Office Manager & Front Desk

AMINA Bank wurde im April 2018 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Zug. AMINA ist ein Pionier in der Finanzbranche und erhielt im August 2019 eine Schweizer Bank- und Wertpapierhändlerlizenz von der FINMA. Das breite, vertikal integrierte Dienstleistungsspektrum, kombiniert mit den höchsten Sicherheitsstandards, macht das Wertangebot von AMINA einzigartig. AMINA bietet weltweit von seinen regulierten Standorten in der Schweiz, Abu Dhabi und Hongkong Fiat- und Krypto-Dienstleistungen für progressive Investoren, sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen und Institutionen.

Wir suchen Unterstützung in unserem Office Manager & Front Desk Team, um ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten und einen reibungslosen Büroalltag sicherzustellen. Die Rolle konzentriert sich auf die Begrüßung von Gästen (persönlich oder telefonisch), die Aufrechterhaltung einer professionellen Front- und Backoffice-Umgebung sowie die Koordination von Ressourcen, die einen hochwertigen Arbeitsplatz unterstützen.

Zusätzlich umfasst die Rolle die tägliche Wartung des gesamten Büros, wie z.B. die Sicherstellung, dass Büromaterialien verfügbar sind und an die richtigen Standorte verteilt werden, die Besprechungsräume organisiert und ausgestattet sind, die Küche und die Bar sauber, funktional und gut bestückt sind und die Koordination mit Lieferanbietern, Dienstleistern und Technikern hinsichtlich der umfassenderen Wartung des Gebäudes.

Diese Position bietet die Möglichkeit, Beziehungen zu Anbietern zu verwalten, funktionsübergreifende Teams zu unterstützen und zu Büroveranstaltungen und Initiativen beizutragen, die sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die interne Zusammenarbeit verbessern.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Begrüßung und Unterstützung von Besuchern persönlich und telefonisch mit Professionalität und Herzlichkeit
• Aufrechterhaltung eines polierten und organisierten Empfangsbereichs, der den Standards unserer Firma entspricht
• Überwachung der täglichen Büropflege, um einen funktionalen und komfortablen Arbeitsplatz sicherzustellen
• Verwaltung von Büromaterialien: Überwachung des Bestands, Nachbestellung von Artikeln und Verteilung von Materialien an die richtigen Standorte
• Koordination von Wartungsaktivitäten des Gebäudes mit Anbietern, Technikern und Lieferdiensten
• Bearbeitung von Korrespondenz und Rechnungen, Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Initiativen, die die Zusammenarbeit fördern und das Mitarbeitererlebnis verbessern

Ihr goldenes Ticket zum AMINA-Team: Vorherige Erfahrung in der Gastronomie (Erfahrung im Front-of-House in einem Luxusbetrieb ist von Vorteil), ausgezeichnete mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch. Französisch, Italienisch oder eine andere Sprache sind von Vorteil. Professionelle Präsentation und jederzeit kunden- und luxusorientiert. „Can do“-Einstellung, herausragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, hohe Aufmerksamkeit für Details und Verständnis für Büroverwaltungsverfahren, ein kooperativer Teamgeist und ein starkes Verantwortungsbewusstsein, um sich leicht zu integrieren und hervorragende Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Wir verdanken unser exponentielles Wachstum unserem innovativen und kooperativen Teamgeist sowie unserer talentierten Belegschaft. Jede Stimme zählt, da wir uns stets verpflichten, aus unterschiedlichen Perspektiven und Hintergründen zu lernen, denn unsere Mitarbeiter machen den Unterschied bei AMINA Bank. Unabhängig von Ihrem Alter, Geschlecht, Glauben und Hintergrund ist bei AMINA JEDER willkommen! Schließen Sie sich unserem kompetenten Team an und definieren Sie gemeinsam die Finanzen neu.