Office Manager F/H in Genève

h3Titre du poste : Office Manager F/H /h3 /brh3Localisation : Genève. /h3 /brh3Taux d’activité : 100%, CDI. /h3 /brh3Date de commencement : 1er Février 2027. /h3 /brh3Contexte du poste /h3 /brpDans le cadre de son développement, Antaes recherche un(e) Office Manager afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux et de contribuer à la gestion administrative et RH de ses activités. /p /brpVéritable interface entre les collaborateurs, les équipes internes et les prestataires externes, vous intervenez sur des missions variées associant accueil, administration du personnel, gestion des locaux et coordination des services généraux. /p /brpCe poste requiert une excellente organisation, de la polyvalence, de la rigueur et un sens du service développé. /p /brh3Missions principales : /h3 /brh3Accueil et réception /h3 /brul /brliAssurer la gestion du standard téléphonique et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés. /li /brliAccueillir les visiteurs et veiller à la bonne tenue de l’espace de réception. /li /brliGérer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier. /li /brliAdministrer les badges d’accès aux locaux et aux parkings. /li /br /ul /brh3Gestion administrative /h3 /brul /brliRédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs sur Word, Excel et PowerPoint. /li /brliAssurer le classement et l’archivage des documents. /li /brliCommander et centraliser les attestations nécessaires aux réponses aux appels d’offres. /li /brliOrganiser les réservations liées aux déplacements professionnels des consultants. /li /brliAssurer le suivi des demandes internes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés. /li /brliParticiper au suivi administratif des relations avec les prestataires externes. /li /br /ul /brh3Administration du personnel et soutien RH /h3 /brul /brliPréparer et suivre les dossiers administratifs d’intégration des collaborateurs : demandes de permis de travail, affiliations aux assurances, allocations familiales et collecte des justificatifs. /li /brliCollecter, vérifier et centraliser les documents administratifs des collaborateurs ainsi que les éléments nécessaires à la préparation de la paie. /li /brliSaisir et mettre à jour les fiches collaborateurs dans les outils. /li /brliParticiper aux réunions et aux actions de mise en conformité relatives à la protection des données personnelles (nLPD). /li /brliOrganiser les attentions destinées aux collaborateurs lors des événements marquants de leur vie. /li /br /ul /brh3Office management et services généraux /h3 /brul /brliGérer l’économat, les stocks et les commandes de fournitures de bureau et de consommables. /li /brliAssurer le suivi des équipements et du matériel mis à disposition des collaborateurs. /li /brliOrganiser et gérer les archives physiques. /li /brliCoordonner les prestataires externes, notamment pour le nettoyage, les solutions d’impression et les équipements de bureau. /li /brliVeiller à la qualité des prestations et au suivi des demandes d’intervention. /li /br /ul /brh3Coordination informatique et soutien événementiel /h3 /brul /brliAssurer la liaison avec le prestataire informatique externe et suivre les demandes de support. /li /brliTenir à jour le suivi du parc informatique et des équipements. /li /brliCentraliser et traiter les demandes d’accès informatiques en coordination avec les interlocuteurs concernés. /li /brliApporter un soutien à l’organisation des événements de l’entreprise. /li /br /ul /brh3Profil recherché : /h3 /brul /brliFormation en administration, gestion, assistanat ou domaine similaire. /li /brliExpérience dans une fonction d’Office Manager, d’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) ou d’assistant(e) RH. /li /brliBonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint et aisance avec les outils de gestion ; la connaissance de Boond, Salesforce ou SAP constitue un atout. /li /brliNiveau d'anglais intermédiaire B2 demandé. /li /brliDes connaissances en administration du personnel en Suisse, notamment concernant les permis de travail, les assurances et les allocations familiales, constituent un atout. /li /brliExcellentes capacités d’organisation et de priorisation pour gérer plusieurs demandes et échéances simultanément. /li /brliRigueur, discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des données administratives et RH. /li /brliSens du service, aisance relationnelle et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés. /li /brliAutonomie, réactivité et polyvalence pour accompagner les besoins quotidiens des équipes. /li /br /ul /brh3Qui Sommes-nous? /h3 /brpCréée en 2007, Antaes est une société suisse de conseil en management et technologie classée dans le top 10 des sociétés de conseil en Suisse. Nous comptons plus de 320 ingénieurs expérimentés qui partagent notre passion. /p /brpPrésents en Suisse, à Singapour et en France, nous accompagnons nos clients suisses, et internationaux en intervenant dans les domaines suivants : /p /brul /brliConseil en organisation et transformation /li /brliIngénierie Industrielle /li /brliManagement des systèmes d'Information /li /br /ul /brpEn rejoignant nos équipes vous découvrirez : /p /brul /brliUne équipe dynamique dans un esprit start-up /li /brliUn accompagnement humain et un suivi de l’évolution de votre carrière /li /brliDes challenges pour contribuer au développement de votre réseau /li /brliDes événements : team building, meet-up, workshop, Summer Event /li /brliUne entreprise certifiée @HappyAtWork et ayant une politique RSE engagée (médaille d’or Ecovadis2025) /li /br /ul /brpNous remercions sincèrement tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à notre organisation. Cependant, seuls ceux sélectionnés pour une considération ultérieure seront contactés. /p /brpLorsque cela s'applique, la forme masculine est utilisée pour des raisons de lisibilité et est destinée à inclure toutes les identités de genre. /p #J-18808-Ljbffr