Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Vorzimmerdienst im Jugendamt und unterstütze bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Saale-Holzland-Kreis mit einem engagierten Team für die Jugend.
- Vorteile: Attraktive Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Chancen zur Weiterbildung und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Jugend und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 30000 - 40000 € pro Jahr.
Im Jugendamt des Saale-Holzland-Kreises ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Vorzimmerdienst (Vollzeit) zu besetzen.
Das Aufgabengebiet umfasst:
- Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes des Jugendamtes, insbesondere Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
- Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten
- Postausgänge entgegennehmen und an die Poststelle weiterleiten
- Führen von Postnachweisen
- Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
- Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen, Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- Organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
- Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
- Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle
- Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen
- Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
- Selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
- Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge
- Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung, z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
- Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
- Schriftführung bei Ausschüssen des Kreistages des Saale-Holzland-Kreises
- Verwaltung des Büromaterials
- Wahrnehmung der Aufgaben als Inventurverantwortliche/-r
- Unterstützung des Kinderschutzdienstes (Durchführung von Abfragen über Neugeborene im zentralen Spiegelregister der Meldebehörden des Thüringer Landesdatennetzes und Weiterleitung dieser Listen an die zuständigen Sozialarbeiter)
Zu Ihrem Profil gehören:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I) oder als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder als Industriekauffrau/-mann oder als Steuerfachangestellte/-r oder als Sozialversicherungsfachangestellte/-r
- EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office
- Sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten
Des Weiteren werden erwartet:
- Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermögen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Unser Angebot an Sie:
- Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung sowie einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Wahloption eines Sachbezugs in Form der City-Card
- Betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- Flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
- Aus- und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Betriebliches Eingliederungsmanagement
- Das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen
Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bis zum 29. Mai 2026 unter Einreichung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen.
Saale-Holzland-Kreis Landratsamt Personal und Organisation Postfach 13 10 07602 Eisenberg
Vorzimmerdienst (Vollzeit) Arbeitgeber: AMTeck International
Der Saale-Holzland-Kreis bietet als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst eine sichere und verantwortungsvolle Anstellung mit attraktiven Benefits wie einer dynamischen Gehaltsentwicklung, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Die positive Arbeitskultur fördert Teamarbeit und soziale Kompetenzen, während die Lage in Eisenberg eine angenehme Lebensqualität und gute Erreichbarkeit gewährleistet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Vorzimmerdienst (Vollzeit) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit dem Jugendamt oder der Verwaltung zu tun haben. So kannst du direkt mit den Verantwortlichen ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Stelle. Vielleicht kennt jemand jemanden im Jugendamt, der dir wertvolle Informationen oder sogar eine Empfehlung geben kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Aufgaben des Vorzimmerdienstes und über das Jugendamt selbst. Zeige, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle notwendigen Informationen zur Stelle erhältst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vorzimmerdienst (Vollzeit) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle als Vorzimmerdienst interessierst. Das macht einen guten Eindruck und hebt dich von anderen Bewerbungen ab.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss. So können wir schnell erkennen, was du uns sagen möchtest und welche Qualifikationen du mitbringst.
Beweise deine Fähigkeiten!:Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine EDV-Kenntnisse und schreibtechnischen Fertigkeiten zu belegen. Zeig uns, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst und wie du das Team unterstützen kannst.
Korrekturlesen nicht vergessen!:Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie dir nochmal durch oder lass jemand anderen drüber schauen. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Wir freuen uns auf deine fehlerfreie Bewerbung über unsere Website!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei AMTeck International vorbereitet
✨Informiere dich über das Jugendamt
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über das Jugendamt des Saale-Holzland-Kreises informieren. Schau dir die aktuellen Projekte und Herausforderungen an, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Teamarbeit zeigen. Diese kannst du nutzen, um deine Eignung für die Stelle als Vorzimmerdienst zu untermauern.
✨Präsentiere deine EDV-Kenntnisse
Da gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office, gefordert sind, solltest du bereit sein, deine Erfahrungen mit diesen Programmen zu erläutern. Vielleicht hast du auch spezielle Projekte, bei denen du diese Kenntnisse erfolgreich eingesetzt hast.
✨Zeige deine Sozialkompetenz
In der Position wird viel Wert auf Sozialkompetenz gelegt. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten und dein Einfühlungsvermögen betreffen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Konflikte gelöst oder im Team gearbeitet hast.
