sauber, funktional und gut bestückt sind und die Koordination mit Lieferanbietern, Dienstleistern und Technikern hinsichtlich der umfassenderen Wartung des Gebäudes.

Diese Position bietet die Möglichkeit, Beziehungen zu Anbietern zu verwalten, funktionsübergreifende Teams zu unterstützen und zu Büroveranstaltungen und Initiativen beizutragen, die sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die interne Zusammenarbeit verbessern.

Wichtige Verantwortlichkeiten:

• Begrüßung und Unterstützung von Besuchern persönlich und telefonisch mit Professionalität und Herzlichkeit
• Aufrechterhaltung eines polierten und organisierten Empfangsbereichs, der den Standards unserer Firma entspricht
• Unterstützung bei der Koordination von Besprechungsräumen, einschließlich Bereitschaftsprüfungen und Besucherlogistik
• Überwachung der täglichen Büropflege, um einen funktionalen und komfortablen Arbeitsplatz sicherzustellen
• Verwaltung von Büromaterialien: Überwachung des Bestands, Nachbestellung von Artikeln und Verteilung von Materialien an die richtigen Standorte
• Beitrag zur Pflege der Küche und der Bar, um sicherzustellen, dass sie sauber, bestückt und voll funktionsfähig ist
• Koordination von Wartungsaktivitäten im Gebäude mit Dienstleistern, Technikern und Lieferanbietern
• Verwaltung von Beziehungen zu Dienstleistern und externen Anbietern
• Unterstützung funktionsübergreifender Teams mit Ad-hoc-Anfragen, die zu reibungslosen Abläufen beitragen
• Hilfe bei der Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Initiativen, die die Zusammenarbeit fördern und das Mitarbeitererlebnis verbessern
• Bearbeitung von Korrespondenz und Rechnungen, Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern
• Pflege von Aufzeichnungen und Büroausgaben
• Unterstützung bei der Organisation interner Veranstaltungen

Diese Rolle bietet die Möglichkeit, Verantwortung für die Exzellenz im Frontoffice zu übernehmen, zu einer positiven und kollaborativen Unternehmenskultur beizutragen und sicherzustellen, dass unsere Kunden und Mitarbeiter jeden Tag ein nahtloses und qualitativ hochwertiges Erlebnis genießen.

Ihr goldenes Ticket zum AMINA-Team:

• Frühere Erfahrung in der Gastronomie (Erfahrung im Front-Office in einem Luxusbetrieb ist von Vorteil)
• Exzellente mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch. Französisch, Italienisch oder eine andere Sprache sind von Vorteil
• Professionelle Präsentation und jederzeit kunden- und luxusorientiert
• „Can do“-Einstellung, herausragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, hohe Aufmerksamkeit für Details und Verständnis für Büroverwaltungsverfahren, ein kooperativer Teamgeist und ein starkes Verantwortungsbewusstsein, um sich leicht zu integrieren und hervorragende Beziehungen aufrechtzuerhalten

Wir verdanken unser exponentielles Wachstum unserem innovativen und kooperativen Teamgeist sowie unserer talentierten Belegschaft. Jede Stimme zählt, da wir uns stets verpflichten, aus unterschiedlichen Perspektiven und Hintergründen zu lernen, denn unsere Mitarbeiter machen den Unterschied bei AMINA Bank. Unabhängig von Ihrem Alter, Geschlecht, Glauben und Hintergrund ist bei AMINA JEDER willkommen! Schließen Sie sich unserem kompetenten Team an und definieren Sie gemeinsam die Finanzen neu.