Auf einen Blick
- Aufgaben: Führe das Sekretariat, organisiere Meetings und bearbeite die Korrespondenz.
- Unternehmen: Amt Lauenburgische Seen mit einem freundlichen Team.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit Fortbildungsmöglichkeiten und Unterstützung für schwerbehinderte Bewerber.
- Warum dieser Job: Gestalte die Verwaltung aktiv mit und arbeite in einem modernen Dienstleistungsbetrieb.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Das Amt Lauenburgische Seen mit seinen 25 amtsangehörigen Gemeinden und rund 14.000 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat der Amtsverwaltung.
Die wesentlichen Aufgaben sind insbesondere:
- Führung des Sekretariats
- Betreuung der Telefonzentrale
- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge, Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate
- Erledigung der Korrespondenz – Briefe und E-Mails – u.a. nach Diktat
- Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage)
- Organisation von Veranstaltungen/Sitzungen/Arbeitsberatungen
- Vor- und Nachbereiten von Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation
- Beschaffung von Büromaterial und Fachliteratur
- Verwaltung des Amtsgebäudes
- Aufgaben im Sitzungsdienst
- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien
- Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen
- Fristensetzung und Fristenüberwachung
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien
- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben
- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle
Ihr Profil:
- Eine abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf in einem für den Sekretariatsbereich förderlichen Beruf, als Verwaltungsfachangestellte/r oder als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r
- Idealerweise Erfahrung im Sekretariat oder Terminmanagement
- Gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
- Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
- Belastbarkeit und Organisationsgeschick
- Ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- Serviceorientierte Mitarbeit im Team sowie Flexibilität und Engagement in einer Verwaltung als moderner Dienstleistungsbetrieb
Unser Angebot:
- Ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einer wöchentlichen Arbeitszeit zwischen 30 und 39 Stunden
- Eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zur EG 8 TVöD-VKA zuzüglich der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (derzeit 30 Tage Erholungsurlaub, 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe, Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband)
- Ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet
- Ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
- Zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Das Amt Lauenburgische Seen setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sowie Schwerbehindertengleichgestellte Personen bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt!
Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat der Amtsverwaltung Arbeitgeber: Amt Lauenburgische Seen
Das Amt Lauenburgische Seen bietet Ihnen als Sachbearbeiter/in im Sekretariat eine unbefristete Anstellung in einem freundlichen und hilfsbereiten Team, das Sie vom ersten Tag an unterstützt. Mit flexiblen, familienfreundlichen Arbeitszeiten und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung in einem modernen Dienstleistungsbetrieb. Zudem profitieren Sie von den attraktiven Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie 30 Tagen Erholungsurlaub und einer betrieblichen Altersversorgung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat der Amtsverwaltung erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder dem Leiter des Amtes zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor. Informiere dich über die Aufgaben im Sekretariat und über die spezifischen Anforderungen der Stelle. So kannst du gezielt zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tip Nummer 3
Netzwerke! Sprich mit Leuten, die bereits in der Verwaltung arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem zeigst du damit, dass du technologieaffin bist und die modernen Wege der Bewerbung schätzt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat der Amtsverwaltung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und persönliche Ansprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle als Sachbearbeiter/in im Sekretariat interessierst und was dich motiviert.
Achte auf die Details!:Stell sicher, dass deine Unterlagen vollständig sind. Dazu gehören Lebenslauf, Zeugnisse und eine lückenlose Übersicht über deinen beruflichen Werdegang. Wir lieben es, wenn alles ordentlich und übersichtlich ist!
Rechtschreibung und Grammatik zählen!:Da du viel Korrespondenz führen wirst, achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Lass sie am besten von jemandem Korrektur lesen, um sicherzugehen, dass alles passt.
Bewirb dich online!:Nutze unsere Website für deine Bewerbung. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und du kannst sicher sein, dass alles schnell ankommt. Denk daran, deine Dokumente als PDF zu senden!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Amt Lauenburgische Seen vorbereitet
✨Informiere dich über das Amt
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Amt Lauenburgische Seen und seine Aufgaben verschaffen. Schau dir die Webseite an und informiere dich über aktuelle Projekte oder Themen, die für die Verwaltung relevant sind. So kannst du im Gespräch gezielt Fragen stellen und dein Interesse zeigen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Sekretariat und im Umgang mit verschiedenen Aufgaben zeigen. Sei bereit, über deine Organisationstalente, Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrungen im Terminmanagement zu sprechen. Das macht einen guten Eindruck!
✨Prüfe deine Unterlagen
Stelle sicher, dass deine Bewerbungsunterlagen vollständig und ordentlich sind. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und deine Zeugnisse aktuell sind und alle relevanten Informationen enthalten. Bring eine Kopie deiner Unterlagen zum Interview mit, falls der Interviewer darauf zurückgreifen möchte.
✨Sei pünktlich und freundlich
Erscheine rechtzeitig zum Interview und bringe eine positive Einstellung mit. Ein freundliches Auftreten und ein Lächeln können viel bewirken. Zeige, dass du teamfähig und serviceorientiert bist – Eigenschaften, die in einer Verwaltung besonders geschätzt werden.
