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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein engagiertes Team und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Arbeitgeber: Wir sind a&o Hostels, ein führendes Unternehmen im Bereich der günstigen Unterkünfte.
- Mitarbeitervorteile: Genieße Rabatte auf Übernachtungen, kostenlose Getränke und Mental Health Coachings.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem positiven Arbeitsumfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Wir freuen uns auch über Bewerbungen, die nicht alle Anforderungen erfüllen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als Leitung unseres Sekretariats führst du ein engagiertes Team (3–4 Kolleg:innen) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Dabei übernimmst du unter anderem Aufgaben in folgenden Bereichen:
- Reiseplanung
- Rechnungsverwaltung (unterstützend)
- Meeting-Vor- & Nachbereitung
- Bürobedarfsbestellungen
- C-Level-Unterstützung
- Projektmanagement (unterstützend)
- Postverwaltung
- Hotelbedarf-Bestellungen (in Zusammenarbeit mit Procurement)
- Urlaubsverwaltung (in Zusammenarbeit mit HR)
- Facility Management (unterstützend)
- Koordination von Lieferanten & Dienstleistern (unterstützend)
- Lohnbuchhaltung (unterstützend)
- KYC (in Zusammenarbeit mit Legal Abteilung)
Das bringst du mit – oder entwickelst es bei uns:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel & Outlook)
- Freude an selbstständigem Arbeiten und gleichzeitig ein echtes Team-Mindset
- Freundlichkeit, Professionalität – und einen kühlen Kopf, auch wenn’s mal turbulent wird
- Führungserfahrung wäre toll
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Ein sicherer Arbeitsplatz mit Sinn und langfristiger Perspektive.
- 75% - 90% Rabatt auf private Übernachtungen in allen a&o Hostels (abhängig von der Betriebszugehörigkeit)
- Attraktive Corporate Benefits sowie vergünstigte Freizeitangebote und Events
- Geförderte Sprachkurse
- Bezuschusste betriebliche Altersvorsorge
- 100%ige Übernahme deiner ÖPNV Kosten (Jobticket)
- Unterstützung deiner Weiterbildung in Form von diversen Trainings
- Mental Health: Wir bieten dir kostenfreie Mental Health Coachings durch einen unabhängigen Partner, der dich bei beruflichen, privaten und gesundheitlichen Herausforderungen unterstützt.
- Natürlich stellen wir täglich Getränke, Obst und Gemüse zur Verfügung
- Betriebszugehörigkeits-Boni in Form von Geldprämien und zusätzlichen Urlaubstagen
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung (Lebenslauf, Gehaltsvorstellung, Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und deines Teilzeitwunsches). Bewirb Dich jetzt!
Abteilungsleitung Sekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: a&o hostels
Kontaktperson:
Marcel Pleister Senior Project Manager Mehr zu a&o Hostels: Als Europas größte Hostelkette ist a&o mehr als nur ein Arbeitsplatz – wir stehen für Vielfalt, Offenheit und ein herzliches Lächeln. Unsere Mission „everyone can travel“ leben wir durch faire Preise und unser kontinuierliches Wachstum. Mit unserem Motto „Stay affordable – sleep sustainable“ setzen wir uns für erschwingliches Reisen und nachhaltiges Handeln ein. Seit der Gründung sind bei a&o alle willkommen – egal, woher du kommst, welches Geschlecht du hast, wie du liebst, woran du glaubst oder welcher Kultur du angehörst. Wir sind bunt, vielfältig und voller Teamspirit – genau wie unsere Gäste!
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Abteilungsleitung Sekretariat (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Abteilungsleitung geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Führungsqualitäten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends im Sekretariatsmanagement und Projektmanagement. Zeige im Gespräch, dass du über die neuesten Entwicklungen Bescheid weißt und wie du diese in die Arbeit einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Soft Skills zu demonstrieren. In dieser Rolle sind Freundlichkeit, Professionalität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, entscheidend. Bereite Beispiele vor, die diese Eigenschaften zeigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Abteilungsleitung Sekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Führungskompetenzen heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen in der Führung von Teams. Zeige, wie du dein Team motiviert und unterstützt hast, um einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft zu gewährleisten.
Hebe deine MS Office-Kenntnisse hervor: Da sehr gute MS Office-Kenntnisse gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele anführen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast. Erwähne spezielle Projekte oder Aufgaben, bei denen du deine Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Position auch C-Level-Unterstützung erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu betonen. Beschreibe Situationen, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und was du dem Unternehmen bieten kannst. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein und zeige, dass du die Werte des Unternehmens teilst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei a&o hostels vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen zu deiner Führungserfahrung und Teamarbeit gestellt werden könnten. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Zeige deine MS Office-Kenntnisse
Da sehr gute MS Office-Kenntnisse gefordert sind, solltest du während des Interviews darauf eingehen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Vielleicht kannst du auch eine kleine Demonstration anbieten, wenn es die Situation erlaubt.
✨Betone dein Team-Mindset
Das Unternehmen sucht jemanden mit einem echten Team-Mindset. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du dein Team motivierst und unterstützt.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen an die Abteilungsleitung und wie das Team strukturiert ist. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich in die Rolle einzufinden.
