Verwaltungsassistenz / Sachbearbeitung (m/w/d)

Die Stadt Rheda‑Wiedenbrück mit rund 50.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und über 500 Beschäftigten versteht sich als serviceorientierte Kommunalverwaltung. Als vielseitiger Dienstleister für die Menschen in unserer Stadt gestalten wir zahlreiche gesellschaftlich relevante Bereiche aktiv mit – verantwortungsvoll, nah am Menschen und zukunftsgerichtet.

Wir bieten Ihnen nicht nur eine spannende und sinnstiftende Tätigkeit mit besonderer Verantwortung für die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch ein wertschätzendes, offenes Arbeitsklima und die Vorteile eines modernen Arbeitgebers im öffentlichen Dienst.

Im Fachbereich Zentrale Dienste ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit als Verwaltungsassistenz/Sachbearbeitung (m/w/d) zu besetzen. Eine Besetzung in Teilzeit ist nach Rücksprache möglich, wenn insgesamt eine Vollzeitbesetzung gewährleistet ist.

Aufgabenbereich:

• Allgemeine Organisationsaufgaben für den gesamten Fachbereich (Ablage, Scanarbeiten, Wiedervorlagen, Post, Besorgungen, Archivierung etc.)
• Terminkoordination für die Fachbereichsleitung
• Entgegennahme von Telefonaten und Erteilung einfacher Auskünfte
• Selbständiges Verfassen von Schreiben, Präsentationen und Sitzungsvorlagen
• Mitwirkung bei der Datenauswertung und Datenpflege, insbesondere zum Serviceportal
• Redaktionelle Tätigkeiten im Hinblick auf die Online‑Darstellung des Fachbereichs
• Übernahme von administrativen Aufgaben zur Verwaltungsdigitalisierung
• Fortlaufende Aktualisierung des Geschäftsverteilungsplanes
• Verwaltung der Vereinbarungen zu mobiler Arbeit und Telearbeit
• Beschaffung von Büroartikeln und Fachliteratur
• Kontierung von Rechnungen
• Tägliche Bearbeitung des elektronischen Rechnungsworkflows
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Wahlen und Abstimmungen
• Ausstellung von Dienstausweisen und Verwaltung von Dienstsiegeln
• Eingaben im zentralen Vertragsmanagement (ZVV)
• Organisation von Besprechungen und Konferenzen sowie Begleitung von Gästen (z. B. auch bei Begegnungen der Städtepartnerschaften und bei Rathausführungen)
• Mithilfe bei der Vorbereitung von Sitzungen

Wir wünschen uns von Ihnen:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (ehem. mD) (Verwaltungswirt(*in)) oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, etc.)
• Alternativ Teilnahme am laufenden Verwaltungslehrgang I oder die Bereitschaft, kurzfristig an diesem teilzunehmen
• Selbständige, genaue und gewissenhafte Arbeitsweise verbunden mit großer Einsatz‑ und Leistungsbereitschaft
• Kenntnisse der MS‑Office‑Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Ein verbindlicher und dienstleistungsorientierter Umgang mit Kolleg*innen und Externen
• Freundliches, sicheres und kompetentes Auftreten
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit verbunden mit Sicherheit in der deutschen Rechtschreibung
• Ausgeprägte Kooperations- und Organisationsfähigkeit
• Bereitschaft, sich in verschiedene IT‑Anwendungen einzuarbeiten, insbesondere das Sitzungsmanagement‑Tool SD‑Net, das Stellenbewertungs‑Tool Kasaia, die PICTURE‑Prozessplattform und das Serviceportal

Wir bieten Ihnen:

• Ein unbefristetes und sicheres Arbeitsverhältnis
• Die Möglichkeit, an der Fortentwicklung einer modernen Verwaltung mitzuarbeiten
• Verantwortungsvolle Tätigkeit in einem sehr abwechslungsreichen Aufgabengebiet
• Leistungsorientierte Bezahlung, zusätzlich zum Tabellenentgelt
• Die sorgfältige Einarbeitung durch ein motiviertes und erfahrenes Team
• Attraktive Arbeitsbedingungen durch flexible Arbeitszeitgestaltung und familienfreundliche Regelungen und Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Angebote zur fachlichen Fort‑ und Weiterbildung
• Betriebliche Alters‑ bzw. Zusatzversorgung

Chancengleichheit gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem Landesgleichstellungsgesetz gehört zu unserer gelebten Personalpolitik. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Personen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und Leistung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.