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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Bereite Papierakten für die Digitalisierung vor und führe Scans durch.
- Arbeitgeber: Modernes und weltoffenes Amt mit familienfreundlicher Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, attraktive Bezahlung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Frauen und Menschen mit Behinderung sind besonders erwünscht.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft der Verwaltung und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Erfahrung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 29000 - 35000 € pro Jahr.
Das Amt Elmshorn-Land sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Team Stabsstelle Steuerung und Selbstverwaltung eine/einen Sachbearbeitung Aktendigitalisierung (m/w/d) (Entgeltgruppe 5 nach TVöD-VKA) als Teilzeitstelle (max. 24,0 Std./Woche - befristet für 1 Jahr).
Wir bieten Ihnen:
- eine sehr flexible Arbeitszeitgestaltung für die Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. durch "Homeoffice"
- selbstbestimmte Arbeitszeiten nach Abstimmung mit dem Team
- flexible Arbeitszeitmodelle (Vollzeit oder reduzierte Arbeitszeiten)
- "familienfreundliches" Umfeld
- sehr gute Aufstiegsmöglichkeiten nach erfolgter Bewährung und Förderung der Mitarbeiter\*innen nach "gerechten" Kriterien
- eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einer modernen Kommunalverwaltung
- modernes technisches Arbeitsmaterial
- eine attraktive Bezahlung mit den Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- eine tarifliche Jahressonderzahlung und ein jährliches Leistungsentgelt
- ein "sicheres" Arbeitsverhältnis
- eine Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- hervorragende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn und Bus)
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit regelmäßigen Angeboten, wie z.B. EGYM Wellpass
- ausgezeichnete Arbeitsbedingungen und Nutzung von Dienstwagen für externe Termine
- eine Bezuschussung zum "Deutschlandticket" als Jobticket oder zu einem Fahrrad-Leasing
Aufgabenbereich:
- Vorbereitung von Papierakten für den Scanvorgang (Entheften, Entfernen von Heftklammern, Sortieren, Sichten)
- Scannen der Akten gemäß den geltenden Vorgaben (u.a. TR RESISCAN nach BSI TR-03138, soweit anwendbar)
- Qualitätskontrolle der Scans (Lesbarkeit, Vollständigkeit, korrekte Reihenfolge)
- Ordnungsgemäße Ablage bzw. Aussonderung der Originale nach erfolgter Digitalisierung gemäß Aktenordnung und datenschutzrechtlichen Vorgaben
Fachliche Anforderungen:
- eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare einschlägige Berufserfahrung in der Aktensachbearbeitung
- sicherer Umgang mit Windows, MS-Office (Outlook)
Persönliche Anforderungen:
- ausgeprägte Arbeitssorgfalt
- zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Engagement
- selbstständige Arbeitsweise
- Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C1
Besonderheiten: Das Amt Elmshorn-Land als moderner und weltoffener Arbeitgeber setzt sich aktiv für die Verwirklichung der Gleichstellung von Mann und Frau im Beruf ein. Bewerbungen von Frauen sind besonders erwünscht. Wir schätzen Mütter als wertvollen Teil unseres Teams und wissen, was sie jeden Tag leisten. Berufsunterbrechungen aufgrund familiärer Tätigkeiten werden grundsätzlich nicht nachteilig berücksichtigt. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Interesse? Ihre Bewerbung mit aussagefähigen Unterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse und Beurteilungen) reichen Sie bitte ausschließlich über das nachstehende Bewerbungsformular bzw. über das Bewerbungsportal: Bewerbungsportal bis zum 05.06.2026. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet. Eine Kostenerstattung für sämtliche Auslagen während des Bewerbungsverfahrens ist ausgeschlossen. Das Vorstellungsgespräch ist für den 11.06.2026 geplant.
Für telefonische Auskünfte steht Ihnen Herr Henke, Fachbereichsleiter (04121/ 2409-20) gerne zur Verfügung.
Sachbearbeitung Aktendigitalisierung (m/w/d) Arbeitgeber: Amt Elmshorn-Land
Kontaktperson:
Amt Elmshorn-Land HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeitung Aktendigitalisierung (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Amt Elmshorn-Land und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du die Aufgaben der Aktendigitalisierung verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tipp Nummer 2
Sei authentisch und zeige deine Persönlichkeit! Die Arbeitgeber suchen nicht nur nach Qualifikationen, sondern auch nach jemandem, der ins Team passt. Lass deine Begeisterung für die Stelle durchscheinen und sprich über deine Erfahrungen in der Aktensachbearbeitung.
✨Tipp Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im öffentlichen Dienst arbeiten oder Erfahrung in der Verwaltung haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle geforderten Unterlagen einreichst und nichts vergisst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeitung Aktendigitalisierung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Unterlagen komplett: Stell sicher, dass du alle geforderten Unterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Beurteilungen beifügst. Je vollständiger deine Bewerbung ist, desto besser können wir uns ein Bild von dir machen!
Sei präzise und strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. Das macht es uns leichter, deine Qualifikationen schnell zu erfassen.
Zeig dein Engagement: In deinem Anschreiben solltest du deutlich machen, warum du dich für die Stelle interessierst und was dich motiviert. Wir suchen nach Menschen, die mit Leidenschaft bei der Sache sind!
Bewirb dich über unser Portal: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Bewerbungsportal einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an der richtigen Stelle landet und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Amt Elmshorn-Land vorbereitest
✨Informiere dich über die Stelle
Bevor du zum Vorstellungsgespräch gehst, solltest du dir genau überlegen, was die Aufgaben der Sachbearbeitung Aktendigitalisierung sind. Schau dir die Anforderungen und Aufgaben im Detail an, damit du gezielt auf Fragen eingehen kannst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Aktensachbearbeitung und deinen Umgang mit MS-Office zeigen. So kannst du deine Eignung für die Stelle überzeugend darlegen.
✨Zeige Engagement und Struktur
Da eine strukturierte Arbeitsweise und Engagement gefordert sind, solltest du während des Gesprächs betonen, wie du diese Eigenschaften in deiner bisherigen Arbeit umgesetzt hast. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet oder eine besondere Herausforderung gemeistert.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Stelle und hilft dir, mehr über das Team und die Arbeitsweise zu erfahren. Fragen zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung oder den Fortbildungsmöglichkeiten sind immer gut!