Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und unterstütze den Geschäftsführer bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Globales Unternehmen mit familiärer Atmosphäre und Führungsposition in der Schiffsverwaltung.
- Vorteile: Dynamisches Arbeitsumfeld, Entwicklungsmöglichkeiten und wettbewerbsfähige Vergütung.
- Weitere Informationen: Offene Unternehmenskultur, in der Ideen geschätzt werden und Karrierechancen gefördert werden.
- Warum dieser Job: Gestalte die Bürokultur und arbeite an spannenden Projekten in einem modernen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung, MS Office Kenntnisse und fließend in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Der Office Manager kümmert sich um alle administrativen Aufgaben, die mit einem gut funktionierenden Büro verbunden sind. Neben der direkten Unterstützung des Geschäftsführers ist der Office Manager die Anlaufstelle für alle Themen rund um die Einrichtung, das allgemeine Büromanagement und die Betreuung von Gästen. Zusammen mit dem Geschäftsführer und dem lokalen Management-Team spielt der Office Manager eine entscheidende Rolle bei der Transformation des Arbeitsplatzes und der Bürokultur in eine agile und moderne Umgebung.
Rollen und Verantwortlichkeiten
- Büromanagement: Reisen
- Flüge, Taxis und Hotels für den Geschäftsführer, Besucher und Gäste organisieren
- Ansprechpartner/Administrator für das Reisebüro
- Garantiebriefe für Visaanträge lokaler Reisender vorbereiten
- Einladungsschreiben auf Anfrage von Reisenden aus anderen Büros nach Schengen vorbereiten
- Flüge für lokale Mitarbeiter buchen/umbuchen
- Mit Reiseagenten und Hotels kommunizieren
- Admin-Nutzer für Concur Travel Expense Reporting und Überprüfung aller Reisekostenberichte neuer eingehender TA's
- Büromanagement: Bürobedarf
- Büromaterial, Küchenbedarf, Papier, Visitenkarten, Briefpapier, Erste-Hilfe-Material bestellen
- Mit externen Parteien im Zusammenhang mit dem Büro (Fensterputzer/Reinigungsfirma) kommunizieren
- Überprüfung und Genehmigung entsprechender Rechnungen in ES
- Büromanagement: Kontakt mit Vermieter, Hausverwalter, Einrichtungen des Gebäudes
- Störungen oder Probleme an den Vermieter/Verwaltung melden
- Ansprechpartner für den Vermieter und dessen Vertreter sein
- Zugang zum Büro sicherstellen, wenn/wo nötig
- Führen eines Schlüsselprotokolls und Verwaltung von Parkplätzen/Remote-Zugangssteuerungen
- Büromanagement: Empfang
- Besprechungsräume buchen - Besucher empfangen - Besprechungsräume für Kundenbesprechungen vorbereiten, Parkplätze reservieren
- Eingehende Post abholen und verteilen
- Ausgehende Post (nicht versandbezogen) bearbeiten
- Büroverwaltung: Zentrale Dokumentenablage
- Aktenführung aller geschäftsrelevanten Dokumente (Verträge, Zertifikate), Mietverträge, Einrichtungen
- Bürounterstützung: Unterstützung des Geschäftsführers
- Interne Kommunikation im Namen des Geschäftsführers verwalten
- Berichte oder Präsentationen vorbereiten
- Veranstaltungen, Kundengeschenke, Weihnachtskarten und Geschenkkörbe organisieren
- Abstimmung mit Marketing und anderen Gruppen
- Aktive Mitgestaltung einer modernen Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur zusammen mit dem Geschäftsführer und dem lokalen Management-Team
- Büro-Compliance
- Koordination mit ASD, SVG und BG zu allen sicherheits- und gesundheitsrechtlich relevanten Themen
- Notwendige regelmäßige Meetings und Schulungen organisieren (in Zusammenarbeit mit QSHE, wo zutreffend)
- Aufzeichnungen und Büroschilder/Pläne führen
- DPO (Datenschutzbeauftragter)
- Als DPO für die Implementierung und Aufrechterhaltung der GDPR-Compliance fungieren
- Teilnahme an relevanten internen und externen Schulungen
- GDPR-relevante Dokumentation für die juristische Person pflegen
- Beratung interner Datenverarbeiter zur Handhabung personenbezogener Daten
- Überblick über lokale GDPR-Prozesse behalten
- Fuhrparkverwaltung: Firmenfahrzeuge
- Als Vertreter des persönlich haftenden Geschäftsführers (Fuhrparkleiter) fungieren
- Anfragen zu Fahrzeugangeboten, Pflege und Ablage von Verträgen, Bereitstellung von Tankkarten (falls zutreffend), Nachverfolgung von Versicherungsfällen
- 6-monatliche Überprüfung der gültigen Führerscheine der Firmenfahrzeughalter, Sicherstellung relevanter und obligatorischer Schulungen für Fahrer
- Abstimmung mit der Personalabteilung für notwendige Datenaustausch
Anforderungen
- Ausbildung: Berufsbachelor oder gleichwertig durch Erfahrung (z.B. Hotelhintergrund)
- Offen für Lernen
Spezifisches Fachwissen
- MS Office
- Fließend in Deutsch, Englisch schriftlich und mündlich
- Leichtes Lernen von Softwarepaketen
- Kulturelle Sensibilität, Anpassungsfähigkeit an organisatorische Veränderungen
- Offen für moderne Führung
- Drang zur Verbesserung von Arbeitsprozessen
- Talent für die Organisation von Teams, Veranstaltungen, Projekten
- Serviceorientierung
Vorteile
Wir streben danach, ein dynamisches, inklusives und lohnendes Arbeitsumfeld zu bieten, in dem Ihre Ideen geschätzt werden, Ihr berufliches Wachstum gefördert wird und Sie dazu beitragen können, die Zukunft der maritimen Industrie zu gestalten und die Welt verbunden zu halten. Diese sinnvolle und lohnende Rolle bietet:
- Eine einzigartige Gelegenheit, mit einem globalen Unternehmen mit familiärem Flair zu arbeiten, das als führend im Schiffmanagement anerkannt ist
- Entwicklung und Mentoring zur Unterstützung Ihrer beruflichen Ziele
- Eine Kultur der beruflichen Exzellenz, Mitarbeiterfürsorge, Wohlbefinden und Spaß
- Ein wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket
Wir glauben an das Potenzial unserer Teammitglieder und setzen uns dafür ein, Karrieren zu fördern, nicht nur Jobs. Wenn Sie sich von dem oben Genannten angesprochen fühlen, laden wir Sie ein, sich zu bewerben und unserem Team beizutreten!
Office Manager Arbeitgeber: Anglo-Eastern
Unser Unternehmen bietet eine dynamische, inklusive und lohnende Arbeitsumgebung, in der Ihre Ideen geschätzt werden und Ihr berufliches Wachstum gefördert wird. Als Office Manager haben Sie die Möglichkeit, in einem globalen Unternehmen mit familiärem Flair zu arbeiten, das als führend im Bereich Schiffsmanagement anerkannt ist. Wir legen großen Wert auf professionelle Exzellenz, Mitarbeiterfürsorge und ein positives Arbeitsklima, während wir gleichzeitig Ihre Karrierechancen aktiv unterstützen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, was sie besonders macht. Zeig in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Anforderungen kennst, sondern auch, wie du zur Unternehmenskultur beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern oder ehemaligen Kollegen des Unternehmens in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die Aufgaben eines Office Managers erfolgreich gemeistert hast. Das hilft dir, selbstbewusst aufzutreten und deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tipp Nummer 4
Vergiss nicht, nach dem Gespräch nachzufassen! Schick eine kurze Dankesnachricht, in der du dein Interesse an der Position bekräftigst. Das zeigt, dass du engagiert bist und die Möglichkeit schätzt, Teil des Teams zu werden. Und hey, bewirb dich direkt über unsere Website – das macht es für uns einfacher, dich zu finden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Kultur passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder ähnlichen Bereichen. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Achte auf Details:Eine saubere und gut strukturierte Bewerbung ist das A und O. Achte darauf, dass alles ordentlich formatiert ist und keine Rechtschreibfehler enthalten sind. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Anglo-Eastern vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben des Office Managers vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der Position, indem du durchdachte Fragen vorbereitest. Frage nach der Unternehmenskultur, den Erwartungen an die Rolle oder den Herausforderungen, die das Team aktuell hat.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel Organisation erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte oder Events organisiert hast. Das zeigt, dass du die nötigen Fähigkeiten mitbringst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Als Office Manager wirst du viel kommunizieren müssen. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern und wie du interne sowie externe Stakeholder effektiv einbindest.
