Sachbearbeiter/in Sekretariat des Amtsdirektors/ Sitzungsdienst (m,w,d)

Das Amt Joachimsthal (Schorfheide) ist als Verwaltungseinheit für 5.443 Einwohner, deren Besucher und ihre Belange zuständig. Die sehr schöne Lage im Herzen der Schorfheide, nur ca. 45 Minuten von der Hauptstadt Berlin entfernt, die gute Verkehrsanbindung an den ÖPNV und die Autobahn ermöglichen familienfreundliches Leben und Arbeiten in einem guten Team.

Zur Verstärkung unserer Amtsverwaltung suchen wir eine/n engagierte/n Sachbearbeiter/in Sekretariat des Amtsdirektors/ Sitzungsdienst (m,w,d) in Teilzeit (35 Std.) in unbefristeter Anstellung. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-V) und unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation bis EG 7 TVÖD – VKA (dazu kommen die tariflich vorgesehene Jahressonderzahlung sowie ein zusätzliches leistungsorientiertes Entgelt).

Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I, Rechtsanwaltsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation sind wünschenswert,
• Kenntnisse der gängigen MS-Office Programme
• sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik
• hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit sowie sicheres, korrektes und freundliches Auftreten verbunden mit guter Kommunikationsfähigkeit
• Gewissenhaftigkeit und Zahlenverständnis werden ebenfalls begrüßt.

Aufgabengebiet:

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen die Organisation des Sekretariats des Amtsdirektors, die Durchführung des Sitzungsdienstes in den kommunalen Gremien der amtsangehörigen Gemeinden und des Amtsausschusses. Hierzu fallen folgenden Aufgaben an:

• Büromanagement zur Unterstützung des Amtsdirektors – Aktenführung, Erledigung des Schrift-, Telefon- und Postverkehrs, Fristen-, Termin- und Besuchermanagement, Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen für den Amtsdirektor und die Amtsleitung auf Anforderung; Aktenablage und Archivierung
• Vorbereitung der Sitzungen des Amtsausschusses des Amtes Joachimsthal (Schorfheide), der Gemeindevertretungen und der entsprechenden Hauptausschüsse der amtsangehörigen Gemeinden in Zusammenarbeit mit dem Sitzungsdienst des Hauptamtes,
• Vorbereitung und Koordinierung der für die benannten Sitzungen notwendigen Beschlussvorlagen in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachämtern
• Teilnahme an den abendlichen Sitzungen der Gemeindevertretungen der amtsangehörigen Gemeinden, der entsprechenden Hauptausschüsse und des Amtsausschusses des Amts Joachimsthal (Schorfheide) zur Aufzeichnung des Sitzungsablaufes und spätere Erstellung der Sitzungsprotokolle
• Siegelführung/ Siegelverwahrung
• Schlüsselmanagement
• Haushaltsplanung hinsichtlich Mitglieds-/ Verbandsbeiträgen
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung für das Sekretariat des Hauptamtes

Die vorgenannte Beschreibung des Aufgabengebietes ist nicht abschließend. Änderungen des Aufgabenbereiches und der Struktur sind möglich.

Wir bieten:

• eine Beschäftigung in einer interessanten, abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeit, welche auch Arbeitszeit in den Abendstunden umfasst
• flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelung
• regelmäßige Fortbildungsangebote
• Zusatzversorgung öffentlicher Dienst

Sie erfüllen die genannten Voraussetzungen? Dann freuen wir uns auf Sie! Ihre aussagekräftige Bewerbung, inklusive Lebenslauf, lückenloser Darstellung der bisherigen Beschäftigung und einschlägige Abschluss- und Arbeitszeugnisse richten Sie bitte bis zum 18. Juni 2026 an:

Personalabteilung Amt Joachimsthal (Schorfheide)
Kennwort: Sekretariat Amtsdirektor - Sitzungsdienst
Joachimsplatz 1 – 3
16247 Joachimsthal

Ihre Bewerbungen können Sie postalisch oder per E-Mail an sekretariat@amt-joachimsthal.de als Gesamtdokument im PDF-Format an uns versenden. Wenn Sie eine Rückgabe der Bewerbungsunterlagen wünschen, bitten wir Sie, einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag beizufügen. Andernfalls werden Ihre Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet. Reisekosten werden nicht erstattet. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.

Datenschutz
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Bewerbungsunterlagen an die Personalabteilung weitergegeben werden. Zum Zwecke der Abwicklung von Bewerbungsverfahren erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten von Bewerbern. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Wird ein Anstellungsvertrag mit einem Bewerber geschlossen, so werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.