Office Manager

Analog Devices, Inc. (NASDAQ: ADI) ist ein globaler Marktführer in der Halbleiterindustrie, der die physische und digitale Welt verbindet, um Durchbrüche am Intelligent Edge zu ermöglichen. ADI kombiniert analoge, digitale und Softwaretechnologien in Lösungen, die Fortschritte in digitalisierten Fabriken, Mobilität und digitaler Gesundheitsversorgung vorantreiben, den Klimawandel bekämpfen und Menschen zuverlässig mit der Welt verbinden.

Der Site Management Specialist sorgt für den reibungslosen, sicheren und effizienten Betrieb unserer Standorte in München und Ismaning und unterstützt etwa 260 Mitarbeiter in Büro-, Labor- und technischen Bereichen. Die Rolle umfasst die Betriebsführung von Einrichtungen, das Management von Dienstleistern, die Verwaltung des Fuhrparks und die Koordination von EHS in enger Zusammenarbeit mit Beschaffung, Immobilien, Buchhaltung und Sicherheit. Dies ist eine bürobasiertes Rolle, und Ihre Anwesenheit an beiden Standorten ist regelmäßig erforderlich. Sie müssen auch projektbezogene Arbeiten unterstützen, wie interne Umzüge oder zukünftige Umzugsaktivitäten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Standort- und Betriebsführung: Tagesgeschäft mit unserem Vermieter verwalten, einschließlich der Überprüfung von Vertragsänderungen und der Überprüfung von Jahreskonten. Tägliche Büro-, Labor- und Gemeinschaftsraumoperationen überwachen, einschließlich Wartung und Reparaturen. Outsourced Empfangsdienste beaufsichtigen. Mitarbeiterorientierte Dienstleister verwalten (Firmenhandys, Fahrräder, Mitgliedschaften im Fitnessstudio). Organisation und Durchführung interner und kundenorientierter Veranstaltungen unterstützen.
• Lieferantenmanagement und Beschaffung: Sicherstellen, dass alle standortbezogenen Verträge ordnungsgemäß dokumentiert und in unserem globalen Vertragsmanagement-Tool genehmigt sind. Externe Anbieter für weiche und harte Dienstleistungen verwalten. Leistung und SLAs verfolgen; Serviceprobleme lösen. Einhaltung der globalen Beschaffungs- und Vertragsprozesse sicherstellen.
• Fuhrparkverwaltung (Deutschland): Lebenszyklus von etwa 65 Firmenfahrzeugen verwalten. Genau Daten zu Fahrern und Fahrzeugen gemäß Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen pflegen. Mit Fuhrparkdienstleistern und Fahrern koordinieren (Bestellungen, Rückgaben, Wartung, Reparaturen, Reifenwechsel, Versicherungen, HU/TÜV). Rechnungen validieren und Fuhrparkkosten verfolgen, einschließlich TCO pro Fahrzeug.
• EHS-Koordination: Unterstützung der Einhaltung deutscher Arbeitsschutzvorschriften. Mit dem externen Sicherheitsfachmann und dem Arbeitsmediziner zusammenarbeiten.
• Prozesse und Dokumentation: SOPs, Checklisten, Anlagenlisten und betriebliche Dokumentation pflegen. Strukturierte Dokumentation in SharePoint/OneDrive verwalten.

Qualifikationen

• 2–4+ Jahre Erfahrung im Facility- oder Standortmanagement, idealerweise mit Kenntnissen in Fuhrpark- und EHS-Themen.
• Starke Prozessdisziplin und Fähigkeit zur strukturierten Dokumentation.
• Erfahrung mit Buchhaltungssystemen zur Kostenverfolgung, Budgetierung und Leistungsberichterstattung.
• Fähigkeit, unabhängig und flexibel in mehreren operativen Bereichen zu arbeiten.
• Sehr gute digitale Organisationsfähigkeiten; starke Kenntnisse in SharePoint, OneDrive und MS Office-Paket (einschließlich Excel).
• Gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten; serviceorientierte Denkweise.
• Fließend in Deutsch und Englisch.
• Gültiger EU-Führerschein der Klasse B.

Analog Devices ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir pflegen eine Kultur, in der jeder die Möglichkeit hat, erfolgreich zu sein, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Abstammung, nationaler Herkunft, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, Familienstand, Schwangerschaft, Elternstatus, Behinderung, medizinischem Zustand, genetischen Informationen, militärischem oder Veteranenstatus, Gewerkschaftsmitgliedschaft und politischer Zugehörigkeit oder einer anderen gesetzlich geschützten Gruppe.