Office Manager / Compliance Assistant (m/f/d) in Luxembourg

Kulturelle Passung
Sie übernehmen die Verantwortung für das Büromanagement, die Organisation und die administrative Koordination und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Büros im Alltag. Die Unterstützung des oberen Managements, der Compliance und internationaler Kollegen, während Sie Prozesse strukturiert, zuverlässig und gut organisiert halten, gehört zu Ihrer Denkweise.

Wie Sie einen Unterschied machen

• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Hauptbüros in Luxemburg, einschließlich Büromaterial, Postdienste, Besprechungsräume und allgemeine Verwaltung.
• Administrative Unterstützung des Geschäftsführers und des Compliance-Leiters, einschließlich Dokumentenvorbereitung, Terminplanung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Koordination interner und externer Meetings, Konferenzen und Besuche, einschließlich Planung, Logistik und Vorbereitung von Materialien.
• Administrative Unterstützung der Compliance-Funktion, einschließlich der Pflege von Dokumentationen, der Erstellung von Berichten, der Koordination von Informationsanfragen und der Kommunikation mit Niederlassungen und Gruppeneinheiten.
• Durchführung von Corporate Secretary-Aufgaben, einschließlich der Koordination mit dem Vorstand und den Ausschüssen, der Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, der Protokollführung, der Nachverfolgung von Entscheidungen und der Pflege von Unternehmensunterlagen gemäß den Anforderungen der luxemburgischen Governance.
• Überwachung der Ablage und Archivierung von Unternehmens- und Compliance-Dokumenten, Verwaltung von Dienstleistern und Beschaffung sowie Kommunikation mit dem Gebäudemanagement und externen Partnern.

Was es braucht, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein

• Abschluss in Verwaltung, Wirtschaft oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung im Büromanagement oder in der administrativen Unterstützung.
• Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in Luxemburg, idealerweise in einem regulierten Umfeld wie Versicherung, Finanzen oder professionellen Dienstleistungen.
• Grundkenntnisse im Bereich Unternehmenssekretariat, Governance oder Compliance-Prozesse werden als Vorteil angesehen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, unabhängig in einem kleinen lokalen Team zu arbeiten, während Sie mit internationalen Kollegen und Stakeholdern koordinieren.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer proaktiven, zuverlässigen und serviceorientierten Denkweise.
• Fließend in Englisch und Französisch, Deutsch wird als Vorteil angesehen. Gute Kenntnisse von MS Office und gängigen administrativen Werkzeugen sind erforderlich.

Warum Sie sich uns anschließen sollten

• Persönliche Entwicklung ist uns wichtig, weshalb wir Sie dabei unterstützen.
• Ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen, Ermutigung und konstruktivem Feedback basiert.
• Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen.
• 26 Tage Jahresurlaub + 9,5 zusätzliche Ruhetage.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Essensgutscheine.
• Kostenloser Kaffee, Tee, Wasser.

Über uns
Bei AND-E definieren wir die Zukunft der Mobilitätsversicherung neu. Als Teil der globalen MS&AD-Gruppe und in enger Partnerschaft mit Toyota zielen wir darauf ab, die Reisen von morgen einfacher, sicherer und intelligenter zu gestalten. Unsere Expertise erstreckt sich über mehr als 30 Märkte in Europa und Südafrika und bietet maßgeschneiderte Versicherungslösungen für Toyota- und Lexus-Kunden sowie verschiedene White-Label-Partner. In Deutschland umfassen unsere Angebote Kfz-Versicherungen, gewerbliche Flottenabdeckung, Zahlungsschutzversicherungen und Unterstützung für japanische Unternehmen im Ausland. Unser Engagement geht über das Geschäft hinaus: Bei AND-E unterstützen wir unsere Mitarbeiter dabei, zu wachsen, einen Unterschied für Kunden zu machen und die Zukunft des vernetzten Mobilitätsschutzes mitzugestalten.