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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Sekretariat und unterstütze den Amtsdirektor im Tagesgeschäft.
- Arbeitgeber: Das Amt Spreenhagen ist ein Bürgerdienstleister für drei Gemeinden mit ca. 9.000 Einwohnern.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, tarifgerechte Bezahlung, 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Verwaltung aktiv mit und arbeite in einem engagierten Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Unbefristeter Vertrag und umfangreiche Einarbeitung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
(Wir, das Amt Spreenhagen)
suchen Sie (m/w/d) für die Stelle
Sekretariat und Assistenz des Amtsdirektors!
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit
Beginn: schnellstmögliche Besetzung
Befristung: unbefristet
Laufbahn: mittlerer Dienst
Eingruppierung: Entgeltgruppe 8 (TVöD / VKA)
Das Amt Spreenhagen mit Sitz in der Gemeinde Spreenhagen übernimmt die Verwaltungsgeschäfte seiner drei amtsangehörigen Gemeinden Gosen-Neu Zittau, Rauen und Spreenhagen (ca. 9.000 Einwohner). Wir verstehen uns als Bürgerdienstleister und der Ausbau unserer Serviceleistungen bestimmt unser zukünftiges Handeln.
Ihr spannendes und wirkungsvolles Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:
- Führung des Sekretariats
- Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft
- Terminplanung und -überwachung
- Unterstützung bei der Recherche und Aufarbeitung von Informationen zur internen und externen Kommunikation im Allgemeinen
- Erledigung der Korrespondenz nach Diktat oder Vorlage oder selbstständig
- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge
- Digitale Erfassung der Rechnungseingänge und Weiterleitung an zuständige Fachbereiche
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation
- Koordination von Bürgersprechstunden
- Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen
- Pflege der Homepage, Aktualisierung von Seiten, Verfassen von Berichten
- Mitwirkung bei Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Redaktion für das Amtsblatt, Entgegennahme und Prüfung der Veröffentlichungen für das Amtsblatt
Aufgaben im Sitzungsdienst:
- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen und Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen der verschiedenen Gremien
- Versand von Einladungen und Registratur von Rückmeldungen
- Fristensetzung und -überwachung
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien
- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung
- Protokollführung von Sitzungen, Nachbereitung und Beschlusskontrolle
- Pflege der Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm
- Abrechnung von Aufwandsentschädigungen
Sie verfügen über:
- eine Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten bzw. eine vergleichbare Qualifikation (Angestelltenlehrgang I/Beschäftigtenlehrgang I)
- oder eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem für die Tätigkeit förderlichen Bereich mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- ein hohes Maß an kommunikativen Kompetenzen
- sprachliche Gewandtheit in Wort und Schrift
- routinierten Umgang mit MS Office und die Bereitschaft zur Einarbeitung in spezielle Software
- Loyalität und Diskretion
- freundliches und zugewandtes Auftreten
- sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise und Organisationsgeschick
- hohe Belastbarkeit hinsichtlich des Umgangs mit Arbeitsunterbrechungen
- Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeitgestaltung
- eine gültige Fahrerlaubnis der Klasse B
Wir bieten Ihnen:
- einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag
- eine tarifgerechte Bezahlung nach der Entgeltgruppe 8 (TVöD / VKA) unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung, inklusive jährlicher Sonderzahlung, 30 Tage Erholungsurlaub, vermögenswirksamer Leistungen, einer weitgehend vom Arbeitgeber finanzierten Zusatzversorgung/Betriebsrente
- flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf und Privatem
- eine engagierte Einarbeitung bzw. Unterstützung durch ein erfahrenes Team
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Sekretariat und Assistenz des Amtsdirektors Arbeitgeber: Amt Spreenhagen
Kontaktperson:
Amt Spreenhagen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Sekretariat und Assistenz des Amtsdirektors
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Sekretariats und der Assistenz des Amtsdirektors. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, diese aktiv zu unterstützen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine kommunikativen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine sprachliche Gewandtheit und dein freundliches Auftreten verdeutlichen.
✨Tip Nummer 3
Sei bereit, über deine Erfahrungen mit MS Office und anderen relevanten Softwarelösungen zu sprechen. Wenn du spezielle Programme kennst, die für die Stelle nützlich sein könnten, erwähne diese!
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Systeme. Das Amt sucht jemanden, der sich schnell anpassen kann, also betone deine Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Sekretariat und Assistenz des Amtsdirektors
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über das Amt Spreenhagen: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich über das Amt Spreenhagen und seine Aufgaben informieren. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Organisation und ihre Dienstleistungen zu erfahren.
Betone relevante Qualifikationen: Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation hervorhebst. Betone auch deine Berufserfahrung und spezifische Fähigkeiten, die für die Stelle wichtig sind.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: In deinem Anschreiben solltest du klar darlegen, warum du die ideale Person für die Position bist. Gehe auf deine kommunikativen Kompetenzen, deinen Umgang mit MS Office und deine Fähigkeit zur strukturierten Arbeitsweise ein.
Überprüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält. Ein fehlerfreies und gut strukturiertes Dokument hinterlässt einen positiven Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Amt Spreenhagen vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Kommunikative Kompetenzen zeigen
Da die Stelle ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und Fragen offen und freundlich zu beantworten.
✨MS Office Kenntnisse demonstrieren
Stelle sicher, dass du mit den gängigen MS Office Programmen vertraut bist. Du könntest Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, wo du diese Programme effektiv eingesetzt hast, um deine organisatorischen Fähigkeiten zu unterstreichen.
✨Flexibilität und Belastbarkeit betonen
Die Fähigkeit, mit Arbeitsunterbrechungen umzugehen und flexibel zu arbeiten, ist wichtig. Bereite Beispiele vor, in denen du in stressigen Situationen ruhig geblieben bist oder deine Arbeitsweise anpassen konntest.
