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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize office processes and assist the director with various administrative tasks.
- Arbeitgeber: Join the Amt Dahme/Mark, a dynamic public administration office.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible part-time hours, 30 days vacation, and attractive social benefits.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team while gaining valuable experience in public administration.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in public administration or office organization is required.
- Andere Informationen: Apply by December 12, 2024, for this exciting opportunity!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen Sie als
Sekretär/in (m/w/d)
Das Amt Dahme/Mark sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Beschäftigte/n.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Durchführung der Büroprozesse des Sekretariats des Amtsdirektors
- Sekretariatsführung, Poststelle, Terminmanagement, Repräsentations- und Assistenzaufgaben
- Organisation von Gremiensitzungen, Veranstaltungen, Jubiläen, Dienstreisen
- Öffentlichkeitsarbeit: Verfassen/Veröffentlichen von Pressemitteilungen
- Organisation und Durchführung des Sitzungsdienstes
- Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen in Abstimmung mit der Versammlungsleitung, Protokollführung und -erstellung sowie Führen und Pflegen des Ratsinformationssystems unter Einhaltung der rechtlichen Vorschriften, inkl. Amtlicher Bekanntmachungen
- Erledigung von allgemeinen Verwaltungsaufgaben und organisatorischen Aufgaben
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine Ausbildung aus dem Bereich der Büroorganisation
- Selbstständige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise mit Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
- Umfassende PC-Kenntnisse wünschenswert, insbesondere in Sitzungsmanagementsoftware ALLRIS
- Belastbarkeit, Flexibilität sowie organisatorisches Geschick
- Wünschenswert sind Berufserfahrungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung, Sekretariat und Sitzungsdienst
Unser Angebot
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis in Teilzeit (35 h/wöchentlich) mit flexiblen Arbeitszeiten
- Leistungsgerechte Vergütung entsprechend den persönlichen Voraussetzungen und Qualifikationen sowie den übertragenen Tätigkeiten nach TVöD-VKA
- Attraktive Sozialleistungen (wie u.a. 30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlungen, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen)
- Wertschätzende Zusammenarbeit mit verantwortungsvollem, abwechslungsreichem Aufgabengebiet
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive einschlägige Abschluss- und Arbeitszeugnisse bitte bis zum 12.12.2024 (Posteingang) an:
Amt Dahme/Mark
Hauptstraße 48/49, 15936 Dahme/Mark
oder per Mail an:
Sollten Sie Fragen haben, steht Ihnen die Sachbearbeiterin Personal, Frau Schiemangk
Rufnummer: 035451/981-13, E-Mail: gern zur Seite.
#J-18808-Ljbffr
Sekretär/in (m/w/d) Arbeitgeber: Amt Dahme/Mark
Kontaktperson:
Amt Dahme/Mark HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär/in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Büroprozesse und Abläufe in der öffentlichen Verwaltung. Ein gutes Verständnis dieser Prozesse wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über das Amt Dahme/Mark zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Insider-Wissen kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Veranstaltungen oder Sitzungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Belastbarkeit im Gespräch. Diese Eigenschaften sind in der öffentlichen Verwaltung besonders wichtig, also sei bereit, Beispiele zu teilen, wie du in stressigen Situationen ruhig und effektiv geblieben bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär/in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich deines Lebenslaufs, Abschluss- und Arbeitszeugnissen. Achte darauf, dass deine Dokumente aktuell und vollständig sind.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Erfahrungen und Fähigkeiten im Bereich der Büroorganisation und Verwaltung darstellst. Betone deine Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung fristgerecht bis zum 12.12.2024 ein. Du kannst dies entweder per Post oder per E-Mail tun. Achte darauf, dass alle Dokumente gut lesbar und in einem gängigen Format sind.
Nachfassen: Wenn du nach einigen Wochen keine Rückmeldung erhalten hast, zögere nicht, höflich nach dem Stand deiner Bewerbung zu fragen. Dies zeigt dein Interesse an der Position.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Amt Dahme/Mark vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie z.B. das Terminmanagement und die Protokollführung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und zeige, dass du in der Lage bist, Informationen effektiv zu vermitteln.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Organisation von Gremiensitzungen und Veranstaltungen ist ein zentraler Bestandteil der Rolle. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Planung und Organisation unter Beweis stellen, und erkläre, wie du mit Stress und unerwarteten Herausforderungen umgehst.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen, die dir helfen, die Erwartungen des Amts Dahme/Mark besser zu verstehen. Frage nach den spezifischen Herausforderungen, die in der Position auftreten könnten, und wie der Erfolg in dieser Rolle gemessen wird.
