Chief of Staff

Standort: Vollständig vor Ort. Berlin Mitte, Deutschland.

Über das Unternehmen

Die KI-gesteuerte Handelsplattform transformiert die industrielle Versorgung in Infrastruktur, Energie und Baustellenmaterialien. Sie verbindet geprüfte Lieferanten aus Asien, Europa und der GCC-Region mit lokaler Nachfrage über eine einzige integrierte Plattform. Ihr proprietärer KI-Stack digitalisiert und automatisiert den gesamten Lebenszyklus des Materialhandels – von Beschaffung und Preisgestaltung bis hin zu Inventar, Logistik und eingebetteter Finanzierung – und ersetzt Tausende von manuellen, beziehungsgetriebenen Prozessen durch Echtzeit-Orchestrierung. Käufer erhalten sofortige Angebote, zuverlässige Verfügbarkeit und vorhersehbare Lieferung durch ein einheitliches Betriebssystem. Lieferanten profitieren von genauer Prognose, diszipliniertem Nachfrage-Management und nahtloser Integration in grenzüberschreitende Erfüllungsnetzwerke. Das Unternehmen arbeitet mit führenden Marken zusammen, um sowohl Dropship- als auch Cross-Dock-Erfüllungsbewegungen für großangelegte Transaktionen durchzuführen und globale Lieferketten in vorhersehbare, wiederholbare, softwareähnliche Arbeitsabläufe zu verwandeln. Unterstützt von erstklassigen Investoren und institutionellen Finanzierungspartnern hat das Unternehmen einen GMV im dreistelligen Millionenbereich erreicht, ist in sechs internationalen Märkten tätig und expandiert schnell in Richtung Rentabilität. Mit einem Team von über 80 Personen in Berlin (HQ) und Asien baut es das weltweit erste industrielle KI-Betriebssystem für Materialien auf – und definiert, wie der globale Handel in einer der größten und wichtigsten Branchen der Welt funktioniert.

Rollenübersicht

Als Chief of Staff sind Sie eine strategische Erweiterung der Gründer und des Führungsteams. Sie werden unternehmensweite Initiativen mit hoher Wirkung von Anfang bis Ende vorantreiben, unsere Betriebsabläufe stärken, während wir wachsen, und sicherstellen, dass Prioritäten in greifbare Ergebnisse umgesetzt werden. Diese Rolle vereint strategische Führung, Organisationsdesign und praktische Umsetzung. Sie werden umfassende Einblicke in das Unternehmen haben und das Mandat, die Abläufe des Unternehmens zu gestalten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Strategische Führung & Initiative-Ausführung: Führen Sie kritische strategische Geschäftsinitiativen von der Konzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung, in Partnerschaft mit der Geschäftsführung und Abteilungsleitern.
• Ermöglichen Sie effektive Entscheidungen der Geschäftsführung, indem Sie Probleme strukturieren, Optionen bewerten und das Programmdesign und die Einführung leiten.
• Dienen Sie als vertrauenswürdiger Berater für die Gründer und das Führungsteam – indem Sie scharfe Einblicke, Risikobewertungen und umsetzbare Empfehlungen bereitstellen.
• Übersetzen Sie die Geschäftsstrategie in klare Prioritäten, Fahrpläne und messbare Ausführungen über Teams hinweg.

• Organisationsdesign & Operative Exzellenz: Überprüfen, entwerfen und implementieren Sie Verbesserungen der Organisationsstruktur; identifizieren Sie Fähigkeitslücken und treiben Sie Initiativen zur Schließung dieser Lücken voran.
• Architekt und optimieren Sie interne Prozesse, Arbeitsabläufe, Formate und Besprechungsrhythmen, um skalierbare und effiziente Abläufe sicherzustellen.
• Fördern Sie die funktionsübergreifende Abstimmung, indem Sie Kollaborationssysteme verbessern und neue Arbeitsweisen einführen.
• Etablieren Sie leichte, aber strenge Betriebsrhythmen, die den Teams helfen, schnell zu arbeiten und gleichzeitig abgestimmt zu bleiben.

• Tägliche operative Verantwortung: Verantworten Sie zentrale interne Systeme und Tools, die das Unternehmen am Laufen halten (z.B. Projektabrechnung, Zeiterfassung, Budgetblätter, Rechnungsstellung).
• Überwachen Sie die täglichen Abläufe mit leitenden Managern und Abteilungsleitern, um Abstimmung, reibungslose Ausführung und zuverlässige Nachverfolgung sicherzustellen.
• Sichern Sie operative Exzellenz, indem Sie frühzeitig Reibungen erkennen und die Ursachen beheben, nicht nur die Symptome.
• Unterstützen Sie die Führungsebene gelegentlich mit hochwirksamer administrativer Koordination, wenn dies erforderlich ist, um Prioritäten freizugeben.

• Exekutive Kommunikation & Storytelling: Bereiten Sie strategische Präsentationen, Narrative und Materialien für Workshops, Pitches, Führungstreffen und unternehmensweite Kommunikation vor.
• Entwickeln Sie klare, überzeugende Inhalte, die Abstimmung fördern und die Entscheidungsfindung auf Führungsebene und organisatorisch unterstützen.
• Gestalten Sie interne Botschaften, indem Sie komplexe Themen in einfache, entscheidungsbereite Kommunikation umwandeln.
• Agieren Sie als Sparringspartner für Führungskräfte in Bezug auf Geschichte, Struktur und strategische Rahmung.

• Funktionsübergreifender Liaison & Kulturchampion: Dienen Sie als zentrale Verbindung zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und dem CEO – und behalten Sie die Sichtbarkeit in das Unternehmensklima, die Teamgesundheit, Projektupdates und die Planung im Voraus.
• Aufbau starker Beziehungen zwischen den Abteilungen, um die Reaktionsfähigkeit zu erhöhen, Probleme schnell zu lösen und organisatorische Effizienz freizusetzen.
• Helfen Sie, eine Kultur des hohen Vertrauens und der hohen Leistung zu fördern, indem Sie frühzeitig Missverständnisse identifizieren und konstruktive Lösungen unterstützen.

• Projektmanagement & Erkenntnisgenerierung: Verfolgen Sie Fortschritte und Leistungen bei wichtigen Initiativen und fassen Sie Erkenntnisse in umsetzbare Einsichten für Führungskräfte und Stakeholder zusammen.
• Identifizieren Sie proaktiv Chancen, Hindernisse und strategische Optionen, um Geschäftsergebnisse zu beschleunigen.
• Stellen Sie transparente Berichterstattung sicher, die es der Führung ermöglicht, effektiv zu steuern, ohne Bürokratie zu schaffen.

Grenzen des Umfangs / Was diese Rolle nicht ist

Um Sie auf den Erfolg vorzubereiten, möchten wir einige Grenzen klarstellen:

• Dies ist keine persönliche Assistenzrolle.
• Sie sind nicht hauptsächlich verantwortlich für Kalender, Reisebuchungen oder Routine-Logistik.
• Sie sind nicht der Auffangbeckenbesitzer für unbeliebte Aufgaben.
• Sie werden sich mit hochwirksamen Problemen befassen, nicht mit Arbeiten von geringem Wert.
• Sie sind nicht dafür verantwortlich, ein großes Team zu leiten.
• Einfluss und Orchestrierung sind wichtiger als die Eigentümerschaft von Mitarbeiterzahlen.
• Sie können gelegentlich bei der administrativen Koordination unterstützen, jedoch nur, wenn dies der effizienteste Weg ist, um strategischen Fortschritt zu ermöglichen.

Was Erfolg aussieht

• Strategische Initiativen bewegen sich schneller, mit klarerer Verantwortung und besseren Ergebnissen.
• Die Führung hat qualitativ hochwertige Einblicke, klare Entscheidungswege und zuverlässige Ausführung.
• Die Organisation wächst reibungslos durch verbesserte Struktur, Prozesse und Betriebsrhythmen.
• Teams fühlen sich abgestimmt, informiert und unterstützt durch starke funktionsübergreifende Koordination.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und begrüßen Bewerber aus allen Hintergründen, unabhängig von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung oder einer anderen Eigenschaft. Wir glauben, dass Vielfalt Innovation, Kreativität und kollektive Stärke fördert.