Office Manager / Compliance Assistant (m/w/d) in Luxembourg

Cultural Fit
Sie übernehmen die Verantwortung für das Büromanagement, die Organisation und die administrative Koordination und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro. Die Unterstützung des oberen Managements, der Compliance und internationaler Kollegen, während Sie Prozesse strukturiert, zuverlässig und gut organisiert halten, gehört zu Ihrer Denkweise. Dann heißen wir Sie bei AND-E willkommen.

Wie Sie einen Unterschied machen
Sicherstellen des reibungslosen Ablaufs des Luxemburger Hauptbüros, einschließlich Büromaterial, Postdienste, Besprechungsräume und allgemeine Verwaltung.
Administrative Unterstützung des Geschäftsführers und des Compliance-Leiters, einschließlich Dokumentenvorbereitung, Terminkoordination und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
Koordination interner und externer Meetings, Konferenzen und Besuche, einschließlich Planung, Logistik und Vorbereitung von Materialien.
Administrative Unterstützung der Compliance-Funktion, einschließlich Pflege der Dokumentation, Erstellung von Berichten, Koordination von Informationsanfragen und Kommunikation mit Niederlassungen und Gruppeneinheiten.
Durchführung von Corporate Secretary-Aufgaben, einschließlich Koordination mit dem Vorstand und den Ausschüssen, Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Protokollführung, Nachverfolgung von Entscheidungen und Pflege der Unternehmensunterlagen gemäß den Anforderungen der luxemburgischen Governance.
Überwachung der Ablage und Archivierung von Unternehmens- und Compliance-Dokumenten, Verwaltung von Dienstleistern und Beschaffung sowie Kommunikation mit dem Gebäudemanagement und externen Partnern.

Was es braucht, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein
Abschluss eines Bachelor-Studiums in Verwaltung, Wirtschaft oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung im Büromanagement oder in der administrativen Unterstützung.
Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in Luxemburg, idealerweise in einem regulierten Umfeld wie Versicherung, Finanzen oder professionellen Dienstleistungen.
Grundkenntnisse im Bereich Unternehmenssekretariat, Governance oder Compliance-Prozesse werden als Vorteil angesehen.
Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, unabhängig in einem kleinen lokalen Team zu arbeiten, während Sie mit internationalen Kollegen und Interessengruppen koordinieren.
Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer proaktiven, zuverlässigen und serviceorientierten Denkweise.
Fließend in Englisch und Französisch, Deutsch wird als Vorteil angesehen. Gute Kenntnisse in MS Office und gängigen administrativen Tools sind erforderlich.

Warum Sie sich uns anschließen sollten
Persönliche Entwicklung ist uns wichtig, weshalb wir Sie dabei unterstützen.
Ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen, Ermutigung und konstruktivem Feedback basiert.
Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen.
26 Tage Jahresurlaub + 9,5 zusätzliche Ruhetage.
Flexible Arbeitszeiten.
Essensgutscheine.
Kostenloser Kaffee, Tee, Wasser.

Über uns
Bei AND-E definieren wir die Zukunft der Mobilitätsversicherung neu. Als Teil der globalen MS&AD-Gruppe und in enger Partnerschaft mit Toyota zielen wir darauf ab, die Reisen von morgen einfacher, sicherer und intelligenter zu gestalten. Unsere Expertise erstreckt sich über 30 Märkte in Europa und Südafrika und bietet maßgeschneiderte Versicherungslösungen für Toyota- und Lexus-Kunden sowie verschiedene White-Label-Partner. In Deutschland umfassen unsere Angebote Kfz-Versicherungen, gewerbliche Flottenabdeckung, Zahlungsschutzversicherungen und Unterstützung für japanische Unternehmen im Ausland. Unser Engagement geht über das Geschäft hinaus: Bei AND-E unterstützen wir unsere Mitarbeiter dabei, zu wachsen, einen Unterschied für Kunden zu machen und die Zukunft des vernetzten Mobilitätsschutzes mitzugestalten.