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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du unterstützt die Verwaltung und betreust Gremien in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Das Amt Südangeln ist eine zentrale Anlaufstelle für 15 Gemeinden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Telearbeit und Fahrradleasing warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten in einem modernen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbar erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen bis zum 11.05.2025 einreichen!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Amt Südangeln mit Sitz im ländlichen Zentralort Böklund sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Sachbearbeitung im Sekretariat (w/m/d) unbefristet und in Vollzeit. Das Sekretariat ist dem Aufgabenbereich der Zentralen Dienste angegliedert und ist die zentrale Anlaufstelle für die 15 der zum Amt Südangeln gehörenden Gemeinden sowie der Zweckverbände. Schwerpunkt der Aufgaben wird neben der zentralen Abwicklung der allgemeinen Sekretariats- und Organisationsaufgaben die Gremienbetreuung sein.
Ihre Aufgaben im Einzelnen:
- Vor- und Nachbereitung Sitzungsdienst inklusive Gremienbetreuung der Gemeindevertretungen, Zweckverbände sowie der zugehörigen Ausschüsse laut Hauptsatzung
- Auskünfte zur Hauptsatzung, Geschäftsordnung und Entschädigungssatzungen
- Administrative Unterstützung der Amtsdirektorin und des Amtsvorstehers inklusive bereichsübergreifender Unterstützung bei Veranstaltungen im Amtshaus
- Allgemeine Organisationsangelegenheiten der Amtsverwaltung und der Gemeinden (z.B. Beschaffung Büromaterial, Raumplanung, Budgetplanung, Kranzniederlegung)
- Abwicklung des digitalen Postein- und -ausgangs sowie digitaler Rechnungseingang
- Archivwesen (Aufbau digitales Archiv)
- Fachverantwortung Anwendersoftware ALLRIS
- Überwachung Siegelführung
- Protokollführung in einer der amtsangehörigen Gemeinden
Unsere Anforderungen:
- abgeschlossene Qualifikation zum Verwaltungsfachangestellten, Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation
- Eigeninitiative, Engagement und Motivation
- sicheres und freundliches Auftreten
- soziale und kommunikative Kompetenz
- Bereitschaft zur kooperativen Zusammenarbeit im Team
- sichere Anwenderkenntnisse im Bereich der Office-Standard-Software, bestenfalls ALLRIS-Kenntnisse
- Führerschein Klasse B
- Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen, z.T. in den Abendstunden mit eigenem PKW (Fahrtkosten werden erstattet)
Wünschenswert wären:
- eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise und die Bereitschaft zur Fortbildung
- die Fähigkeit, das Arbeitspensum auch bei starkem Arbeitsanfall zu bewältigen
- souveränes Auftreten sowie aufmerksames und zuvorkommendes Verhalten
- sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
Unser Angebot:
- eine Besoldung bzw. Eingruppierung entsprechend der persönlichen Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD)
- ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet mit Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem motivierten Team
- gleitende Arbeitszeit mit der Möglichkeit zur alternierenden Telearbeit
- Fahrradleasing
- gutes Arbeits- und Betriebsklima in einem modernen Verwaltungsgebäude
- Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterbildung
Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte bis zum 11.05.2025 an das Amt Südangeln, Die Amtsdirektorin, Toft 7, 24860 Böklund. Für weitere Auskünfte steht Ihnen die Personalverwaltung unter der Tel. Nr. 04623/78-414 zur Verfügung. Schwerbehinderte Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Es gilt das Gesetz zur Gleichstellung von Frauen im öffentlichen Dienst. Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.
Sachbearbeiter/in im Sekretariat (w/m/d) Arbeitgeber: Amt Südangeln
Kontaktperson:
Amt Südangeln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter/in im Sekretariat (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Sekretariat und die Gremienbetreuung. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über das Amt Südangeln und die Arbeitskultur zu sammeln. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation vor. Da soziale Kompetenz gefordert ist, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die Software ALLRIS und andere relevante Programme. Wenn du bereits Kenntnisse hast, erwähne diese im Gespräch, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter/in im Sekretariat (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Sachbearbeiter/in im Sekretariat relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in der Office-Standard-Software und eventuell auch in ALLRIS.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Gehe darauf ein, warum du dich für das Amt Südangeln interessierst und wie du zur Teamarbeit und den genannten Anforderungen beitragen kannst.
Vollständigkeit der Unterlagen prüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe, ob alle erforderlichen Unterlagen wie Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse vollständig sind. Achte darauf, dass alles gut formatiert und fehlerfrei ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Amt Südangeln vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Qualifikationen zu diesen Aufgaben passen und bereite Beispiele vor, die du im Interview anführen kannst.
✨Kommunikative Kompetenz zeigen
Da die Stelle eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz erfordert, solltest du während des Interviews darauf achten, klar und freundlich zu kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert auszudrücken und aktiv zuzuhören.
✨Eigeninitiative betonen
Hebe deine Eigeninitiative und dein Engagement hervor. Überlege dir konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du proaktiv gehandelt hast, um Probleme zu lösen oder Prozesse zu verbessern.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen fragen, die das Sekretariat aktuell bewältigen muss, oder nach Möglichkeiten zur Weiterbildung.
